Служебные письма

Письмо – самый распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для

данного вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5. В том случае, если текст письма не превышает семи строк, напечатанный через один межстрочный интервал, письмо оформляется на бланке формата А5. Текст служебного письма должен быть ясным и логичным, кратким. Он строится, как правило, по следующей схеме: введение, в котором объясняют причины составления письма; основная часть, в которой излагается существо вопроса, включая доказательства или опровержения; заключение, в котором формулируется основная цель письма.

В зависимости от содержания письма может иногда изменятся структура изложения текста,

применяться другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим. Текст письма излагается от первого лица множественного числа, например: «Просим предоставить данные об итогах приема на 2000/2001 учебный год».Объем письма не должен превышать двух страниц, и оно должно быть посвящено одному вопросу. В письмах, оформленных на бланках формата А5, отсутствует заголовок В письме, которое составляют в ответ на поступившее в организацию письмо, должен быть

заполнен реквизит 11 «Ссылка на дату и индекс поступившего письма». Служебное письмо, как правило, подписывается руководителем организации или его заместителями, или руководителями тех структурных подразделений, которым представлено право подписи в пределах их компетенции. Имеется много разновидностей служебных писем: информационные, сопроводительные, гарантийные, претензионные, письма – напоминания, письма – извещения, письма – просьбы и др.

Разновидность письма определяется содержанием текста. Некоторые разновидности писем имеют особенности в оформлении. Так, сопроводительные письма всегда имеют реквизит 20 «Отметка о наличии приложения»; гарантийные письма должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером и заверены гербовой печатью; в информационных и рекламных письмах реквизит 14 «Адресат» приводится в обобщенном виде.

Письма можно отправить почтой, электронной почтой, с использованием факса.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или

оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или

материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по

прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за

движением документов и материальных ценностей.

Письма-подтверждения высылается для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них проводят краткое изложение документов и перечень материальных ценностей. Письмо – подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

Договорные письма. Их можно считать разновидностью сопроводительных писем, так как

они подтверждают факт отправки договоров или контрактов.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилие по ее исполнению.

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не

только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.

Информационные письма. Это разновидность письма – извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи референта или секретаря. При большой значимости излагаемых в нем фактов письмо подписывает руководитель организации.

Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографическим способом трафареты, в которых заполняются от руки фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат.

Макет письма приводится на следующей странице.

ДСП (гриф ограничения)

Экз.№ 01

Начальнику налоговой инспекции

И.И. Иванову

454080, г Челябинск,

ул. Студенческая, д.19