Нормы возмещения расходов по проживанию

Итак, расходы командированного работника по найму жилого помещения не облагаются НДФЛ, если они подтверждены документами (чеками ККТ или бланками строгой отчетности гостиницы, договором найма жилья и др.).

Но бывает, что работник не может представить подтверждающие документы. Однако это вовсе не означает, что он в командировке нигде не проживал и не нес таких расходов.

По смыслу ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить расходы работника по найму жилого помещения независимо от наличия или отсутствия подтверждающих документов. Порядок и размеры такого возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Таким образом, работодатель возмещает указанные расходы в размере, утвержденном в учреждении. В то же время эти суммы не облагаются НДФЛ в определенных пределах. На сумму превышения установленного лимита нужно начислить налог.

Необлагаемые нормы командировочных расходов на проживание при отсутствии подтверждающих документов см. в таблице.

Эти нормы закреплены в абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ (см. дополнительно Письма Минфина России от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51, от 31.10.2008 N 03-04-06-01/327, от 05.02.2008 N 03-04-06-01/30, УФНС России по г. Москве от 01.11.2007 N 28-11/105193@).

При этом отметим, что работникам федеральных государственных учреждений при отсутствии документов, подтверждающих расходы по найму жилого помещения, возмещение осуществляется в размере 12 руб. в сутки (пп. " а" п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729).

Например, в положении о командировках, действующем в автономном учреждении, закреплено, что при непредставлении работником документов расходы по найму жилого помещения возмещаются за каждые сутки (расчетные) проживания в следующих размерах:

- при командировках на территории РФ руководящему составу учреждения - в размере 1000 руб., остальным работникам - в размере 700 руб.;

- при командировках за рубеж руководящему составу учреждения - в размере 3500 руб., остальным работникам - в размере 2500 руб.

Предположим, что заместитель директора учреждения М.И. Трегубов был направлен в командировку на территории РФ с 1 по 15 апреля, по возвращении из которой он не смог подтвердить свои расходы по проживанию. Бухгалтер возместил ему затраты по найму жилого помещения исходя из 1000 руб. за каждые сутки проживания.

Таким образом, НДФЛ облагается доход М.И. Трегубова в сумме 300 руб. за каждые сутки проживания, т.е. разница между фактически выплаченными учреждением суммами и установленным ограничением (1000 руб. - 700 руб.).

СИТУАЦИЯ: Как облагается НДФЛ оплата командировочных расходов работника (на проезд, проживание, суточные и др.), если он задержался (остановился) в пути

Бывают ситуации, когда командированный работник задерживается в пути по не зависящим от него причинам (например, нарушено транспортное сообщение из-за неблагоприятных метеоусловий). В связи с этим работник может прибыть к месту командировки (или обратно) с опозданием на сутки или более.

В подобных случаях работник несет дополнительные расходы на проживание (например, в гостинице) в течение всего времени такой задержки.

Указанные расходы учреждение должно компенсировать работнику (п. 13 Положения о командировках).

За время задержки в пути по решению руководителя работнику также могут быть выплачены суточные (абз. 3 п. 11, абз. 2 п. 19 Положения о командировках).

Примечание

Полагаем, что решение руководителя о выплате суточных за время задержки можно закрепить в приказе о продлении командировки.

Однако работник обязан документально подтвердить факт вынужденной задержки, а также свои расходы по найму жилья (п. 13, абз. 2 п. 19 Положения о командировках).

В качестве подтверждающих документов можно представить справку из аэропорта о причинах задержки вылета самолета или аналогичную справку от администрации железной дороги и т.д. (Письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-04/2/244).

Отметим, что в приведенном Письме речь идет о подтверждении командировочных расходов для расчета налога на прибыль. Считаем, что данные выводы чиновников применимы и в целях исчисления НДФЛ.

Суточные за время задержки в пути не облагаются НДФЛ в установленных пределах: в размере не более 700 руб. - при командировках на территории России и не более 2500 руб. - при загранкомандировках. Это обусловлено тем, что необлагаемый лимит суточных применяется за каждый день нахождения в командировке (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). В свою очередь, служебная поездка начинается датой отъезда от места работы и заканчивается датой прибытия в место работы (п. 4 Положения о командировках).

Возмещение расходов по найму жилья в случае вынужденной задержки командированного сотрудника в пути в доход работника не включается и НДФЛ не облагается (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Причем неважно, где и когда работник понес эти расходы: в месте командировки или во время вынужденной остановки в пути. Такого условия Налоговым кодексом РФ не предусмотрено.

Для обоснования расходов по найму жилья работник может предъявить, например, чеки ККТ или бланки строгой отчетности гостиницы, договор найма жилья.

Если же подтверждающие документы отсутствуют, такая компенсация освобождается от НДФЛ в пределах норм, установленных для суточных (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Примечание

Подробнее с порядком налогообложения оплаты командировочных расходов, не подтвержденных документально, можно ознакомиться в разд. 15.5.3 " Как облагается НДФЛ оплата командировочных расходов по проживанию, которые не подтверждены документально (при отсутствии кассового чека, бланка строгой отчетности, договора найма и др.). Нормы возмещения расходов по проживанию".

СИТУАЦИЯ: Как облагается НДФЛ оплата проживания в командировке, если работодатель возмещает расходы, исходя из расчетных суток

Работодатель может установить в коллективном договоре или ином локальном акте любой порядок компенсации командировочных расходов по найму жилья (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). В том числе указанные расходы могут компенсироваться исходя из расчетных суток (т.е. с 12 часов текущих суток до 12 часов следующих суток). Именно такой порядок оплаты действует в гостиницах (п. 13 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 N 490).

В данной ситуации порядок налогообложения суммы возмещения работнику расходов по найму жилья в командировке сохраняется прежний. То есть когда эти расходы подтверждены документально, НДФЛ они не облагаются.

Если же подтверждающие документы отсутствуют, на сумму оплаты проживания сверх установленных норм начисляется НДФЛ.

Однако в последнем случае особое внимание обратите на порядок определения необлагаемой суммы. Дело в том, что не облагаются НДФЛ суммы возмещения расходов по найму жилья за каждый день нахождения в командировке, а не за расчетные сутки (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Таким образом, может случиться, что работнику расходы по проживанию будут компенсированы исходя из восьми расчетных суток проживания в месте командировки, а для целей налогообложения НДФЛ облагаемые суммы будут определяться исходя из девяти дней нахождения в командировке.

Например, руководитель автономного учреждения М.И. Трегубов находился с 11 по 20 февраля в командировке на территории РФ. В бухгалтерию учреждения он представил билеты на поезд и командировочное удостоверение, в котором отмечено прибытие в место командировки 12 февраля, а выбытие - 20 февраля (до 12 часов дня).

По коллективному договору учреждение компенсирует руководству неподтвержденные расходы по найму жилого помещения за каждые расчетные сутки проживания в размере 1000 руб.

Поскольку М.И. Трегубов не смог подтвердить расходы по проживанию, они подлежат компенсации исходя из восьми расчетных суток (с 12 по 20 февраля).

Время нахождения в пути с 11 по 12 февраля и 20 февраля компенсации в качестве расходов по проживанию не подлежит. Такие расходы компенсируются согласно железнодорожным билетам как расходы на проезд.

Бухгалтер выплатил М.И. Трегубову возмещение расходов по проживанию в размере 8000 руб. (1000 руб. x 8 расч. сут.).

При этом от обложения НДФЛ освобождается сумма 6300 руб. (700 руб. x 9 дн.) за девять дней нахождения в месте командировки.

Таким образом, облагаемый НДФЛ доход М.И. Трегубова составит 1700 руб. (8000 руб. - 6300 руб.).

Если бы в целях обложения НДФЛ необлагаемый доход следовало определять аналогично порядку компенсации за проживание, установленному работодателем, то под налогообложение подпала бы сумма 2400 руб. ((1000 руб. - 700 руб.) x 8 расч. сут.).