Совершенствование автоматизации системы электронного документооборота.

Для ТОО «Агрофирма Майбалык» наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети. Создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов. А так же уменьшение ошибок в организации документооборота.

Управленческая деятельность основана на реализации всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.

Автоматизация делопроизводства преследует достижение следующих целей в области работы с документами:

-регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

-регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

-списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

-осуществление контроля за исполнением поручений;

-поиск документов.

Что же касается эффективности, то автоматизация делопроизводства преследует следующие цели:

-создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

-исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

-повышение оперативности и качества работы документами;

-упорядочение документооборота.

Заключение

Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключению повторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов.

Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом. Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современное управление предприятием, в частности ТОО «АгроФирма Майбалык»- это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью ТОО «АгроФирма Майбалык» перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения документированной информацией.

В курсовой работе нами проведен анализ организации документооборота с момента образования самого понятия " документооборот", создания документа

и до его исполнения.

В период своего действия каждый документ проходит длинный путь. Нами определено, что для всех видов входящих, исходящих и внутренних документов свойственны следующие операции: рассмотрение руководителем, регистрация, исполнение, направление в дело, использование в справочно-информационных целях, подготовка к передаче и передача в архив.

Анализ документооборота позволил тщательно изучить организационные стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это помогло определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.

Целью каждого документа является его исполнение, а для своевременной подготовки и правильного оформления необходимо иметь устойчивую систему управления, чем и является организация документооборота.
Благодаря действующей системе делопроизводства и документооборота можно говорить о благополучии всех организаций и их руководителей. Необходимо только точно действовать по установленным правилам. Мы считаем, что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения и убыстрения операций, производимых с документами, уменьшения объема документооборота при помощи бездокументной связи (телефон, личные переговоры), использования средств фиксимальной связи.

Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями и исполнителями.

Такая организация способствует быстрой подготовке необходимых документов в установленные сроки, что помогает избежать конфликтов с другими организациями. И это является главным плюсом в деятельности любого предприятия.

Но так же были выявлены ряд недостатков: отсутствие четкого порядка регистрации документов; нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствие номенклатуры дел предприятия. Устранить данные ошибки и недостатки возможно путем автоматизации и внедрения более подходящего для деятельности конкретного анализируемого предприятия программного продукта.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бухгалтерский учет на предприятиях// под. Ред. Веселовой Т.Н. Маринкова Н.А.М.-2004.

2. Бухгалтерский учет на производственных предприятиях// Кертман В.Е.М., -2004

3. Финансовый и управленческий учет на предприятии Алматы 2002. В.В.Радостовец

4. Теория и отраслевые особенности бухгалтерского учета, Алматы 2003

5. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ В.Л. Назарова

6. 3. Путеводитель Бухгалтера, 2014г., Издательство: Центральный Дом Бухгалтера, 2014г., 224 стр.

7. Рубанов С.С. Основы бухучета (пособие для начинающих) Издательство: Центральный Дом Бухгалтера, 2012г., 256 стр.

8. «Теория бухгалтерского учёта» Бикенов Жарылкасын стр 87

9. https://uchebnik.kz/teoriya-buhgalterskogo-ucheta/

10. https://www.buh.kz/

11. https://kz.buh-nauka.com/chm/Pravilo/introduction.htm

12. Султанова Б.Б. Основы бухгалтерского учета: учебное пособие. - Алматы, Экономика: 2009.-152с.

13. Лупикова Е.В. История бухгалтерского учета.

14. https://document.kz/

15. Легостаева Л.В., Сизикова Т.П., 2014 ПРИНЦИПЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА Часть учебное пособие (44-49 стр)

16. Легостаева Л.В. Первичные учетно-отчетные бухгалтерские документы(12-17 стр)

17. https://buhgalter.kz/

18. Бухгалтерский учет в организациях. Учебное пособие. Э.О.Нурсеитов 2011 г. 112 -115стр

19. Попова Л.А. бухгалтерский учет на предприятии. Учебное пособие - Караганда, 1999 - 174с.

20. Разалиева Л.В. Управленческий учет. Учебно- практическое пособие - Караганда, 2001. - 200с.