Основное рабочее окно системы

Главная страница (Рисунок 3 – Главная страница) представляет собой окно, где расположены вкладки:

- «Рабочая область»

- «Документооборот»

Рисунок 3– Главная страница

Так же в главном окне в правом верхнем углу расположена кнопка выхода, кнопка вызова справки.

По умолчанию система откроется на вкладке «Рабочая область».

4.3.4 Вкладка «Рабочая область»

Назначение: Обеспечение централизованной работы пользователя с поступившими заданиями и созданием ЭД для их дальнейшего прохождения в системе.

Общее описание: Рабочая область состоит из вкладок «Мои задания», «Мои проекты» и панели действий для выполнения основных заданий (

Рисунок4 – Интерфейс «Рабочей области»).

Рисунок 4– Интерфейс «Рабочей области»

Вкладка «Мои задания» отображает документыпоступившие на рассмотрение, на исполнение, на согласование, на подписание, для уведомления.

Для того, чтобы открыть документ, необходимо во вкладке «Мои задания» один раз щелкнуть «мышкой» по выделенному документу. Когда документ активен (в процессе просмотра), кнопки на панели действийстановятся доступны.

Панель инструментов позволяет пользователю работать с документами: создавать проекты документов, осуществлять поиск; работать с документами поступившие на рассмотрение и исполнение, отказаться от рассмотрения, создавать резолюции по документу, делать поручения, перепоручения либо исполнить документ; а также работать с документами, поступившими на согласование, согласовать, отказать по какой – либо причине или подписать, отправить документ для сведения и закрыть(Рисунок 5– Панель инструментов).

Рисунок 5– Панель инструментов

Документы во вкладке «Мои задания» с помощью фильтра заданий могут отображаться по категориям: (новые), (в работе), (исполненные), (отказанные), (поручения), (все) задания, а также можно увидеть количество поступивших задании (Рисунок 6- Мои задания).

Рисунок 6 – Мои проекты

Вкладка «Мои проекты» отображает все проекты документов, которые были созданы пользователем, так же с помощью этого окна можно проследить их движение в системе, т.е. на каком этапе (черновик, согласование, подписание, отклонен, отозван, обработан) находится проект документа, а также можно увидеть количество проектов (Рисунок 7 – Мои проекты).

Рисунок 7 – Мои проекты

Когда проект документа только создается, он приобретает статус «черновик», после сохранения (при возникновении, например, аварийной ситуации), статус меняется на «поступивший». Пока документ не отправлен по дальнейшему маршруту жизненного циклаего может видеть только автор.Для удобства отображения в окне «Мои проекты» предусмотрена функционал фильтрациядокументов по следующим категориям «Сохраненные», «Зарегистрированные», «На согласовании», «Согласованные», «Подписанные», «Отказанные», «Отозванные», «Все». В зависимости от того, на каком этапе жизненного цикла находится документ, он будет перемещаться из окна в окно автоматически.

Все задания, отображаемые во вкладке «Мои задания», дублируются на корпоративную почту с сообщением о поступившем задании с указанием номера документа.

Также на корпоративную почту поступают сообщения –уведомления о приближении сроков исполнения контрольных документов, а также при просрочке исполнения.

В Таблице 2 приведены шаблоны уведомлений, жирным шрифтом выделены ссылки, которые должны открывать указанные документы.

Таблица 2

4.3.5 Вкладка «Документооборот»

Назначение: Обеспечение централизованного, контролируемого учетавнешней и внутренней корреспонденции.

Общее описание: Вкладка «Документооборот» позволяет работать со следующими представлениями данных (Рисунок 8 – Вкладка «Документооборот»):

- Входящие;

- Исходящие;

- Обращения физических и юридических лиц;

- ОРД;

- Проекты;

- Проектные документы;

- Контроль;

- Внутренняя корреспонденция;

- Отчеты.

Рисунок 8 – Вкладка «Документооборот»

Функции:

- Работа с регистрационно-контрольной карточкой (РКК) документа;

- Работа с карточкой резолюции (КР) документа;

- Работа с карточкой поручений (КП);

- Вложение электронного документа в карточку;

- Обеспечение доступа к содержимому документа из карточки с помощью ссылки;

- Контроль и мониторинг исполнения поручений;

- Создание отчетов;

- Создание личных бизнес-процессов.

Вкладка «Документооборот» содержит навигатор, который можно свернуть, нажав на кнопку . Так же на панели навигатора расположены вкладки «Документооборот» и «Отчеты», которые можно раскрыть, нажав на «+», расположенный рядом с названием вкладки. При открытии вкладки «Документооборот», «Отчеты» перемещается в нижнюю часть навигатора.

На навигаторе «Документооборот» так же расположена кнопка «Обновить» , при нажатии на которую в представлениях обновляются списки документов.

«Документооборот» представляет собой дерево навигации по всей документации, Рисунок 9 – Навигатор «Документооборот».

Рисунок 9 – Навигатор «Документооборот»

При открытии папки документооборота документы будут подразделяться на группы, для каждого типа документа они свои.

Представления данных «Входящие» подразделяется на следующие группы:

- Поступившие;

- Зарегистрированные;

- На рассмотрение;

- Без резолюции;

- На исполнении;

- Выполненные;

- Исполненные;

- К сведению;

- Все;

- Возвращенные;

- Общие.

Представление «Исходящие» подразделяются на следующие группы:

- На регистрации;

- Зарегистрированные;

- Ожидающие ответа;

- Все;

- Общие.

Представления данных «Обращения» подразделяется на следующие группы:

- Поступившие;

- Зарегистрированные;

- На рассмотрение;

- Без резолюции;

- На исполнении;

- Выполненные;

- Исполненные;

- Все;

- Возвращено;

- Общие.

Подразделения представления «ОРД»:

- Поступившие;

- Зарегистрированные;

- На рассмотрение;

- Без резолюции;

- На исполнении;

- Выполненные;

- Исполненные;

- Все;

- Общие.

Представления данных «Контроль» подразделяется на следующие группы:

- Рабочий контроль;

- Контрольный;

- Для сведения;

- Особый контроль;

- В работе;

- Выполненные;

- Исполненные;

- Все.

Подразделения представления «Проекты»:

- Поступившие;

- Подписанные;

- Согласованные;

- Отказанные;

- Отправленные;

- Все;

Подразделения представления «Проектные документы»:

- Поступившие;

- Зарегистрированные;

- На рассмотрение;

- Без резолюции;

- На исполнение;

- Выполненные;

- Исполненные;

- Все;

- Общие.

Подразделения представления «Внутренняя корреспонденция»:

Отчеты

Вкладка «Отчеты» предназначена для создания отчетов по заданным категориям, Рисунок 10 – Представление «Отчеты».

Рисунок 10– Представление «Отчеты»

По каждому виду документов есть свои типы отчетов. Для создания необходимо нажать на «+», расположенный рядом с названием.

В системе есть возможность подать на печать сформированный отчет, сохранить отчет в другом формате для последующего просмотра вне системы СЭД.