Телефонограма

Телефонограма - узагальнююча назва різних за змістом документів, які виділяються у зв‘язку з особливим способом передачі тексту, передається в усній формі по каналах телефонного зв‘язку та записується (друкується) тим, хто одержує документ.

Телефонограми використовуються для оперативної передачі інформаційних повідомлень службового характеру (повідомлення, запрошення та ін.).

Обов‘язковими реквізитами телефонограми є: вихідний реєстраційний номер телефонограми, що відправляється; найменування посади, прізвище, ім‘я, по батькові особи, яка відправляє телефонограму; підпис особи, яка приймає телефонограму; вхідний реєстраційний номер отриманої телефонограми.

У тексті телефонограми не повинно бути більше 50 слів, при цьому не слід вживати складні обороти та слова, які важко промовляти.

Телефонограми складаються в одному примірнику та підписуються керівником чи відповідальним виконавцем. Якщо телефонограма передається кільком адресатам, до неї додається список організацій та установ, до яких її відправляють, та номери телефонів, за якими вона має бути передана.

Електронне повідомлення

Електронне повідомлення - документ, який передається електронною поштою по системі зв‘язку між ЕОМ, який отримують у вигляді відеограми на екрані монітора (телетекст) чи у вигляді копії на папері, надрукованої на принтері (машинограма).

Кожному абоненту електронної пошти виділяється індивідуальна “поштова скринька” (область пам‘яті ЕОМ), якій присвоюється код

користувача. Обмін електронними повідомленнями здійснюється через ці поштові скриньки.

Електронне повідомлення складається з адреси (чи кількох адрес тих, хто отримує повідомлення); заголовка, який містить службову інформацію; тексту. Адреса в системі електронної пошти складається з імені електронної поштової скриньки (яке часто співпадає з реєстраційним іменем користувача) та домену, який описує місце (комп‘ютер, локальну систему), де ця електронна скринька знаходиться. Ім‘я та домен розділяються знаком “@”. Домен, в свою чергу, складається з кількох піддоменів, які розділяються крапками. Останній піддомен - це код країни з двох букв, або організації у межах країни.

План

План робіт - документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати, керівників та конкретних виконавців.

Під загальною назвою „план” об'єднається далеко не однакова за призначенням, тематикою, обсягом і практичним значенням інформація, починаючи від плану проведення одного заходу й закінчуючи планами роботи на тиждень, місяць, квартал, півріччя, рік тощо.

Надзвичайно важливим для цього документа є рубрикація. Тобто, правильний поділ плану на співмірні частини; дотримання однотипного способу викладу всіх пунктів плану; точність і чіткість формулювань.

Плани робіт поділяють на наступні групи:

- перспективні (розраховані на кілька років);

- річні;

- піврічні;

- квартальні;

- місячні;

- тижневі;

- денні.

Плани робіт можуть мати як текстову форму, так і табличну. У практичному користуванні більш зручною вважається таблична форма.

Основними реквізитами плану робіт є: гриф затвердження (плани робіт можуть бути затверджені безпосередньо керівником установи, а можуть затверджуватися розпорядчим документом керівника установи); назва виду документа із зазначенням періоду, на який його складено (наприклад, план роботи головного управління Пенсійного фонду України в Черкаській області на ІІ півріччя 2005 року); назва структурного підрозділу або посади та прізвища працівника, робота якого планується (наприклад, план роботи на вересень 2005 року Вєтрова Василя Васильовича, головного спеціаліста управління справами головного управління Пенсійного фонду України в Черкаській області); номер запису за порядком; прізвище виконавця; термін виконання; відмітка про виконання (даний реквізит є обов’язковим, який проставляється після виконання заходу, що зазначений у плані робіт).

Службові плани робіт підписуються посадовими особами, що відповідають за їх виконання та затверджуються керівником установи; індивідуальні плани робіт підписуються особою, що їх складає та затверджуються безпосереднім керівником (наприклад, план складено головним спеціалістом організаційного відділу - підпис цього спеціаліста, а затвердження керівником організаційного відділу).

5.8. Звіт

Звіт - це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого тощо.

Звіт - це документ, що містить відомості про виконання плану, завдання, доручення, підготовку або проведення заходів; адресований вищій установі чи посадовій особі.

Звіт - це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи.

На нашу думку звіт - це вид управлінського документа, який містить узагальнену інформацію про результати проведеного аналізу (дослідження) діяльності за яким-небудь напрямком (тематичним чи за визначений проміжок часу).

Якщо розглянути цей вид документа у документаційному аспекті, то можна визначити наступні реквізити, що йому притаманні. До обов'язкових реквізитів звіту можна віднести:

• найменування виду документа;

• назва установи чи структурного підрозділу, що складав звіт;

• текст;

• підписи;

• дата.

Окремі види звітів мають додаткові реквізити, такі як погодження чи затвердження.

Залежно від характеру проведеного дослідження звіти можуть бути як простими, так і складними. Розрізняють також статистичні, текстові та змішані звіти.

Змішана форма звіту - це текс до якого включені статистичні таблиці. Статистичні звіти мають у своєму складі табличні форми, до яких зводять статистичні періодичні дані, що відображають ступінь виконання завдань, доручень за якийсь визначений проміжок часу.

Звіти складаються відповідно до напрямків проведення чи виконання роботи: щомісяця, щокварталу тощо. Вони можуть бути як періодичними, так і разовими чи постійними.

У звіті про цілковите або часткове проведення якоїсь роботи необхідно вказати причини, що сприяли неповному проведенню даної роботи, пропозиції подальшої роботи із зазначенням того, що можна зробити самостійно, а в чому потрібна допомога інших структурних підрозділів. Звіт має інформувати відповідно до ситуації, наскільки досягнуто результату, яка вірогідність того, що відбудеться позитивний результат, чому проблему не вирішено зовсім, які заходи необхідно вжити тощо.

Іноді у звітах, невиконання поставлених завдань, пояснюється недоліками в роботі інших співробітників чи структурних підрозділів. І ось тут, керівник повинен створити такий механізм, який дав би змогу встановлювати справжні причини невиконання завдань, забезпечував би відповідальність конкретних працівників за наслідками їхньої діяльності.

Питання для самоконтролю:

1. Яке місце в управлінській діяльності займає довідково-інформаційна система документації?

2. Визначити в яких випадках акти підлягають затвердженню, а й яких ні.

3. Визначити в яких випадках складаються доповідні записки, а й яких пояснювальні.

Тестові завдання до змістового модулю 3

1. Акт – це:

а) офіційний документ, складений для підтвердження встановлених фактів;

б) це документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень по них на зборах, засіданнях, нарадах, конференціях, ділових зустрічах, а також документ, який складається офіційною особою для засвідчення якогось факту;

в) службовий документ - що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого і т. д.

г) немає правильної відповіді.

2. У скількох примірниках складають акт?

а) 1

б) 2

в) 3

г) 4

3. До довідково-інформаційних документів відносять:

а) заява, автобіографія, особовий листок з обліку кадрів;

б) акт, протокол, довідка, службові листи, факс, огляд;

в) статут організації, положення організації, посадові інструкції працівників;

г) усі відповіді правильні.

4. Протокол – це:

а) це документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень по них на зборах, засіданнях, нарадах, конференціях, ділових зустрічах, а також документ, який складається офіційною особою для засвідчення якогось факту;

б) документ, який встановлюють (змінюють, припиняють) зобов'язання сторін у сфері господарської і комерційної діяльності;

в) група різних за назвою документів, які регламентують діяльність організації, її структурних підрозділів і посадових осіб, закріплюють за ними функції, обов′ язки та права на тривалий час;

г) відповіді а і б правильні.

5. На які 3 групи можна поділити протоколи за обсягом фіксованих даних?

а) стислі, повні, стенографічні;

б) об’ємні, регулярні, текстові;

в) повні, короткострокові, періодичні;

г) відповіді б і в правильні.

6. Вставте пропущені слова.

Слова ______, ________, ________ треба писати в протоколі (або друкувати) великими літерами з нового рядка для того, щоб їх було виділено.

7. Довідка – це:

а) це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій;

б) це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів;

в) це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку;

г) немає правильної відповіді.

8) Пояснювальна записка – це:

а) службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого і т. д.;

б) це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) чи причини якихось подій, фактів тощо.

в) це службовий документ із записом ходу обговорення питань та рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів. Протокол ведуть під час засідання колегіального органу;

г) немає правильної відповіді.

9. Вставте пропущені слова.

Доповідні записки можуть готуватися як із власної ініціативи, так і за _________.

10. Скільки років зберігаються доповідні записки з основних питань діяльності підприємства?

а) 5 років;

б) 7 років;

в) 3 роки;

г) 10 років.

11. Якого виду службового листа не існує?

а) інформаційні

б) запрошення

в) рекламні

г) масові.

12. Листи-нагадування – це:

а) це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань (зобов’язань), проведення заходив і необхідність у наслідок цього вжити відповідних заходив;

б) це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт, наприклад одержання переказів, цінних паперів тощо;

в) це таки службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа;

г) це таки службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах.

13. Вставте пропущене слово.

Текст телексу не повинен починатися та закінчуватися ______, оскільки на початку тексту-відповіді зазначається індекс документа, на який дається відповідь, а в кінці тексту зазначається його вихідний номер.

14. Звіт – це:

а) це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого тощо;

б) це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи;

в) документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати, керівників та конкретних виконавців;

г) відповіді а і б правильні.

ЗМІСТОВНИЙ МОДУЛЬ 5.

СИСТЕМА КАДРОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

Тема 7. Система кадрової документації

7.1. Документація з особового складу як головна система, яка утворюється кадровою службою в ході реалізації функції обліку кадрів

Розпорядча діяльність органів управління містить в собі підбір кадрів, прийняття на роботу, переведення (переміщення) або звільнення громадян. Відповідно до цього утворюється ряд документів, які необхідні громадянам при здійснені ними права на працю. Ці питання вирішуються у відділах кадрів підприємств, установ та організацій.

У перекладі з французької термін “кадри” означає професіонали, які займаються тією чи іншою спеціальністю, працею у тій чи іншій системі, галузі, на тому чи іншому підприємстві.

Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу установи з питань прийняття, переведення, звільнення, обліку працівників, їх заохочень тощо.

7.2. Основні групи документів з особового складу. Значення документації з особового складу

Документи, які утворюються при прийнятті на роботу, переведенні (переміщенні) або звільненні працівників, надання відпустки, заохочення відносяться до групи документів з особового складу. Документація з особового складу - значний масив документів, що утворюються і ведуться на підприємстві. Документація з о/с займає особливе місце серед інших документів підприємства. Специфіка даної документації визначається в першу чергу значимістю інформації, що міститься в цих документах: вона стосується реалізації громадянських прав на освіту, працю, пенсійне забезпечення та ін. Документацію з особового складу виділяють в окрему групу і ведуть з дотриманням спеціальних правил і вимог.

Документація з о/с на окремого працівника ведеться з моменту зарахування його на дане підприємство.

У загальному масиві документації з о/с можна виділити кілька груп:

- документи особового походження (заява, автобіографія, кадрова анкета, особовий листок з обліку кадрів, що заповнює сам працівник);

- офіційні документи з обліку кадрів (особова картка, особова справа, алфавітна та штатно-посадова книги);

- розпорядчі документи, які фіксують управлінські дії щодо прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання відпусток та ін.;

- документи, що підтверджують трудову діяльність працівника (трудова книжка).

До розпорядчих документів по особовому складу належать накази (розпорядження) керівника підприємства:

- про прийняття, переведення і звільнення працівників;

- про заохочення і стягнення;

- про зміни, що стосуються особистості працівника (зміна прізвища, найменування посади, заміщення посади за штатним розкладом та ін.).

Також до документів по особовому складу відносять анкети, доручення, розписки.

АНКЕТА – це аркуш із низкою питань, який пропонують заповнити особі, щоб дістати потрібні відомості про неї.

Анкети заповнюють, коли влаштовуються на роботу, оформлюють документи на виїзд для роботи за кордоном або коли оформлюють внутрішній та закордонний паспорти та ін.

До анкетних форм належить ОСОБОВИЙ ЛИСТОК З ОБЛІКУ КАДРІВ, який заповнюють влаштовуючись на роботу.

Відповідати на запитання анкети треба розбірливо, чітко (одним словом „так” або „ні” відповідають лише тоді, коли цього вимагає анкета); не дозволяється робити прочерки замість слів „ні”, „не був”, „не обирався” й ін., в разі негативної відповіді.

Відомості, що сталися після заповнення особового листка, фіксують у ДОПОВНЕННЯХ ДО ОСОБОВОГО ЛИСТКА З ОБЛІКУ КАДРІВ.

ДОРУЧЕННЯ – це документ, що видається підприємством (або приватною особою) другій особі для подання в інше підприємство (або третій особі), в якому визначається повноваження другої особи під час здійснення зазначених у документі юридичних дій, наприклад одержання грошей або матеріальних цінностей, підписання договорів тощо.

Доручення бувають:

1. Офіційні – видаються представникові підприємства для виконання дій від імені підприємства. Їх видають під розписку особі, на яку вони оформлені.

2. Особисті – видаються фізичною особою, яка передає свої права іншій (право на отримання заробітної плати, поштового переказу та ін.). Оформляють їх від руки або машинописним способом на чистому аркуші паперу. Особисті доручення засвідчуються нотаріусом або вповноваженою особою підприємства, де працює чи навчається довіритель. Обов’язковою умовою правомірності особистого доручення є наявність підпису службової особи і печатка установи, яка засвідчує підпис довірителя.

Виправлення чи стирання в дорученнях категорично забороняються.

РОЗПИСКА – це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце (передача чи отримання документів, товарів, грошей, матеріальних цінностей).

Складають розписку у довільній формі на чистому аркуші паперу здебільшого від руки або машинописним способом.

До розписки входять такі реквізити:

- Назва виду документа (РОЗПИСКА)

- П.І.Б. того, хто дає розписку

- Посада автора в разі потреби

- П.І.Б. того, кому дається розписка

- У чому конкретно дано розписку (обов’язково слід зазначити точне найменування матеріальних цінностей, предметів, суму грошей)

- Дата оформлення розписки

- Підпис автора

Якщо передаються суми грошей, у розписці вказують адресу, номер і серію паспорта того, хто їх отримує. Грошові суми пишуться словами, а в дужках цифрами: наприклад, в сумі шість тисяч триста сорок (6340) гривень. Підпис особи, що дає розписку засвідчується нотаріально. Розписка пишеться лише в одному примірнику, ніякі виправлення в ній не допускаються.