Понятие документооборота

Документ (от лат. Свидетельство, доказательство) в широком смысле это любой носитель информации, подвергаемый регистрации.

Понятие " документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский,

П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. [8]

Функция документа – это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ – объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы:

а) главная, наиболее обобщающая функция документа – это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве;

б) общие функции документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида:

информационная функция – это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и т.д. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации;

коммуникативная функция – это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов: документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы); документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы);

кумулятивная функция – это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений;

в) специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся:

управленческая или регулятивная функция – выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации;

правовая функция – это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), исторические источники, служащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения;

функция учета дает количественную характеристику информации – это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финансово-экономические документы);

познавательная или когнитивная функция – способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, практикум, хрестоматия и т.д.), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, отчет о НИР и ОКР);

общекультурная функция – способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кино-фильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.);

мемориальная (памятниковая) функция – способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы);

гедоническая функция – способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо. [18]

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции, право на ее совершение, либо устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. [16]

Каждый первичный документ имеет свойство перемещаться от одного исполнителя к другому либо от отправителя к получателю. Движение документов можно проследить от момента их появления в хозяйственном комплексе до момента выбытия из него. Отсюда – понятие документооборота.

Под документооборотом понимается движение документов: от одного должного лица к другому из одного подразделения в другое.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, пропорциональном загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на процесс управления в целом. [12]

Документооборот на предприятии осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки (руководители учреждения и подразделений, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки самих документов (экспедиция, печатное бюро и др.)..

Требования к потокам документов:

1) движение документов должен быть прямоточным, т.е. исключать косвенные маршруты

2) принцип однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.

Различные операции по обработке документов следует выполнять параллельно, чтобы сократить время пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность выполнения. При проектировании рациональных документопотоков на предприятии составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить рациональные маршруты движения и этапы обработки документов, унифицировать пути движения, порядок обработки различных их категорий.[5]

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчинёнными и соподчинёнными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.[10]