Студопедия

Главная страница Случайная страница

Разделы сайта

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ






Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не несут властных предписаний, как распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса – необходимое условие функционирования этой системы. К данной группе можно отнести такие документы как:

- акт

- докладная записка;

- справка;

- служебные письма

- заявление, предложение, жалобы;

- сводка, заключение, отзыв.

При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Так, служебное письмо оформляется на бланке письма, докладная записка, справка, акт – на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Такие документы, как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика, предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги. Документы этой группы отличаются друг от друга структурой изложения, объемом текста. В большинстве своем документы этой группы состоят из одного – двух листов. Как правило, справочно-информационные документы имеют одну подпись, за исключением протокола (две подписи) и акта (подписывается комиссией).

Акты

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Для составления акта приказом назначается комиссия. Акты имеют много разновидностей: акт приемки-передачи оборудования, акт обследования места происшествия, акт списания материальных ценностей и пр.

В заголовочной части документа указываются следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование структурного подразделения предприятия, в котором составлен акт, название документа («Акт»), краткий заголовок к тексту, дата, номер. Краткий заголовок поясняет, о чем сообщает данный акт, например, «Акт инвентаризации наличия денежных средств», «Акт на списание технических средств», «Акт о несчастном случае на производстве», «Акт по поводу опоздания на работу». Некоторые акты требуют утверждения руководителем или другим уполномоченным лицом и заверения печатью, после чего они приобретают юридическую силу. В этом случае в правой стороне заголовочной части располагается гриф утверждения.

По определенным ситуациям, в основном, касающихся финансово-хозяйственной деятельности предприятия, разработаны специальные формы актов. Следить за правильностью составления таких документов – обязанность бухгалтерии. Иногда форма акта может разработана комиссией. В тех случаях, когда надо оперативно зафиксировать какое-то событие (происшествие), акт может быть составлен группой инициативных лиц с привлечением свидетелей.

Как и большинство документов, текст акта содержит вводную и основную часть. Во вводной

части указывается основание составления документа: ссылка на документ, факты и события, устное распоряжение руководителя. Далее приводится состав комиссии в следующем порядке: председатель, его инициалы и фамилия, члены комиссии в алфавитном порядке также с указанием инициалов и фамилий, например:

Комиссия в составе председателя Ю.И. Капранова и членов: П.В. Литвинова, И.Е.Потаповой, А.М. Плотникова составили акт приема-передачи принтера НП LaserJet 4L инв. №415 из отдела рекламы в отдел ДОУ.

Если акт составлен инициативной группой, то вводная часть может быть составлена в такой форме: Мы, нижеподписавшие, В.В. Григорьев, О.С. Ким, З.И. Филимонова, составили акт о факте получения травмы И.М. Спколовой в результате падения на обледеневшем участке улицы.

В основной части акта излагаются цели, подробное описание проведенной работы или

свершившегося события, результаты работы комиссии (выводы, заключения, Акт подписывается членами комиссии в порядке их упоминания во вводной части предложения). В конце текста может быть помещено указание на количество копий документа и их местонахождения. Акт может быть и внешним документом. Тогда дополнительно в документе указывается юридический адрес предприятия.






© 2023 :: MyLektsii.ru :: Мои Лекции
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
Копирование текстов разрешено только с указанием индексируемой ссылки на источник.