Смета затрат на проект

Смысл составления сметы – ответ на вопрос, в каком соотношении находятся между собой расходы и доходы. Планирование издержек потребуется и для разработки финансового плана проекта, и для контроля за нарастающими расходами.

Смета проекта (бюджет его) необходима для того, чтобы:

• включить издержки проекта в общий бюджет организации или его подразделения;

• решить, осуществлять ли проект вообще;

• иметь возможность оценить альтернативные решения;

• определить цену желаниям заказчика;

• разработать объективную стратегию поведения “про запас».

Анализ отклонений

Анализ отклонений предусматривает сравнение трудовых или финансовых средств, заложенных в проект, с фактически полученными результатами за определенный период. Отклонение представляет собой разницу между плановыми и фактическими показателями.

Если наметилось отставание в графике работ, причины могут быть следующими:

• трудозатрат меньше, чем планировалось;

• трудоемкость работ больше ожидаемой;

• исполнители завышают объем работ;

• обнаружились неучтенные в плане работы;

• квалификация или навыки исполнителей не соответствуют требованиям;

• данные по отработанному времени недостоверны.

Поняв причины отклонений от плана, по возможности, надо принять меры по устранению этих причин.

Раздел 5. Осуществление планов на стадии исполнения проектов

Планирование и контроль

Бюджет проекта разрабатывается в несколько этапов:

~ Приблизительная оценка затрат в порядке убывания. Цель первоначальной оценки - определить целесообразность проведения работ проекта. Часто приходится исходить из суммы, которую выделяют на проект. Поэтому оцениваются только основные статьи расходов. В сущности, годовые и перспективные планы содержат приблизительные оценки бюджетов, а не точные, как хотелось бы многим.

~ Детальная проработка бюджета. Это расчет затрат по всем работам проекта на основе структурной схемы работ.

~ Полный и утвержденный бюджет проекта. Разработанный с учетом всех расходов бюджет проекта, который утвержден руководством организации.

На стадии исполнения проекта осуществляются следующие действия:

· оценка выполнения задач в соответствии с намеченным планом;

· постоянное сопоставление проводимых работ с утвержденным планом;

· выявление и решение возникающих проблем.

Одним из заметных направлений в бизнесе в последнее время стало стремление к реконструкции и модернизации. Это позволяет снизить затраты, обеспечить экономию времени, повысить качество продукции.

Способов оценки успеха в бизнесе много. Для компаний, осуществляющих модернизацию своего производства, проблемой часто является использование при этом устаревших способов оценки. Например, многие компании до сих пор ориентируются, главным образом, на стратегию экономии масштабов. Такая стратегия предполагает сокращение производственных затрат за счет увеличения объемов производства. Однако использование только такой стратегии в современных условиях уже недостаточно.

Планирование завершения проекта

Одним из признаков, отличающих проект от других поручений, является наличие у него завершения — точки во времени, когда все связанные с ним работы сделаны и результаты достигнуты.

Без основательной оценки того, чего удалось достичь, не определить, насколько верно проект был задуман, спланирован и воплощен в жизнь. Работникам, выполнявшим работы проекта, тоже следует дать возможность почувствовать, что у них все получилось.

На завершающей стадии следует:

~ довести до конца все работы проекта;

~ завершить все административные мероприятия по проекту;

~ принять меры к тому, чтобы проект оставил свой след в жизни и карьере его участников.

Условиями окончания проекта следует считать:

~ отсутствие незавершенных работ;

~ все выполненные работы согласованы и утверждены;

~ поставленные задачи выполнены, намеченные цели достигнуты.

Оценка результатов проекта

Завершение любого проекта следует оформить, независимо от того, достигнуты ли цели или нет, потому что опыт на будущее получит только тот, кто может признать как положительные, так и отрицательные результаты.

Является ли, к примеру, удачей проект, если сотрудники наотрез отказываются участвовать в подобных начи­наниях в будущем? Или является таким уж неудачным проект, если нереальность поставленных целей стала очевидной уже спустя несколько недель, но в вопросе о необходимости прекращения работ все стороны смогли прийти к согласию?

Проверка результатов проекта

Следует рассмотреть весь ход работ над проектом и проверить, были ли достигнуты цели (качество, бюджет, сроки).

Проверка продукта может быть проведена лишь спус­тя некоторое время. Например, в случае разработан­ного программного обеспечения спустя примерно три — шесть месяцев после того, как заказчик полу­чил систему.

В заключительной проверке необходимо проверить следующие моменты:

Сроки. Сравнение плановых и реальных показателей, анализ отклонений. Почему сроки были сдвинуты? Какие были типичные причины задержек?

Штат. Оценка ресурсов. Где были уязвимые места? Какие из них были типичны и могут быть учтены в будущих проектах? С чем были связаны проблемы (управление, полномочия, сотрудничество, распределение задач, период после проекта, конфликты)?

Издержки. Каковы реальные издержки? Какие факторы обусловили превышение издержек?