Главная страница Случайная страница
Разделы сайта
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Теоретичні відомості
|
|
Лабораторна робота
Організація заходів щодо захисту інформації в діловодстві.
Облік конфіденційних документів.
1. Організація секретного діловодства.
2. Загальні процедури забезпечення обліку та збереження інформації.
Ціль роботи
- Оволодіння навичками ведення журналів з обліку документообороту. Дослідження програмних засобів парольного захисту електронних документів.
Обладнання
· ПК – Intel Core 2 Duo CPU, 2 GHz, O3Y 2 Gb, Windows XP.
Програмне забезпечення
· MS Word;
·.
Завдання
1. Виконати роботу відповідно до виданого завдання.
2. Результати роботи надати у вигляді звіту:
а) короткий зміст послідовного порядку виконаних робіт,
б) створити та заповнити зразки форм журналів (дивись додатки). Завдання видається викладачем.
3. Відпрацювати наступні положення в роботі:
- порядок документування;
- облік документів;
- організація обігу документів;
- збереження документів;
- знищення документів;
- перевірка наявності документів.
ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ
Конфіденційне діловодство поширюється як на управлінську, так і на різні види виробничої діяльності, включаючи не тільки управлінські, а й науково-технічні документи (науково-дослідні, проектні, конструкторські, технологічні тощо). До конфіденційних належать і деякі документи з особового складу. Конфіденційне діловодство (КД) поширюється не лише на офіційні документи, а й на їх проекти, робочі записи, які не мають необхідних реквізитів, але містять інформацію, що підлягає захисту.
Облік конфіденційних документів включає:
· присвоєння та зазначення в облікових формах і на документах реєстраційних номерів,
· запис облікових і пошукових даних про документи (дата, автор, заголовок, кількість сторінок, місцезнаходження тощо).
Обліку підлягають усі без винятку виготовлені в установі документи з грифом обмеженого доступу. Вони обліковуються за кількістю сторінок, а друковані видання (книги, журнали, брошури) — за кількістю примірників.
Документи, що містять конфіденційну інформацію, реєструються один раз. Облік ведеться в журналах (Додаток 1) чи на картках, як правило, окремо від обліку документів відкритого діловодства. Отже, основним принципом реєстрації документів є однократність.
Якщо обсяг документів з грифом обмеженого доступу незначний, можна вести їх облік (реєстрацію) разом із документами загального діловодства. При цьому на картці (у журналі) до реєстраційного номера документа чи видання додається відповідна позначка, наприклад ДСК, Конф, ТК тощо.
Тираж видання з грифом обмеженого доступу, отриманий для розсилання, реєструється під одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань із відповідними грифами (Додаток 2).
Додатково розмножені примірники документа (видання) враховуються за номером цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документі (виданні) та в усіх облікових формах. При цьому нумерація розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, які були розмножені раніше.
Справи та видання з грифом обмеженого доступу видаються виконавцям і приймаються від них під підпис у журналі обліку конфіденційних справ і видань (Додаток 3).
Наказом керівника в установах мають бути призначені особи, які несуть персональну відповідальність за облік і зберігання печаток, штампів, бланків суворої звітності.
Облік печаток і штампів ведеться у спеціальному журналі (Додаток 4), а бланків — у журналі за видами бланків (Додаток 5). Бланки видають під підпис у журналі. Журнали обліку печаток, штампів і бланків нумеруються, прошиваються, опечатуються та вносяться в номенклатуру справ.
Печатки і штампи мають зберігатися в сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати в шафах, які надійно закриваються й опечатуються. На всіх частинах (сторінках) бланків, що надають право на інспектування, нагляд і відвідування установ; посвідченнях особи, посвідченнях про відрядження, а також на усіх видах перепусток, бланків про освіту проставляються порядкові номери (друкованим способом або нумератором). Видача заповнених бланків здійснюється під підпис у відповідних облікових формах. Видача зазначених бланків без їх заповнення не дозволяється. Знищення бланків здійснюється за актами.
Печатки та штампи, виготовлені з дозволу органів Міністерства внутрішніх справ України, передаються для знищення цим органам.
Хід роботи:
Практичне завдання
| № підгруп | Найменування завдання |
| 1. | А) Створити та заповнити зразок форми журналу реєстрації створюваних установою документів В) Створити та заповнити зразок форми журналу реєстрації вхідних документів |
| 2. | С) Створити та заповнити зразок форми журналу обліку магнітних носіїв інформації з грифом «Для службового користування» D) Створити та заповнити зразок форми журналу обліку документів та видань з грифом «Для службового користування» |
| 3. | E) Створити та заповнити зразок форми журналу обліку і розподілу видань з грифом «Для службового користування» J) Створити та заповнити зразок форми журналу обліку видань, що мають гриф секретності |
| 4. | K) Створити та заповнити зразок форми пакетно-контрольного журналу L) Створити та заповнити зразок форми журналу обліку вхідних документів, що мають гриф секретності |
| 5. | M) Створити та заповнити зразок форми картки реєстрації видачі документа N) Створити та заповнити зразок форми зведення про виконання, що підлягають індивідуальному контролю |
Запитання:
1. Чим позначається конфіденційний характер включеної в документ інформації?
2. Що є завданнями конфіденційного діловодства?
3. Чим зумовлена сутність конфіденційного діловодства?
4. Які варто враховувати аспекти, документуючи конфіденційну інформацію?
5. Від чого залежить склад документованої конфіденційної інформації?
6. Хто здійснює облік (реєстрацію), зберігання, розмноження конфіденційних документів?
7. Що включає облік конфіденційних документів?
8. Як оформлюється дозвіл на доступ до конфіденційних документів?
9. Коли і як здійснюється зняття з інформації статусу комерційної таємниці?
10. Забезпечення збереженості документів та перевірка їх наявності.
Висновки:
|
|