Подготовка электронного документа

Документ - информационное образование, содержащее один или несколько показателей (или сообщений и показателей) (см. ниже), удостоверенных лицом, ответственным за информации В письменных и печатных документах таким удостоверение являются подпись, факсимиле, печать. При автоматизации о работки информации, когда документы приобретают другую форму физического существования, применяют специальные методы для идентификации ответственного лица, например, электронную подпись.

Реквизит - наименьшая из возможных единиц технико-экономической информации. Дальнейшее расчленение реквизита невозможно без уничтожения смысла сообщения. Реквизит является элементом, который в соединении с другими аналогичными элементами создает более сложные информационные совокупности.

Сообщение - это совокупность информации, состоящая из одного или нескольких реквизитов. Оно дает определенную количественную и качественную характеристики описываемого объекта.

Основание - часть сообщения, предназначенная для количественной характеристики описываемого объекта. Оно является числовой величиной, полученной в результате измерения и вычисления. Отдельно взятые основания экономического смысла не имеют и применяются всегда в сопровождении признаков. Элементарными основаниями являются числовые разряды.

Признак - часть сообщения, предназначенная для качественной характеристики объекта. Признаки позволяют конкретизировать сообщения и выявить их в множестве сообщений. Признак применяется всегда в сочетании с основаниями и другими признаками.

Показатель - совокупность технико-экономической информации, представляющая частный случай сообщения, имеет только одно основание с несколькими признаками, что является минимально необходимым составом для образования документа.

Решение определенной заданием на курсовое проектирование задачи по подготовке электронного документа заключается в следующем:

1. установить какой вид информации несет документ

2. определяется число реквизитов бумажной формы документа, которое может быть удалено без потери необходимой информации - степень избыточности информации документа;

3. определяются необходимые реквизиты, показатели и связи электронной копии документа.

При решении первой задачи необходимо учитывать следующие признаки различных типов информации.

По направлению движения информация делится на исходную и управляющую. Исходная информация всегда направлена от объекта к системе управления, от системы управления низшего к системе управления более высокого уровня. Управляющая информация движется в противоположном направлении.

Информация в зависимости от источников поступления делится на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация является результатом внешнего воздействия на систему управления. Она состоит из директивных указаний, плановых заданий, заявок клиентов на перевозки и т. д. Внутренняя информация отражает ход производства на предприятии, выполнение плановых заданий, работу служб, цехов, участков, отдельных автомобилей.

По отношению к информационной системе объекта управления информацию делят на входную, выходную, промежуточную.

Входная информация в зависимости от места своего возникновения может быть внешней и внутренней. В автоматизированной системе управления транспортного управления наибольший удельный вес имеет внутренняя входная информация, т. е. данные, поступающие в систему из автотранспортных предприятий и отделов транспортного управления. Внешняя входная информация поступает из республиканских объединений, министерства и других организаций, с которыми имеет связь транспортное управление.

Выходную информацию в зависимости от места ее использования делят на внутреннюю и внешнюю. Все данные, полученные в результате решения каких-либо задач и используемые подразделениями транспортного управления, образуют внутреннюю выходную информацию. Результаты решения задач, поступающие из автоматизированной системы управления в другие организации (в министерство, к клиентам и т. п.), являются внешней выходной информацией.

Промежуточная информация возникает на отдельных этапах обработки данных, как результат предыдущего расчета, который используется для последующего.

В зависимости от степени преобразования различают первичную и производную информацию. Первичная информация возникает в низовых звеньях в результате регистрации фактов производственно-финансовой деятельности объекта управления в виде различных документов. Производная информация получается от переработки первичной информации и наиболее подготовлена к использованию - принятию управленческих решений.

Особенностью первичной информации является то, что одни те же данные многократно используются для получения различной производной информации в результате их перегруппировки или выборки. В соответствии со степенью стабильности (постоянства) данных, т. е. времени, в течение которого они сохраняют свое значение, информацию делят на постоянную и переменную.

Постоянная информация остается неизменной в течение длительного периода и многократно используется при решении задач. Такой информацией являются, например, различные нормативы.

К переменной относят информацию, которая сохраняет свое значение в течение короткого периода времени. Нередко она используется только 1 раз. Примером переменной информации могут служить данные о выпуске автомобилей на линию, а также заявки на перевозки, используемые при сменно-суточном планировании работы автомобилей.

По функциональному назначению информацию делят на нормативную, справочную, плановую и отчетную.

Нормативная информация это различные нормы и нормативы, например, нормы межремонтных пробегов автомобиля, нормативы расхода запасных частей и топлива, расценки оплаты труда водителей и др. Справочная информация состоит из различных справочников, ценников, прейскурантов и т. п.

При решении второй из задач в результате анализа бумажной формы документа по формуле 2.1. находим степень его избыточности I