Стадия контроля проекта

Содержание

Цели и содержание контроля проекта.

Мониторинг работ по проекту.

Измерение прогресса и анализ результатов.

Принятие решений.

Управление изменениями.

Цели и содержание контроля проекта

Основной целью контроля проекта является обеспечение выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности функций планирования и контроля проекта.

Содержание контроля проекта состоит в определении результатов деятельности на основе оценки и документирования фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми показателями.

Система управления с обратной связью

Система с обратной связью третьего порядка

Требования к системе контроля

Для создания эффективной системы контроля необходимы:

ž» тщательное планирование всех работ, выполнение которых необходимо для завершения проекта;

ž» точная оценка времени, ресурсов и затрат;

ž» учет фактического выполнения и затрат во временном разрезе;

ž» периодическая переоценка времени и затрат, необходимых для выполнения оставшейся работы;

ž» многократное, периодическое сравнение фактического выполнения и затрат с графиком и бюджетом.

Принципы построения эффективной системы контроля

Наличие конкретных планов.

Наличие информативной системы отчетности.

Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций.

Наличие эффективной системы реагирования.

Основные методы анализа состояния работ

предусматривают сбор фактических данных о достигнутых результатах и оценку фактических затрат, оценку оставшегося объема работ, анализ фактической выработки на текущую дату.

Процессы контроля проекта

ž общий контроль изменений — координация изменений по проекту в целом;

ž» ведение отчетности по проекту — сбор и передача отчетной информации о ходе реализации проекта, включая отчеты о выполненных работах, о выполнении плановых показателей, прогноз с учетом имеющихся результатов;

ž» контроль изменений содержания — контроль за изменениями содержания проекта;

ž» контроль расписания — контроль за изменениями в расписании проекта;

ž» контроль затрат — контроль затрат по работам и изменений бюджета проекта (гл. 14);

ž» контроль качества — отслеживание конкретных результатов проекта для определения их соответствия установленным стандартам и принятие необходимых мер по устранению причин, приводящих к нарушению качества;

ž» контроль риска — реагирование на изменение уровня риска в ходе реализации проекта.

Отношения процессов контроля

Процессы контроля проекта

ž» отслеживание: сбор и документирование фактических данных; определение в официальных и неофициальных отчетах степени соответствия фактического выполнения запланированным показателям;

ž» анализ: оценка текущего состояния работ и сравнение достигнутых результатов с запланированными; определение причины и путей воздействия на отклонения от выполнения плана;

ž» корректировка: планирование и осуществление действий, направленных на выполнение работ в соответствии с планом, минимизацию неблагоприятных отклонений или получения преимуществ от возникновения благоприятных отклонений.

схема процесса контроля исполнения проекта

Мониторинг работ по проекту

Мониторинг — контроль, слежение, учет, анализ и составление отчетов о фактическом выполнении проекта в сравнении с планом.

Методы контроля фактического выполнения

ž» метод простого контроля, который также называют методом «0—100», поскольку он отслеживает только моменты завершения детальных работ (существуют только две степени завершенности работы: 0% и 100%). Другими словами, считается, что работа выполнена только тогда, когда достигнут ее конечный результат;

ž» метод детального контроля, который предусматривает выполнение оценок промежуточных состояний выполнения работы (например, завершенность детальной работы на 50% означает, что, по оценкам исполнителей и руководства, цели работы достигнуты наполовину).

модифицированные методы контроля

ž» метод 50/50, в котором имеется возможность учета некоторого промежуточного результата для незавершенных работ. Степень завершенности работы определяется в момент, когда на работу израсходовано 50% бюджета;

ž» метод по вехам, который применяется для длительных работ. Работа делится на части вехами, каждая из которых подразумевает определенную степень завершенности работы.

Критерии для контроля и требуемые данные

Измерение прогресса и анализ результатов

ž» время;

ž» стоимость;

ž» качество;

ž» организация проекта;

ž» содержание работ.

Для измерения прогресса могут использоваться различные шкалы в зависимости от специфики выполняемой работы.

Сравнение базового и текущего графиков

Принятие решений

Действия, используемые в случае отклонения проекта от плана:

» найти альтернативное решение.

» пересмотр стоимости.

» пересмотр сроков.

» пересмотр содержания работ.

» прекращение проекта.

Управление изменениями

Управление изменениями представляет собой процесс прогнозирования и планирования будущих изменений, регистрации всех потенциальных изменений (в содержании проекта, спецификации, стоимости, плане, сетевом графике и т. д.)

Общий контроль изменений

включает:

ž» поддержание и обновление базового (целевого, директивного, опорного и т. д.) плана (графика) проекта

ž» обязательное изменение содержания проекта при изменении содержания его результата (продукта, товара, услуги и т. д.);

ž» координацию и согласование изменений во взаимосвязанных видах информации, функциях, процессах и процедурах управления проектом.

Причинами изменений в содержании работ могут быть:

ž» изменения конъюнктуры на рынке;

ž» действия и намерения конкурентов;

ž» технологические изменения, изменения в ценах и доступности ресурсов;

ž» экономическая нестабильность;

ž» ошибки в планах и оценках;

ž» ошибки в выборе методов, инструментов, организационной структуре или стандартах;

ž» изменения в контрактах и спецификациях;

ž» задержки поставок или поставки, не соответствующие требованиям качества;

ž» необходимость ускорения работ;

ž» влияние других проектов.

Что может меняться?

» цели и планы проекта;

» механизмы реализации проекта;

» использование ресурсов;

» контракты и обязательства по ним;

» используемые стандарты и нормативы;

» география размещения объектов;

» внешние факторы, влияющие на проект.

Цикл контроля изменений

1. Описание.

2. Оценка.

3. Одобрение.

4. Реализация.

5. Подтверждение исполнения.

Цикл контроля изменений