Электронный документооборот в концепции электронного правительства

Приоритетным направлением формирования электронного правительства является максимально возможный перевод документооборота и информационного взаимодействия органов государственной власти в электронную форму. Использование электронного документооборота призвано обеспечить эффективное информационное взаимодействие органов власти, что должно повысить качество государственного управления и создать основу для повышения оперативности предоставления и качества государственных услуг.

По данным исследований, 30% времени сотрудников крупных организаций тратится на поиски и согласование документов, 6% бумажных документов безвозвратно теряются, каждый внутренний документ копируется до 20 раз. Переход к электронному документообороту позволяет ускорить и повысить прозрачность движения документов, гарантировать их своевременное рассмотрение, повысить оперативность и обоснованность принимаемых решений, уменьшить при этом количество рутинных операций.

Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для автоматизации работы с документами неуклонно растет. Что, в общем - то и не удивительно, поскольку для внедрения электронного документооборота в первую очередь важна его технологическая основа, то есть обеспечение работников ПК. Рынок систем уп­равления документооборотом в нашей стране представлен программными решениями, как российских разработчиков на базе приложений иностранных компаний и на базе собственных разработок, так и несколькими иностранными производителя­ми. Отечественный софт луч­шим образом учитывает специ­фику российского документо­оборота, нежели программное обеспечение иностранных про­изводителей, и дело здесь не в патриотизме, а в несколько дру­гих принципах построения за­падного документооборота, а так же в многообразии сущест­вующих стандартов в различных странах. Вот некоторые из наиболее известных систем электронного документооборота:

1. CompanyMedia, разработчик – компания Интер Траст [7]

Система CompanyMedia состоит из нескольких программных продуктов, которые можно использо­вать независимо друг от друга. Система предназначена для ведения электронно­го документооборота, информационной поддержки организационно-распорядительной и производ­ственно-хозяйственной деятельности.

2. Система БОСС-Референт, разработчик - компания АйТи [8]

Система разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти. Система имеет сертификат соответствия ГСДОУ, а ее разработчик, компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001, удостоверяющий систему «…менеджмента качества сертифицированной компании применительно к проектированию, разработке, производству и обслуживанию программных средств для обработки документов и решения организационно-экономических задач…» Система БОСС-Референт, построенная на платформе IBM Lotus Domino/Notes, занимает лидирующие позиции на отечественном рынке.

3. Optima Workflow, разработчик - компания Оптима [9]

Система Optima Workflow предназначена для управления процессами создания, обработки, ти­ражирования и хранения документов или иных ин­формационных объектов, а также для автоматиза­ции основных процедур современного делопроиз­водства и организации документооборота. В сос­тав системы Optima Workflow входят пять програм­мных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимос­ти от методов организации процессов документо­оборота и создания рабочих мест пользователей.

4. Documentum, разработчик – компания Documentum Servicies [10]

Система Documentum по функционалу и стоимости можно сравнить с базовым программным обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти систе­мы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота.

6. ДЕЛО, разработчик – компания Электронные Офисные системы [11]

Система «ДЕЛО» разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. «Сертификат Наивысшего Качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «ДЕЛО», и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение системы и отсутствие проблем с ее дальнейшей эксплуатацией.

7. Гран-Док, разработчик - Государственное научно-производственное предприятие «Гранит-Центр» [12]

«Гран-Док» - специализированная система автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления, работающих в соответствии с требованиями и стандартами Российского делопроизводства. Система «Гран-Док» успешно прошла сертификационные испытания во ВНИИНМАШ, где было подтверждено полное соответствие системы требованиям нормативных документов. Система имеет сертификат ГОССТАНДАРТА РОССИИ №РОСС RU.ME. 20.H00409 и экспертное заключение Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, в котором отмечено ее высокое качество.

8. ЕВФРАТ-Документооборот разработчик – компания Cognitive Technologies [13]

С помощью этой системы можно полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. В системе поддерживается параллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение заданий друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле " Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.

9. PayDox, разработчик – компания Interface Ltd. [14]

PayDox - система управления корпоративными документами. Система имеет расширенные возмож­ности в части работы с финансовыми, платежными документами, что делает ее особенно удобной в орга­низациях банковской, торговой сферы, для промыш­ленных предприятий и аналогичных организаций.

Программа построена полностью на Интернет-технологиях. Развитые встроенные средства за­щиты данных обеспечивают безопасность рабо­ты. Работа с программой осуществляется через web-браузер, например Internet Explorer, который имеется на каждом компьютере. Практически поль­зователям не надо осваивать новую программу, новый интерфейс - они продолжают работать с привычным программным обеспечением Microsoft - MS Internet Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook Express.

10. ESCOM.DOC, разработчик - ЗАО «Евроменеджмент» [15]

Автоматизированная система электронного документооборота и процессного управления ESCOM.DOC - готовое и высокоэффективное решение для автоматизации потоков документов и контроля исполнения документов, заданий и поручений. Система обладает универсальными и простыми в использовании средствами настройки и конфигурирования, которые позволяют специалистам IT служб и служб делопроизводства предприятия самостоятельной осуществлять адаптацию и масштабирование системы.

11. " Кодекс: Документооборот", разработчик ГП " Центр компьютерных разработок" [16]

Система " Кодекс: Документооборот" - это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и других организациях. Система " Кодекс: Документооборот" ориентирована на стандарты и практику Российского делопроизводства и основана на опыте внедрения в подразделениях делопроизводства в органах государственной власти и других организациях.

Одной из особенностей отечественного делопроизводства является разделение должностных функций по работе с документами между руководителями и делопроизводителями. Более того, в подразделениях делопроизводства также существует разделение труда, обычно построенное на работе определенных сотрудников с определенными документопотоками. Структура подсистем " Кодекс: Документооборот" полностью перекрывает это функциональное распределение работ с документами в соответствии с документопотоками. Система " Кодекс: Документооборот" может внедряться как вся в целом, так и отдельными составными частями. Функциональный состав и количество рабочих мест определяется в соответствии с производственной необходимостью и финансовыми возможностями организации. Доступ к документам в системе " Кодекс: Документооборот" возможен с использованием Internet/Intranet технологий. Пользователь, имеющий необходимые права доступа может работать с документами на своем рабочем месте, используя стандартный Интернет-браузер.

Электронный документооборот должен быть аналогичен бумажному (традиционному) документообороту в плане его организации и законности. И тут же опять всплывает проблема подтверждения подлинности электронных документов, что бы не говорили об улучшении в этой сфере и плюсах использования ЭЦП, в настоящем ее виде, ясно одно организации не спешат ее использовать, доверяя проверенной рукописной. Органы власти в соответствии с программой электронного правительства, обязаны будет вести электронный документооборот и подписывать все документы ЭЦП. Но государство живет не в вакууме, и все общественные институты находятся в взаимодействии с другими. Следовательно, полный электронный документооборот не наступит в ближайшем обозримом будущем, какие бы программы и законы не принимались. Невозможно все предприятия перевести на электронный документооборот, и снабдить всех граждан ЭЦП. Органы власти будут использовать электронный документооборот только в своей среде. А с внешней средой взаимодействие будет продолжаться как и раньше.

Заключение

Федеральная целевая программа «Электронная Россия» (2002-2010гг.), в процессе реализации претерпела существенные изменения. От реализации задач в сфере повышения эффективности функционирования экономики, государственного управления и местного самоуправления за счет внедрения и массового распределения ИКТ, создания технологических предпосылок для развития гражданского общества за счет обеспечения прав на свободный доступ к информации, расширения подготовки специалистов по информационным технологиям и квалифицированных пользователей перешла к реализации задач в сфере повышения качества и эффективности государственного управления на основе организации межведомственного информационного обмена и обеспечение эффективного использования органами государственной власти информационных и коммуникационных технологий, расширения возможности доступа граждан к информации для реализации своих конституционных прав. Основным направлением программы стало построение электронного правительства.

В процессе проведенного исследования были выявлены следующие проблемы:

–несовершенство законодательства, которое проявляется в отсутствии его комплексности;

-цифровое неравенство;

-большое географическое пространство;

-параллельный ход административной реформы и программы «Электронная Россия», что замедляет процесс их внедрения, так как согласование занимает слишком много времени и зачастую они дублируют друг друга;

-использование электронного документооборота в органах государственной власти, начиная от обучения сотрудников и внедрения программных продуктов и заканчивая сохранением электронной информации;

-ведомственная несогласованность;

-проблема раскрытия государственной информации не позволяет реализоваться принципу открытости государственного управления;

-недостаточное финансирование программы;

-информационная безопасность и защита информации;

-отсутствием единого подхода при разработке программно - аппаратных комплексов.

В последнее время совершен технологический прорыв, но, по-прежнему, сохраняется неравенство в доступе к информации и информационно-коммуникационным технологиям различных групп населения и регионов. Или так называемое «цифровое неравенство», которое все более превращается в фактор, тормозящий социально-экономическое развитие общества.

На данный момент можно сказать, что программа «Электронная Россия» внедряется в жизнь с учетом реалий каждого региона и на ее основе создаются свои региональные программы. Необходимо применение комплексного подхода, а то получается так, что каждый регион внедряет ИКТ, но они зачастую несовместимы друг с другом.

Предлагаемые меры распространяются как на региональные и федеральные органы власти, так и на местные органы власти и в этом плане направлены на преодоление проблемы «цифрового неравенства».

Одно ясно, что вхождение России в информационное общество процесс длительный и проблемный, а повышение качества государственного управления, для чего собственно и служит программа, возможно, но требует не столько технологических подходов, а скорее изменения мировоззрения населения на государство, осознания того, что оно тоже может принимать участие в управлении страной и реализовывать свои гражданские и конституционные права посредством использования ИКТ.