Способи виправлення помилок в облікових регістрах

Бухгалтерський облік на практиці пов'язаний із оформлен­ням значної кількості первинних документів, які засвідчують здійснення тих чи інших господарських операцій. Інформація із первинних облікових документів узагальнюється, систематизується і знаходить своє відображення в облікових регістрах. В свою чергу при заповненні як первинних документів, так і облікових регістрів допускаються різного роду помилки. Найбільш поширеними помилками в обліку є:

- запис неправильного тексту, що в результаті змінює або
зміст операції, або напрямок здійснення певних витрат;

- запис неправильних одиниць виміру матеріальних ціннос­тей, облікової ціни одиниці запасів, що в результаті змінює підсу­мок по конкретній операції;

- запис неправильних розцінок при виконанні робіт працівни­ками, що призводить або до заниження, або до завищення фонду оплати праці по підрозділах та підприємству в цілому;

- встановлення неправильної кореспонденції між рахунками, яка призводить в результаті до записів в інших облікових регістрах;

порушення правил подвійного запису і взаємозв'язків між синтетичними рахунками, субрахунками і аналітичними рахунка­ми; - неправильне виведення оборотів і сальдо по рахунках та ін.
Треба зазначити, що обробка інформації як вручну, так і з використанням обчислювальної техніки зовсім не гарантує нездійснення помилок.

Помилки, які виникають в обліку, можуть бути спричинені:

- недостатнім рівнем кваліфікації облікових працівників; - втомою та неуважністю працівників; - несправністю обчислювальної техніки; -використанням при узагальненні даних із звітів і облікових регістрів, в яких були допущені помилки та ін.

Помилки в обліку можуть бути локальними за умов, коли неправильні записи (помилки) відмічаються лише в одному обліко­вому регістрі і при цьому не впливають в подальшому на системати­зацію інформації в інших облікових регістру, а також транзитними, коли помилка в одному обліковому регістрі призводить до ланцюго­вих змін (помилок) в інших облікових регістрах, а також звітності підприємства.

Одним із найбільш поширених способів виявлення помилок, допущених в обліку, є пунктування записів. Він полягає у тому, що в процесі перевірки записів в декількох облікових регістрах, де були виявлені розбіжності, біля аналогічних цифр ставиться позначка " V", яка засвідчує тотожність даних. Це дає змогу побачити, яка час­тина інформації вже перевірена і що необхідно буде ще опрацювати з метою пошуку помилок.

Дієвим способом виявлення помилок в разі порушення правил подвійного запису і взаємозв'язків між синтетичними рахунками, суб­рахунками і аналітичними рахунками є. складання оборотних відомо­стей як по синтетичних, так і аналітичних рахунках.

В залежності від характеру помилок використовують різні способи їх виправлення. Положенням про документальне забезпе­чення записів у бухгалтерському обліку (наказ Міністерства фінансів України № 88 від 24.05.1995 р.) передбачено виправлення помилок наступними способами:

1) коректурний;

2) червоного сторно (від'ємних чисел).

Треба зауважити, що у тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів підчистки і необумовлені ви­правлення не допускаються.

Помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах, що створені ручним способом, виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслен ня здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.

В свою чергу помилки в облікових регістрах за минулий звітний період виправляються способом " червоного сторно". Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом або темною пастою кулькових ручок у рамці, а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) заноситься темним чорнилом або пастою кулькових ручок. Внесенням цих даних до облікового регістру у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображається правильна сума і кореспонденція рахунків бухгал­терського обліку.

Помилки в облікових регістрах за поточний період, що ви­правляються способом доповнюючих проводок, використовують у випадках, коли кореспонденція між рахунками вказана правильно, але операцію зазначено у меншій сумі, аніж було по факту її здійснення. В цьому випадку складають доповнюючу проводку за тією ж самою кореспонденцією рахунків, що й початковий запис, на різницю між правильною і зменшеною сумою по операції. Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом " виправлено" та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.

У документах, яки ми оформлені кас ові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається. Виправлення помилок, які трапляються при визначенні коре­спонденції між рахунками, способом " червоного сторно" розглянемо на прикладі із залученням бухгалтерських рахунків.

Приклад.

Операція 1. Згідно даних первинного документа на склад було оприбутковано із виробництва за собівартістю готову продукцію на су­му 4000 грн. В бухгалтерському обліку, в силу допущеної помилки, да­на операція була відображена наступною проводкою:

Дебет рахунку 20 " Виробничі запаси" - 4000 грн.

Кредит рахунку 23 " Виробництво" - 4000 грн.

Операція 2. Після з'ясування допущеної помилки проведено сторнування помилково записаної суми:

Дебет рахунку 20 " Виробничі запаси" - 14000 грн.

Кредит рахунку 23 " Виробництво" - 14000 грн.

Операція 3.Встановлено правильну кореспонденцію між ра­хунками при оприбуткуванні готової продукції на склад із виробництва за собівартістю на суму 4000 грн.:

Дебет рахунку 26 " Готова продукція" - 4000 грн.

Кредит рахунку 23 " Виробництво" - 4000 грн.

Відобразимо вказані господарські операції за допомогою схе­ми, яку наведено на рис. 6.2.

Рис. 7..2. Виправлення помилкової кореспонденції між рахунками при використанні способу " червоне сторно".

Поряд із наведеним прикладом у бухгалтерському обліку ви­правлення помилок із використанням способу " червоного сторно" за­стосовують і в тому випадку, коли запис зроблено в правильній коре­спонденції рахунків, але із перебільшенням фактичної суми здійсне­ної операції. Виходячи з цього, на суму різниці (перевищення) по­милкового запису і правильної суми роблять часткове сторнування.

Контрольні питання

1. Охарактеризуйте документ як джерело первинної інформації. Документування та документація.

2. У чому полягає законодавча основа порядку документального оформлення господарських операцій?

3. Яка роль документування та документації в управлінні діяльністю підприємства?

4. Які є вимоги до змісту документів?

5. Перелічіть вимоги до оформлення документів. Як виправляють помилки в бухгалтерських документах?

6. У чому полягають сутність і значення уніфікації та стандартизації документів?

7. Дайте класифікацію документів за місцем їх складання.

8. Якою є класифікація документів за їх призначенням?

9. Дайте характеристику первинних та зведених документів.

10. Класифікуйте документи за способом їх використання.

11. Якою є класифікація документів за їх змістом?

12. Розкрийте сутність та завдання документообороту на підприємстві.

13. План (графік) документообороту як інструмент систематичного контролю.

14. Який порядок перевірки вхідних документів?

15. Які є етапи бухгалтерської обробки документації?

16. Яку організацію має архів на підприємстві. Які є види архівів?

17. Які існують терміни зберігання бухгалтерських документів?

18. Охарактеризуйте інвентаризацію стосовно системи бухгалтерського обліку: передумови виникнення, сутність та завдання.

19. Який порядок і строки проведення інвентаризації? Назвіть випадки обов'язкової інвентаризації.

20. Документальне оформлення результатів інвентаризації.

Тема 8«Форми бухгалтерського обліку»

Лекція 8.1.

8.1. Принципи побудови форм бухгалтерського обліку.

8.2. Меморіально-ордерна форма обліку.

8.3. Журнал-головна форма обліку.

8.4. Автоматизована форма обліку.

Питання на самостійне опрацювання:

5.Особливості організації журнально-ордерної форми обліку.

6. Складання облікових регістрів бухгалтерського обліку.