Операции с БД

1. Сортировка БД. Эта операция выполняется по пути: " Данные" – " Сортировка". При совпадении записей в полях могут использоваться не только один, но и второй, и третий уровень сортировки.

2. Фильтрация БД - это выделение подмножества общего набора записей. Основной способ фильтрации - кнопка " Фильтр".

Включение фильтра: " Данные" – " Фильтр". При этом для каждого поля БД автоматически создается набор стандартных фильтров, доступных через раскрывающиеся списки. Кнопки, раскрывающие эти списки, отображаются возле поля заголовка. По умолчанию отображаются все записи.

Если используется фильтр, то кнопка выбора обозначаются рисунком фильтра, а номера записей окрашиваются в синий цвет. Невыбранные записи скрываются.

Окно " Пользовательский фильтр" позволяет задать определенное условие фильтрации. Имеется возможность отбора записей последовательно по ряду полей.

Для отмены фильтра и показа всех записей следует использовать путь: " Данные" – " Очистить".

Отфильтрованные записи могут выводиться на печать и использоваться при построении диаграммы. При этом любая смена критерия фильтрации будет изменять вид диаграммы.

3. Расширенная фильтрация БД. Если требуется, чтобы диаграмма не зависела от смены критериев фильтрации, необходимо создавать копии соответствующих отфильтрованных записей с помощью расширенного фильтра.

Для записи условий фильтрации используют тот же самый или отдельный рабочий лист. Например, записать условия фильтрации в ячейки:

т. е., обязательноскопировать заголовок поля, а непосредственнов ячейке под ним! записать условие фильтрации.

Если задать сразу несколько условий, то они выполнятся в комплексе. После записи условия фильтрации процедура применения расширенного фильтра состоит в выполнении операций:

1. Установить курсор в какую-либо ячейку таблицы (БД).

2. Выбрать фильтр по пути: " Данные" – " Фильтр" - " Дополнительно".

3. Выполнить в возникшем окне " Расширенный фильтр" операции:

- установить флажок " Скопировать результат в другое место";

- выбрать ячейки с диапазоном условий;

- указать верхнюю левую ячейку диапазона, куда должны помещаться отфильтрованные данные.

На основании каждого из вариантов полученных отфильтрованных данных строятся соответствующие диаграммы.

4. Подведение промежуточных итогов в БД. Операция осуществляется по пути: " Данные" – " Структура" - " Промежуточный итог". В окне можно выбрать подведение итогов по каждому из параметров, по каждому из полей и в соответствии с любой итоговой функцией: сумма, количество значений, среднее значение, максимум, минимум, произведение и т. п.

Можно добавлять создание итогов по нескольким итоговым функциям, если снять в окне флажок " Заменить текущие итоги".

При подведении промежуточных итогов в левой части листа появляется структура таблицы, позволяющая оставлять в таблице только итоговые результаты.

При свёртывании элементов структуры таблицы можно построить диаграмму с итоговыми данными, которая будет отслеживать все изменения исходных данных.

Для удаления структуры используется путь: " Данные" – " Структура" - " Разгруппировать" - " Удалить структуру".

При необходимости убрать из таблицы (БД) итоговые строки используется кнопка " Убрать всё" окна " Промежуточный итог".