Технология обработки табличной информации

Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предпри­ятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов и т. п. Для

хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ).

Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таб­лицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного ро­да диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моде­лировать и оптимизировать решение различных хозяйственных си­туаций и многое другое.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны и вклю­чают:

• создание и редактирование ЭТ;

• оформление и печать ЭТ;

• создание мнототабличных документов, объединенных форму­лами;

• построение диаграмм, их модификацию и решение экономи­ческих задач графическими методами;

• работу с электронными таблицами как с базами данных (сортировка таблиц, выборка данных по запросам);

• создание итоговых и сводных таблиц;

• использование при построении таблиц информации из внеш­них баз данных;

• решение экономических задач типа «что — если» путем под­бора параметров;

• решение оптимизационных задач;

• статистическую обработку данных;

• создание слайд-шоу;

• разработку макрокоманд, настройку среды под потребности пользователя и тд.

Табличные процессоры различаются в основном набором вы­полняемых функций и удобством интерфейса, поэтому целесооб­разно проанализировать лишь широко используемые программные продукты.

Перспективные направления в разработке ЭТ основными фир­мами-разработчиками определяются по-разному.

Фирма Microsoft уделяет первостепенное внимание совершен­ствованию набора функциональных средств Excel. В Excel многие функции разработаны более тщательно, чем в других электронных таблицах. Кроме того, возможность использования массивов в Excel обеспечивает большую гибкость при работе с таблицами.

Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы.

Версия 4.0 пакета Lotus 1-2-3 дополнена Veision Manager для моделирования по принципу «что — если», а версия 5.0 дополнена средствами маршрутизации и связи с Notes, что позволяет создать приложения в других пакетах. Lotus 1-2-3 имеет ряд сильных сто­рон, к которым можно отнести простоту создания и редактирова­ния графиков, а также наиболее логичную структуру трехмерных таблиц. Предусматривается также совершенствование групповой работы с таблицами: использование Team Consolidate предоставит возможность группе пользователей редактировать копии ЭТ, а за­тем их объединять. В версию пакета для Windows 95 будет включен язык программирования Lotus Script.

Пакет Quattro Pro в результате тестирования получил достаточ­но высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания. Наиболее привлекательными ока­зались возможности сортировки данных (которые хорошо реализо­ваны и в Excel), а также удобство эксплуатации. В то же время от­мечались сложности при освоении графических возможностей Quattro Pro, недостаточный объем справочной информации.

Ситуация, сложившаяся к настоящему времени на рынке ЭТ, характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft — 80% всех пользователей ЭТ предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж — Lotus 1-2-3, а затем Quattro Pro.

Электронные таблицы состоят из столбцов и строк. Для обо­значения строк используется цифровая нумерация, столбцов - бу-квенно-цифровые индексы (номера). Количество строк и столбцов в разных ЭТ различно, например, в табличном процессоре Excel 256 столбцов и более 16 тысяч строк. Место пересечения столбца и строки называется ячейкой или клеткой. Каждая ячейка имеет свой уникальный идентификатор (адрес), состоящий из имени столбца и номера строки, например А28, В45 и т.п. ЭТ могут со­держать несколько рабочих бланков, которые объединяются в один файл и носят название рабочей книги. В книгу можно поместить несколько различных типов документов, например рабочий лист с ЭТ, лист диаграмм, лист макросов и т.п.

В ЭТ можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок. Имена ячеек в блоках разделяются двоеточием (:), например блок А1: В4 включает в себя ячейки А1, А2, A3, А4, В1, В2, ВЗ и В4. С блоками ячеек в основ­ном выполняются операции копирования, вставки и т.п. Адреса используются в формулах как ссылки на оп­ределенные клетки. Таким образом, введенные один раз значения можно многократно и в любом месте таблицы, книги использовать без повторного набора. Соответственно при изменении значения клетки автоматически произойдут изменения в тех формулах, в ко­торых содержатся ссылки на данную клетку.

Технология работы с табличным документом аналогична про­цедурам подготовки текстовых документов: редактируемый отчет в виде таблицы выводится на экран, и пользователь может в диало­говом режиме вносить в него свои изменения (т.е. редактировать содержимое клеток ЭТ). Все внесенные изменения сразу же ото­бражаются на экране компьютера.

В клетки ЭТ могут быть введены текст, цифры и формулы. Во всех табличных процессорах существуют синтаксические соглаше­ния, позволяющие отличить формульно-цифровую информацию от текстовой, которых должен придерживаться пользователь, если хо­чет добиться правильных результатов. Обычно синтаксические правила интуитивно понятны и легко запоминаются (например, для задания текстовой информации ей должны предшествовать ка­вычки и т.п.).

Формула — это выражение, состоящее из числовых величин и арифметических операций. Кроме числовых величин, в формулу могу] входить в качестве документов адреса ячеек, функции и другие фор­мулы. Пример формулы: =А5/Н8-12. В ячейке, в которой находится формула, виден только результат вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке ввода, когда данная ячейка станет активной.

Функции представляют собой запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто встречающиеся последовательности вычислений. Например, функция автосуммирования может быть представлена следующим образом: =СУММ(А1А4).

В Microsoft Excel можно работать с четырьмя основными типа­ми документов: электронной таблицей (в Exel ЭТ называется рабо­чим бланком), рабочей книгой, диаграммой, макротаблицей.

Рабочий бланк служит для организации и анализа данных. Одно­временно на нескольких бланках данные можно вводить, править, производить с ними вычисления. В книгу можно вставил» листы диа­грамм для графического представления данных и модули для создания и хранения макросов, используемых при хранении специальных задач.

Рабочая книга представляет собой электронный эквивалент папки-скоросшивателя. Книга состоит из листов, имена которых выводятся автоматизированные информационные технологии в экономике

на ярлыках в нижней части экрана. По умолчанию книга открывает­ся с 16 рабочими листами — Лист1, Лист2,...., Лист16, однако их чис­ло можно увеличить или уменьшить. В книгу можно поместить не­сколько различных типов документов, например рабочий лист с элек­тронной таблицей, лист диаграмм, лист макросов и т. п.

Диаграмма представляет собой графическое изображение связей между числами ЭТ. Она позволяет показать количественное соот­ношение между сопоставляемыми величинами.

Макротаблица (макрос) — это последовательность команд, ко­торую приходится постоянно выполнять пользователю в повсе­дневной работе. Макросы позволяют автоматизировать часто встречающиеся операции.

Любая ЭТ состоит из следующих элементов: заголовка таблицы;

заголовка столбцов (шапки таблицы); информационной части (исходных и выходных данных, расположенных в соответствующих ячейках).

Процесс проектирования ЭТ состоит из следующих этапов:

• формирования заголовка ЭТ;

• ввода названий граф документа;

• ввода исходных данных;

• ввода расчетных формул;

• форматирования ЭТ с целью придания ей профессионального вида;

• подготовки к печати и ее печать.

При необходимости ЭТ могут сопровождаться различными по­яснительными комментариями и диаграммами.

Excel предоставляет большой набор возможностей по графиче­скому представлению данных. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов).

Диаграммы можно строить либо на рабочем бланке таблицы, либо на новом рабочем бланке. Создать диаграмму в Excel можно по шагам с помощью Мастера диаграмм, вызов которого осущест­вляется с панели инструментов диаграмм.

При использовании Мастера диаграмм можно просмотреть лю­бой тип диаграммы и выбрать наиболее удачный для данной таб­лицы. Включенная в рабочий бланк диаграмма может находиться в одном из трех режимов;

• просмотра, когда диаграмма выделена по периметру прямо­угольником;

• перемещения, изменения размера и удаления, когда диаграм­ма по периметру выделена прямоугольником с маленькими квадратиками;

• редактирования, когда диаграмма выделена по периметру си­ним цветом или выделен синим цветом заголовок.

Представление данных в виде диаграмм позволяет наглядно представить числовые данные и осуществлять их анализ по не­скольким направлениям.