Термин, сокращение
| Определение
|
Автор документа
| для внешних документов – физическое или юридическое лицо, подписавшее документ
для внутренних – сотрудник организации, создавший документ
|
Администратор
| специалист по обслуживанию баз данных и информационных систем.
|
Вид документа
| элемент унифицированной системы документации, определенный по признакам содержания и целевого назначения: приказ, распоряжение, протокол, акт, письмо, факс и др.
|
Внутренний документ
| официальный документ, созданный в организации, используемый в текущей деятельности организации и не выходящий за ее пределы.
|
Входящий документ
| официальный документ, созданный в сторонней организации, поступивший в адрес Организации
|
Дата документа
| реквизит документа, содержащий указанную на документе дату его регистрации
|
Дерево заданий
| список задании имеющиеся к документу, а так же последовательное их выполнение
|
Документ
| зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В системе документ имеет следующую структуру: – реквизиты документа – структурированная часть документа, содержащая набор атрибутов, позволяющих однозначно идентифицировать документ; – образ документа – прикрепленный файл документа в любом поддерживаемом системой формате.
|
Документ электронный (электронный документ)
| документ, в котором информация представлена в электронно–цифровой форме.
|
Документооборот
| движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления – то есть полный цикл жизни всего множества документов до передачи их в архив или на уничтожение.
|
Идентификация
| процедура, выполняющаяся системой с целью определения имени пользователя.
|
Имя для входа
| идентификатор пользователя, используемый при входе в подсистему.
|
Интерфейс
| набор средств и правил, обеспечивающих взаимодействие пользователя и системы.
|
Исполнитель документа
| сотрудник, являющийся исполнителем по документу
|
Исходящий документ
| официальный документ, созданный в пределах организации и отправляемый за её пределы.
|
Карточка поручения
| окно, в котором заполняются необходимые атрибуты поручения (автор, исполнитель и т.п).
|
Карточка резолюции
| окно, в котором заполняются необходимые атрибуты резолюции (автор, текст).
|
Контроль исполнения документов
| совокупность действий, обеспечивающих своевременный сбор информации об исполнении документов.
|
ЛВС
| локальная вычислительная сеть – компьютерная сеть, покрывающая обычно относительно небольшую территорию или небольшую группу зданий (дом, офис, фирму, институт).
|
Номенклатура дел
| систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
|
Организационно–распорядительные документы (ОРД)
| документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организации.
|
Отправитель
| физическое или юридическое лицо, отправившее входящий документ.
|
Ответственный исполнитель документа
| Исполнитель, назначенный сводящим по исполнению документа.
|
Ответственный исполнитель задания
| При выборе в задании нескольких исполнителей один из них обязательно должен быть выбран ответственным
|
Оформление документа
| проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
|
Подписал
| реквизит документа, содержащий информацию о должностном лице, которое подписывает/подписал документ.
|
ПО
| программное обеспечение.
|
Полнотекстовый поиск
| автоматизированный информационный поиск, при котором в качестве поискового образа документа используется его полный текст или существенные части текста (т.е. содержание файла в хранилище Системы).
|
Пользователь
| физическое лицо, зарегистрированное в системе, имеющее доступ к работе с СЭД при предъявлении логина (имени пользователя) и пароля ActiveDirectory при входе на ПК
|
Поручение
| конкретное задание распорядительного характера, выданное одному или нескольким работникам вышестоящим руководителем, с конкретным сроком исполнения и требующее от них отчета по исполнению. Руководитель может выдать несколько поручений по документу.
|
Право доступа
| совокупность правил, регламентирующих порядок и условия доступа субъекта к информации и её носителям, установленных правовыми документами или собственником, владельцем информации.
|
ПЭД
| проект электронного документа.
|
Регистрационная карточка (РК)
| информационный объект системы, предназначенный для представления атрибутивных данных о документе.
|
Регистрационный номер документа
| цифровое или буквенно–цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
|
Регистрация документа
| запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
|
Резолюция
| решение, принятое должностным лицом.
|
Реквизит документа
| обязательные данные или сведения, которые должен содержать официальный документ. В системе – элемент оформления документа, который несет информацию о его принадлежности, статусе, содержании или динамике движения по организации.
|
Роль
| набор прав, который администратор предоставляет пользователям системы – в системе каждому пользователю доступен для применения набор только тех возможностей системы, которые предоставлены ему для выполнения функций.
|
Согласование документа
| процесс доработки проекта документа с целью учета предложений и замечаний всех согласующих должностных лиц, устранения возможных противоречий, и при необходимости выработки новой редакции документа.
|
Срок исполнения документа
| срок, установленный нормативно–правовым актом, организационно –распорядительным документом или резолюцией.
|
Структурное подразделение (СП)
| обособленная часть установленной организационной структуры, выполняющая определенную деятельность.
|
СЭД
| система электронного документооборота – автоматизированное управление процедурами работы с документами на всем протяжении их жизненного цикла от создания до архивирования
|
Тип документа
| принадлежность документа к одному из потоков документооборота: входящий, исходящий, внутренний, проект.
|
Учетные данные
| данные, присваиваемые пользователю и служащие для его идентификации. Состоят из имени (идентификатора) пользователя и его пароля.
|
ЦОД
| центр обмена документами.
|