Создания и организация деятельности

Организационно-правовой формой туристического агентства «Бэст Трэвел» является общество с ограниченной ответственностью (ООО). Это общество учрежденное одним или несколькими лицами, уставной капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров. Участники общества с ограниченной ответственностью несут риск убытков, связанный с деятельностью общества в пределах стоимости внесенных ими вкладов.

Состав документов для регистрации ООО (учредителем является юридическое лицо):

1. Наименование предприятия полное и сокращенное.

2. Заявление о государственной регистрации ЮЛ

3. Решение о создании ЮЛ

4. Копия Устава Общества (Нотариально заверенная копия)

5. Копия Учредительного договора Общества (Нотариально заверенная копия)

6. Копия выписки из ЕГРЮЛ (Нотариально заверенная копия)

7. Копия свидетельства о внесении в ЕГРЮЛ и о присвоении ОГРН (Нотариально заверенная копия)

8. Копия свидетельства о постановке на налоговый учет и присвоении ИНН (Нотариально заверенная копия)

9. Протокол о намерении войти в состав Участников вновь создаваемого Общества (Протокол Собрания учредителей)

10. Протокол о подтверждении полномочий Генерального директора Общества

11. Копия паспорта Генерального директора Общества

12. Копия паспорта Генерального директора вновь создаваемого Общества

13. Копия паспорта Главного бухгалтера вновь создаваемого Общества

14. Копии документов на юридический адрес (договор + свидетельство на право собственности) - если юридический адрес предоставляет Клиент.

15. Документ (квитанция ил платежное поручение) об уплате государственной пошлины. С 1 июля 2002 г. на территории Российской Федерации Федеральным законом от 21 марта 2002 г. № 31-ФЗ введена единая государственная пошлина за регистрацию юридического лица – 2000 руб.

16. Выбрать систему налогообложения

17. Размер Уставного капитала. Если капитал вносится имуществом, то для этого необходимо представить следующие документы:

· документы на имущество (гарантийный талон, выписка из техпаспорта и т.д.) с указанием наименования и стоимости;

· копию платежного документа и копию счета-фактуры;

· акт оценки имущества, подписанный учредителями;

· акт приемки имущества на баланс в качестве взноса учредителя в уставный капитал предприятия, подписанный учредителями и генеральным директором предприятия.

18. Определиться с юридическим адресом места нахождения организации (Архангельск, Ильича 33-12).

19. Выбрать банк

20. Номер телефона для ИМНС.

Содержание учредительных документов туристического агентства

ООО «Бэст Трэвел»:

1. Устав ООО согласно п.3 ст.89 Гражданского кодекса Российской Федерации и п.2 ст.12 Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» должен содержать сведения о:

· полном и сокращенном фирменном наименовании ООО;

· месте нахождения общества;

· размере уставного капитала ООО;

· составе и компетенции органов ООО, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников ООО, о порядке принятия органами ООО решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;

· правах и обязанностях участников ООО;

· порядке и последствиях выхода участника общества из ООО, если право на выход из общества предусмотрено уставом ООО;

· порядке перехода доли или части доли в уставном капитале ООО к другому лицу;

· порядке хранения документов общества и о порядке предоставления ООО информации участникам ООО и другим лицам;

Устав ООО может также содержать иные положения, не противоречащие Федеральным законам Российской Федерации, в том числе:

· о порядке и размерах резервного и иных фондов;

· виды и (или) размер сделок, на которые распространяется порядок одобрения крупных сделок помимо предусмотренных Законом «Об обществах с ограниченной ответственностью»;

· указание на отсутствие необходимости решения общего собрания участников ООО и совета директоров (наблюдательного совета) ООО для совершения крупной сделки;

· и иные сведения, требуемые действующим законодательством РФ.

[Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ [Электронный ресурс]: «Об обществах с ограниченной ответственностью»// c последующими изменениями, действующий в 2013 году в редакции от 02.01.2013. - Режим доступа: www.consultant.ru]

2. Содержание учредительного договора определено п.5 статьи 11 Федерального Закона [Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ [Электронный ресурс]: «Об обществах с ограниченной ответственностью»// c последующими изменениями, действующий в 2013 году в редакции от 02.01.2013. - Режим доступа: www.consultant.ru]. Учредители общества на общем собрании должны определиться по следующим вопросам:

· порядок осуществления участниками деятельности по учреждению размер уставного капитала общества;

· размер, номинальную стоимость доли каждого участника ООО в уставном капитале;

· порядок, сроки и формы внесения долей.

Остальные положения и отношения, возникновение которых возможно во время деятельности общества, могут быть прописаны в Уставе.

3. Положения о структурных подразделениях не являются обязательным документом в соответствии с трудовым законодательством, однако именно в них закрепляется распределение «ролей» между подразделениями и сотрудниками внутри одной организации.

Требования к содержанию Положений могут быть определены внутренними документами организации (например, стандартом предприятия). В любом случае при разработке Положения должны быть указаны:

• место в структуре организации (самостоятельное подразделение или входит в состав департамента, управления и т. д.);

• какими документами в своей деятельности руководствуется (федеральными законами, Уставом, другими документами предприятия);

• структура подразделения;

• непосредственный руководитель подразделения;

• основные задачи подразделения;

• функции, права, ответственность подразделения.

Содержание документов, регламентирующих деятельность туристического агентства ООО «Бэст Трэвел»:

1.Лицензия для туристического агентства – это разрешение на работу по продвижению и продаже турпродукции, которая осуществляется на основе лицензии, частной персоной или лицом юридическим (см. рис.1).

Юридические лица имеют возможность приобрести одновременно обе формы лицензии или одну из них.

Срок действия лицензии на осуществление турагентской деятельности - 5 лет.

Лицензионными требованиями и условиями при осуществлении турагентской деятельности являются:

а) наличие у турагента не менее 20 процентов работников (по штатному расписанию), имеющих высшее, среднее специальное или дополнительное образование в области туризма либо стаж работы в области туризма не менее 3 лет, а также наличие у руководителя турагентства (руководителя структурного подразделения, осуществляющего турагентскую деятельность) высшего, среднего специального или дополнительного образования и стажа работы в области туризма не менее 3 лет;

б) наличие сертификата соответствия туристических услуг требованиям безопасности;

в) повышение не реже 1 раза в 3 года квалификации работников юридического лица, осуществляющих турагентскую деятельность, а также турагента - индивидуального предпринимателя;

г) доведение в установленном порядке до каждого туриста исчерпывающей информации об особенностях выезда, въезда и пребывания в иностранном государстве, о специфике поведения во время туристической поездки, в том числе о необходимости уважения местных традиций и обычаев, бережном отношении к культурному наследию и окружающей среде и других правилах пребывания в каждой конкретной стране;

д) оказание туристических услуг только после заключения с клиентом договора, соответствующего законодательству Российской Федерации;

е) предоставление клиенту исчерпывающей информации о режиме работы турагента, месте его нахождения, наличии лицензии, сертификатов на услуги, подлежащие обязательной сертификации, фамилии, имени и отчестве должностных лиц, ответственных за ведение конкретных направлений туристической деятельности.

Рис.1. Лицензия туристического агентства ООО «Бэст Трэвел»

[Положение о лицензировании турагентской деятельности. Утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 11 февраля 2002 г. N 95]

2. Туристическое агентство ООО «Бэст Трэвел» имеет сертификат соответствия № РОСС RU.АЯ63.М 00212 до 05.05.2007.

С вступлением в силу Федерального закона от 27 декабря 2002 года №184-ФЗ «О техническом регулировании», сертификация для туристической деятельности носит добровольный характер, поэтому никаких штрафов и санкций за ее отсутствие не предусмотрено.

[ФЗ «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ. Принят ГД ФС РФ 15.12.2002//действующая редакция от 01.01.2014].

Туристическое агентство получило сертификат на оказание туристических услуг, чтобы предъявить своему клиенту еще одну документально оформленную дополнительную гарантию своей качественной работы и заверить его в том, что услуги будут оказаны на соответствующем уровне.

Срок действия сертификата на право проведения туристической деятельности составляет три года.

3. Штатное расписание

Штатное расписание в агентстве необходимо для формирования штатного состава и общей численности компании (см. рис.2). Содержание штатного расписания стандартно для всех фирм – перечень должностей, структурного состава, штатных единиц, сведения об окладах сотрудников, месячной заработной плате и имеющихся надбавках; определяется положением или Уставом ООО «Бэст Трэвел».

Оформляется штатное расписание по форме Т-3. Трудовой Кодекс РФ не предусматривает обязательного наличия штатного расписания в любой компании, но согласно постановления Роскомстата, для всех форм собственности распространяется необходимость учета первичной документации по учету оплаты труда.

Найм сотрудников по трудовому договору (вне зависимости от того, является ли место работы основным или по совместительству), происходит на основании штатного расписания, в котором обязательно указывается структурное подразделение и должность сотрудника.

Рис.2. Штатное расписание ООО «Бэст Трэвел»

Составляется штатное расписание на определенную календарную дату, а утверждение его происходит обычно 1 января каждый год. Штатное расписание вводится в действие посредством приказа руководителя.

Основным назначением штатного расписания является его возможность доказательства в суде (в случае возникновения спорных ситуаций) того, что компания не трудоустроила сотрудника по причине отсутствия требуемой должности в штатном расписании, и увольнение его было обоснованным. Следует помнить, что грамотно составленное штатное расписание – залог выигрыша любого спора в суде. Так, штатное расписание прошивается, нумеруется, скрепляется печатью организации и подписывается руководителем и бухгалтером [Штатное расписание: что, как и зачем? [Электронный ресурс]: Для чего нужно штатное расписание? – 2014 год – Режим доступа: www.reghelp.ru].

4. Трудовой договор (для менеджера по продажам)

В трудовом праве это договор между работником и работодателем, устанавливает их взаимные права и обязанности. Соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работник обязуется лично выполнять работу по определённой должности, соответствующей его квалификации. Работодатель обязуется предоставлять работнику работу, обеспечивать условия труда, своевременно выплачивать заработную плату.

Содержанием трудового договора являются его условия, которые принято подразделять на необходимые (или обязательные) и по которым соглашение сторон должно быть достигнуто, и факультативные (или дополнительные), которые могут иметь место, если стороны их оговорят. Указанные условия вырабатываются сторонами в процессе переговоров, их также именуют непосредственными условиями, в отличие от так называемых производных, установленных трудовым законодательством (об охране труда, о дисциплинарной и материальной ответственности, порядке рассмотрения трудовых споров, продолжительности рабочего времени, ежегодного отпуска и др.). Эти производные условия в силу закона и обязанностей, принятых сторонами по трудовому договору, обязательны для выполнения сторон, о них стороны не договариваются.

Итак, согласно ст.57 ТК РФ обязательными условиями трудового договора являются:

- место работы (Туристическое агентство ООО «Бэст Трэвел»);

- дата начала работы (1 января 2009 года);

- наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция (менеджер по продажам № 1);

- характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

- режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

- условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

- виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью

- другие условия.

Наряду с обязательными условиями, трудовой договор может содержать факультативные (дополнительные) условия (об установлении испытательного срока; об установлении неполного рабочего времени; о неразглашении охраняемой законом тайны; об обязанности работника отработать после обучения определенный период времени, если обучение производилось за счет средств работодателя и др.). Дополнительные условия служат средством индивидуализации трудового договора [Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ].

5. Правила внутреннего распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка – обязательный нормативный акт, который утверждаются Генеральным директором турагентства (Работодателем). Утвержденные Правила ВТР должны быть в наличии в каждой организации. С Правилами ВТР необходимо в обязательном порядке знакомить под расписку каждого нового Работника - до заключения с Работником трудового договора.

Правила ВТР должны регламентировать (статьи 189, 190 ТК РФ):
- основные права и обязанности Работодателя и Работников (на основании статей 21, 22 ТК РФ);

- порядок приема, перевода и увольнения Работников;
- режим рабочего времени и времени отдыха (на основании ст.ст.100, 108, 109, 111, 116, 136 ТК РФ);

- поощрения за успехи в работе (на основании ст.191 ТК РФ);

- ответственность за нарушение трудовой дисциплины, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного Работодателя.

Правила ВТР входят в состав организационно-распорядительной документации, и на них распространяются требования к оформлению документов, установленные ГОСТ Р.6.30-2003.

Работодатель должен обеспечить доступность Правил ВТР для прочтения сотрудниками в любое время.

Правила внутреннего распорядка в туристическом агентстве ООО «Бэст Трэвел» содержат следующие пункты:

1) Общие положения

2) Прием и увольнение работника

3) Основные права и обязанности работника

4) Основные права и обязанности работодателя

5) Материальная ответственность

6) Рабочее время и время отдыха

7) Сроки выплаты заработной платы

8) Меры поощрения и взыскания

9) Коммерческая тайна

10) Обеспечение конфиденциальности персональных данных

11) Правила поведения работников общества

12 Ответственность работника за нарушение настоящих правил.

[Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ].

6. Инструкция по технике безопасности в туристическом агентстве.

Инструкции по охране труда для работников турагентства являются обязательными, локальными нормативными актами, которые разрабатываются для каждого вида трудовой деятельности, имеющейся в организации, и утверждаются Работодателем в соответствии с требованиями статей 209-231 Трудового кодекса Российской Федерации.

[Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ].

Инструкции хранятся в офисе туристического агентства в ящике стола около уголка потребителя. Инструкции доступны и удобны для ознакомления.

Следует обратить внимание на то, что в соответствии с Инструкцией по охране труда пользователей ПЭВМ и ВДТ:

- помещения, где находятся персональные электронно-вычислительные машины и видеодисплейные терминалы, должны быть оснащены аптечкой первой помощи и углекислотными огнетушителями;

- прописан запрет работать сотрудникам на ПВЭМ более 50% рабочего времени, т.к. в противном случае для работодателя станет обязательным проводить за свой счет предварительные медицинские осмотры работников при поступлении на работу, а также периодические медицинские осмотры работников не реже чем один раз в полгода в соответствии с п.13.1. СанПиН 2.2.2/2.4. 1340-03.

Обязательные инструкции по технике безопасности, которые есть в туристическом агентстве ООО «Бэст Трэвел»:

1) Положение об организации охраны труда в туристическом агентстве;

2) Инструкция по охране труда пользователей электронно-вычислительных машин и видеодисплейных терминалов;

3) Инструкция по охране труда работников общества туристического агентства, работающих с применением контрольно-кассовой техники;

4) Инструкция по охране труда уборщика служебных помещений туристического агентства;

5) Программа проведения инструктажа по охране труда на рабочем месте при эксплуатации и обслуживании электрооборудования в туристическом агентстве;

6) Программа проведения первичного инструктажа по охране труда на рабочем месте в туристическом агентстве;

7) Программа проведения противопожарного инструктажа;

8) Приказ о назначении лица, ответственного за проведение в туристическом агентстве инструктажей по пожарной безопасности.

7. Соглашения с партнерами (структура).

Работа турагентства предполагает прямое взаимодействие с партнерами, при помощи которых вы можно продавать туры. Таким образом, на турагентство ляжет обязанность подбора тура, оформления документов, отправки заявки на бронирование, информационное сопровождение, проведение оплаты, выдача документов. А туроператор занимается именно организационной частью тура. Для того, чтобы начать работать с тем или иным оператором, нужно оформить агентский договор. После подписания договора туроператора руководителю агентства будет отдан один экземпляр договора.

[Богатов А.П. Туристские формальности: Учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности 230500 - Соц.-культур. сервис и туризм /А.П. Бгатов, Т.В. Бойко, М.В. Зубрева. - М.: Академия, 2010. - 297с.]

Туроператоры, с которыми работает агентство ООО «Бэст Трэвел»:

1) Sunmar Tour (Рис.3)

Рис.3

2) Pegas Touristik (Рис.4)

Рис.4

3) Tez Tour (Рис.5)

Рис.5

4) НТК Интурист (Рис.6)

Рис.6

5) Natalie tours (Рис.7)

Рис.7

6) Coral Travel (Рис.8)

Рис.8

Общая структура партнёрского соглашения для турагентств:

1. Предмет договора

2. Обязанности Агентства

3. Обязанности Оператора

4. Содействие продажи

5. Бронирование туров, подтверждение тура и система расчётов

6. Окончание срока действия договора

7. Секретность

8. Защита данных

9. Порядок выплаты комиссионных

10. Заключительная часть договора

[Партнёрское соглашение для турагентств [Электронный ресурс]: Содержание партнерского соглашения – 2014 – Режим доступа: www.snowtrex.ru]

8. Документы для работы с клиентами

Основными документами, остающимися у туристов после совершения покупки остаются:

- договор о туристском обслуживании (контракт) между турфирмой и клиентом;

- турпутевка формы ТУР-1 (в случае, если в фирме не установлена контрольно-кассовая машина) или иного образца при наличии последней;

- в случае необходимости - туристский ваучер;

- проездные документы;

- расписка о получении документов и памятка туриста.

Договор о туристском обслуживании - соглашение между потребителем туристской услуги (туристом) и туроператором или турагентом, реализующим пакет услуг. Договор заключается в письменной форме и содержит существенные условия договора, в том числе достоверную информацию о реализуемом пакете услуг, розничной цене и порядке оплаты, а также определяет взаимные права и обязанности сторон при организации и проведении поездки (путешествия).

Настоящий договор содержит:

1) Предмет договора.

2) Права и обязанности сторон

3) Порядок расчетов

4) Условия отмены поручения и аннулирования туристской поездки

5) Ответственность сторон

6) Транспортные услуги

7) Прочие условия

8) Порядок разрешения споров

9) Срок действия договора

10) Адреса и реквизиты сторон.

Так же к договору о туристском обслуживании должны быть приложения. Например:

Приложение 1: Заявка, которая содержит лист бронирования; информацию о туристах; авиаперелет; размещение по маршруту; трансфер; стоимость тура; дополнительные условия; сумму к оплате и вид платежа.

Приложение 2: Условия, предусматривающие возможность осуществления выплат туристам страхового возмещения по договору страхования ответственности Туроператора.

Приложение 3: Расписка туриста об отказе от страховки от невыезда.

[Ильина Е.Н. Туроперейтинг: организация деятельности: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 256 с.]

Факт передачи туристу заказанного и оплаченного тура оформляется турпутевкой в соответствии с правилами туристической фирмы. При заказе туристом дополнительных туристических услуг, не вошедших в состав тура, оформляется письменное дополнение к договору.

Туристская путевка - письменный акцент оферты туроператора или турагента на продажу пакета услуг, представляющий собой неотъемлемую часть договора на туристское обслуживание, а также документ первичного учета деятельности туроператора или турагента. Путевка, являясь бланком строгой отчетности туроператора на туристского, служит подтверждением факта заключения договора обслуживание и его оплату.

Турпутевка формы ТУР-1 (см. рис.9)

Данная форма путевки используется при расчетах с населением для учета наличных денежных средств без применения контрольно-кассовых машин как бланк строгой отчетности. Бланк путевки заполняется в одном экземпляре и выдается покупателю тура. Отрывной талон остается у туристской фирмы, выдавшей путевку.

Рис.9. Бланк ТУР-1

При заполнении используются следующие обозначения:

ОП - общегражданский паспорт;

ОЗП - общегражданский загранпаспорт;

П - полный пансион (завтрак, обед, ужин);

ПП - полупансион (двухразовое питание);

3 - завтрак;

ОДН (SGL) - размещение в одноместном номере;

ДВМ (DBL) - размещение в двухместном номере;

ТРМ (TRP) - размещение в трехместном номере.

Туристский ваучер. Заполняется в 2-х экземплярах (один остается у туриста, другой остается в Агентстве). Туристский ваучер предъявляется и сдается туристом администратору туркомплекса (Рис.10).

Рис.10. Пример туристского ваучера

Ваучер (туристский ваучер) - документ - распоряжение туроператора своему контрагенту (принимающей стороне) о предоставлении туристу (в соответствии с заключенным договором) туристского обслуживания с гарантией его оплаты последним в установленном порядке. Ваучер содержит полный и конкретный перечень оплаченных туристом услуг, которые должны быть ему предоставлены. На основании ваучера проводится урегулирование взаиморасчетов между принимающей и направляющей сторонами. Форма ваучера определяется указанными выше сторонами. Ваучер устанавливает право туриста на услуги, входящие в турпакет, и подтверждает факт их оказания.

Проездные документы и памятка туристу:

Компания от имени и по поручению Клиента заключает договор перевозки между Клиентом и Перевозчиком путем приобретения авиабилетов к месту туристско-экскурсионного обслуживания и обратно по маршруту, указанному в Заявке.

Компания предупреждает Клиента о необходимости явиться в аэропорт за 3 часа до вылета самолета.

При наличии поручения на бронирование авиабилетов на стыковочный рейс, Компания осуществляет поручение с минимально возможной стыковкой, исходя из наличия билетов в системе бронирования.

Проездные документы на все виды транспорта должны быть выписаны на ту же фамилию, которая указана в паспорте. Надо проверять, чтобы маршрут следования и даты въезда-выезда полностью соответствовали тому, что записано в билетах.

Проездные документы (билеты) устанавливают право на перевозку туриста, сопровождающих его лиц и их багажа и выдаются туристу под роспись. В случае включения услуги по перевозке в состав тура билеты могут быть выданы на основании туристского ваучера, устанавливающего, в частности, право на данную услугу.

Памятка для туриста

Федеральный закон от 24 ноября1996 г. N 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» обязывает турфирму предоставлять клиенту информацию о туре, стране, куда он отправляется, ее обычаях, о правилах поведения на время поездки, необходимых прививках. Такую информацию можно оформить в виде памятки для туриста, которая будет являться приложением к договору (см. рис.11). Необходимо указать в договоре, что к нему прилагается памятка. Тогда в случае судебного разбирательства фирма сможет доказать, что она предоставила клиенту полную информацию о туре.

Рис.11. Пример памятки для туриста

Памятка составляется в произвольной форме. Можно указать следующие пункты:

1. Документы для поездки

2. Правила вылета

3. Правила прилета

4. Язык страны пребывания

5. Обмен валюты

6. Чаевые

7. Заболевание во время поездки

8. Меры предосторожности и некоторые рекомендации

9. Адреса и телефоны российских консульств.

[Федеральный закон от 24 ноября1996 г. N 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации»]