Общая характеристика распорядительных документов

Распорядительная документация — документы, издающиеся руководителем, содержащие информацию к обязательному исполнению. Распорядительная деятельность детского сада регламентируется, в основном, посредством издания приказов, а также распоряжений заведующего ДОУ.

Общие требования к текстам служебных документов:

- краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

- объективность и достоверность информации;

- составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

- структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

- широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций. В документах разных организаций описываются часто повторяющиеся однотипные управленческие ситуации, поэтому специалисты-документоведы предлагают использовать унифицированные тексты документов с единой формой языкового выражения, наиболее точно передающей содержание конкретных действий или ситуаций.

Выполнение одного из важнейших требований к тексту документов — точное изложение его сути — в значительной степени зависит от правильности употребления слов и словосочетаний с учетом их значения и формы. При составлении текстов документов необходимо учитывать нормы русского языка.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

Документы организационно-распорядительного характера составляют значительную часть всей документации, с которой заведующему ДОУ приходится постоянно работать.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов. Все приказы фиксируются в книге приказов.

В дошкольном учреждении все приказы фиксируются в книге приказов (отдельной тетради), которая должна быть прошнурована, листы пронумерованы и скреп лены печатью дошкольного учреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, делается запись: «В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 96 (девяносто шесть) страниц», — которая подписывается заведующим ДОУ.

Все приказы о назначении, увольнении и административном взыскании должны точно соответствовать статьям и пунктам ТК РФ, на которые необходимо ссылаться заведующему ДОУ. В любом приказе, в котором упоминаются фамилии сотрудников, должны стоять росписи каждого из них, свидетельствующие об ознакомлении с приказом.

Выделяются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Каждый из указанных видов приказов заносится в отдельную книгу приказов. При издании любого приказа следует руководствоваться Правилами работы с документами в общеобразовательном учебном заведении, изданными в качестве методических рекомендаций Минобразования РФ.

Распорядительная часть текста приказа, состоящего из нескольких пунктов, нумеруется арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме, указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени, отчества. Затем излагается содержание поручения.

Указания руководителя, помещенные в распорядительной части приказа, должны быть контролируемыми, адресными, с указанием конкретных сроков и объемов выполняемой работы.

В последнем пункте приказа руководитель может возложить контроль исполнения приказа на одно из должностных лиц.

Перечень приказов по основной деятельности ДОУ включает в себя приказы:

«Об охране труда и соблюдении правил техники безопасности».

«О введении правил внутреннего трудового распорядка».

«О регламенте работы ДОУ».

«О распределении обязанностей между членами администрации».

«О создании комиссий по предупреждению травматизма; по инвентаризации; по списанию имущества, пришедшего в негодность; по материальному поощрению».

Приказы о зачислении и выбытии детей из детского сада (рекомендовано выделять данные приказы в отдельную книгу приказов № 3 на усмотрение руководителя).

Приказы по личному составу регламентируют назначение на должность сотрудников, их перевод на другую должность либо увольнение.

Эти приказы не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», а начинаются сразу с распорядительного действия: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Уволить» и т. п. Содержание приказа определяется спецификой распорядительного действия.

Приказы, касающиеся перевода, увольнения, наложения дисциплинарных взысканий, должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статью ТК РФ.

В формулировках приказов об увольнении работника не обходимо обращать внимание на дату увольнения. Не допускается при указании даты увольнения применять предлог «с». Например: «Уволить с 1 декабря» — неправильно, надо писать «Уволить 1 декабря». При этом 1 декабря будет являться последним рабочим днем.

Издание приказа влечет за собой правовые последствия как для лиц, указанных в нем, так и для подписавшего его руководителя. В случае ущемления интересов работника должностное лицо, подписавшее приказ, обязано, в отдельных ситуациях по решению суда, внести изменения в ранее изданный приказ с целью устранения нарушений действующего законодательства со всеми вытекающими моральными и, возможно, материальными последствиями. Заведующий ДОУ должен обладать необходимой правовой подготовкой, знать и грамотно применять на практике методику подготовки приказов, которая предусматривает обязательную проработку руководителем особенностей конкретной ситуации, требующей издания приказа, проверку наличия необходимых документальных материалов и их соответствия действующему законодательству. Заведующему ДОУ необходимо скрупулезно контролировать сроки подготовки приказов о периодически проводимых в учреждении мероприятиях: ознакомление сотрудников ДОУ с действующими ведомственными инструкциями, назначение ответственных за пожарную безопасность в помещениях и т.д.