Автоматизована форма обліку

В залежності від фінансових можливостей і потреб того чи іншого підприємства автоматизація бухгалтерського обліку може бути повною або частковою.

Повна автоматизація облікової роботи передбачає автомати­зацію всіх етапів і ділянок облікової роботи. За цих умов первинні документи (в більшості) оформляються не вручну із використанням типографських бланків, а друкуються за допомогою ПЕОМ, що значно скорочує робочий час облікових працівників. При повній ав­томатизації для обробки інформації відпадає потреба додаткового вводу даних із первинних документів до бази даних ПЕОМ, оскільки у пам'яті комп'ютера зберігаються всі необхідні реквізи­ти. І як наслідок, при повній автоматизації складання передбачених законодавством форм звітності підприємства теж здійснюється за допомогою ПЕОМ. Виходячи із практики обліку, на підприємствах України в даний час найбільш розповсюдженою є часткова автоматизація бух­галтерського обліку, яка передбачає автоматизацію окремих етапів та ділянок облікової роботи. На багатьох підприємствах за допомо­гою ПЕОМ як правило здійснюють облік заробітної плати, вироб­ничих запасів та ін., які являються найбільш трудомісткими ділян­ками обліку. За таких умов автоматизації підлягає лише другий етап облікового процесу (автоматизована обробка інформації), а перший (документування господарських операцій) та третій (узагальнення облікової інформації) забезпечується виконанням вручну. Це зви­чайно впливає на затрати робочого часу бухгалтерів, а також на якість і строки отримання облікової інформації.

На даному етапі розвитку бухгалтерського обліку в Україні важливе місце займає автоматизація збирання й обробки облікової інформації. Завдання автоматизації — підвищення якості роботи як бухгалтерів зокрема, так і всієї бухгалтерії в цілому. Звичайно, найбільша кількість помилок в обліку при паперовій технології виникає на етапі перенесення даних з одного регістру в іншій, а також при складанні різноманітних довідок і звітів.

Використання автоматизованого обліку дає змогу повністю убезпечитися від подібних помилок, оскільки, як правило, при автоматизованому обліку ведеться тільки один обліковий регістр, всі інші формуються автоматично, і ризик помилки при перенесенні даних між регістрами дорівнює нулю.
В Україні використовується значна кількість програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку, найбільш популярні серед яких — " Парус", " Фінанси без проблем", " 1С — Бухгалтерія", " Fin Expert" та ін.

Система " Парус" призначена для підготовки й обліку фінансово-господарських документів, накопичення інформації про здійснення господарських операцій на бухгалтерських рахунках, одержання внутрішньої і зовнішньої звітності підприємства. Використання даної системи дає змогу: готувати платіжні документи; виписувати рахунки на оплату і накладні на відпуск товарів; вести облік основних засобів, запасів, дебіторської і кредиторської заборгованості, грошових коштів тощо; одержувати щомісячну звітність щодо руху засобів за відповідними рахунками; одержувати баланс підприємства та інші форми фінансової звітності.

Система " 1С — Бухгалтерія" є універсальною програмою. Основні її можливості полягають у тому, що вона передбачає: ведення синтетичного й аналітичного обліку стосовно потреб підприємства; ведення кількісного багатоваріантного обліку; одержання всієї необхідної звітності та різнорідних документів за синтетичним і аналітичним обліком; повну настроюваність (можливість доповнювати і змінювати план рахунків бухгалтерського обліку, систему проводок, ведення аналітичного обліку, форми первинних документів, форми звітності); автоматичний друк вихідних (первинних) документів.

Останнім часом облік на багатьох підприємствах комп'ютеризовано. Однак ще зустрічаються і " рукописні" форми обліку через слабку забезпеченість ПЕОМ, а також через те, що бухгалтерським працівникам важко освоїти комп'ютерні програми і технології в умовах постійного розвитку програмного забезпечення.

Якщо раніше введення і виведення інформації з комп'ютера зводилося до діалогового заповнення бухгалтерських регістрів (журналів, карток тощо), то тепер введення даних більшою мірою підлаштовується під потреби програми, розробляються нові облікові регістри, які поліпшують функціонування облікової системи в цілому.