Количественный и качественный анализ системы документооборота АТП

Включает - следующие разделы:

- предварительное ознакомление с подразделениями, их штатным расписанием, личным составом, организационными структурами;

- описание функций подразделений;

- сбор документов, анализ их содержания, заполнение форм обследования;

- предварительная обработка полученных данных;

- определение используемых технических средств и каналов связи;

- определение трудоемкости обработки информации;

Сбор документов и анализ их содержания разделяют на две стадии. Первая стадия - качественный анализ документов, который позволяет установить перечень решаемых задач и методы формирования документов, т.е. данные, которые необходимы подразделениям обследуемой организации для работы и основные направления движения информации. Вторая стадия - количественный анализ, т.е. определение объемов информации.

Анализ информации позволяет:

- уточнить схему существующей административной и функциональной структуры органов управления автомобильным транспортом и роль каждого подразделения в комплексе решаемых задач;

- построить схему информационных связей органов управления автомобильным транспортом между собой и внешними организациями;

- выявить подразделения и внешние организации, с которыми взаимодействует обследуемое подразделение;

- изучить процессы формирования и маршруты движения документов;

- составить перечень документации, поступающей и разрабатываемой в организации;

- построить логическую схему поэтапной обработки данных;

- выявить назначение форм документов, их количество и периодичность составления.

Важным этапом этого этапа является разработка перечня задач, решение которых дало бы возможность проанализировать управляющую систему и определить целесообразность ее автоматизации. После определения состава автоматизируемых задач оценивают трудоемкость и периодичность их решения и записывают: перечень задач по функциям управления (табл. 1.7), сведения об объемах используемой информации (табл. 1.8), а укрупненные результаты анализа решаемых задач сводят в таблицу 1.9, где функции управления даны по направлениям деятельности обследуемого объекта, а на пересечении строк и столбцов указывается число решаемых задач.

Таблица 1.7

Перечень задач по функциям управления

Таблица 1.8

Объемы используемых документов

Таблица 1.9

Результаты анализа

Дальнейший анализ сводится к распределению документов по месту их формирования. Для этого все документы делят на внутренние и внешние. К внутренним относят те, которые разрабатывают в подразделениях автотранспортного предприятия, к внешним - поступающие извне. Отдельно выделяют группы документов, направляемых во внешние организации. Количество документов по каждой группе сводят в форме табл. 1.10.

Таблица 1.10

Количество документов по группам

Группировку документов по их образованию и по степени использования производят в табл. 1.11 и 1.12.

Таблица 1.11

Группировка документов по их образованию

Таблица 1.12

Группировка документов по степени использования