Комунікаційної системи

У системі документно-інформаційних комунікацій Н.М. Кушнаренко виділяє три підсистеми: атрибутивну, функціональну й управлінську.

Атрибутивна підсистема – це сукупність відносно самостійних рівнів документної комунікації, утворених за тією або іншою ознакою документа:

- первинний – документний рівень, на якому наведено усі первинні документи з відповідними каналами; цей рівень є областю бібліотечної, архівної, музейної діяльності;

- вторинний – документний, або документографічний, рівень – це область інформаційної, бібліографічної й бібліотечної діяльності.

Функціональна підсистема – це сукупність відносно самостійних рівнів ДІКС, утворених відповідно до видів документної діяльності. Розрізняють два рівні функціональної підсистеми:

- усуспільнення або документування;

- оброблення, поширення, зберігання, використання й утилізація документів. Функціональна підсистема може бути подана таким чином: документування, оброблення, поширення, зберігання, використання й утилізація.

Документування – це створення якогось змістовного повідомлення. Цей процес містить дві частини: інтелектуальну (творчу) – складання документа і технічну – його виготовлення.

Створення документа, або документування, є складним процесом, у якому беруть участь автор, видавець, редактор, поліграфіст.

Документування складається з чотирьох етапів:

- підготовчого (авторського) – від складання моделі документа до передання рукопису на редагування;

- редакційний – від приймання рукопису редактором до здачі його у виробництво;

- виробничий – від технічного редагування (макетування) рукопису до підписання документу до виходу у світ;

- заключний – від отримання накладу до поширення документа.

Отже, спочатку автор має підготовити рукопис для публікації і за каналом неопублікованих документів направити у редакцію видавництва. Співробітники редакції, керуючись професійним кодексом і суспільними потребами, вирішують його долю. Якщо зміст рукопису визнається гідним усуспільнення, комунікант здобуває статус елемента документно-інформаційної комунікаційної системи (автор, відправник інформації). Якщо ж рукопис не публікують, він надходить до фонду архівних документів, але звідти його за необхідності можна повернути.

Служба усуспільнення має у своєму розпорядженні необхідні матеріально-технічні засоби для відповідного оформлення, тиражування й підготовки рукопису до загального використання. Наслідком роботи працівників служби і є документ загального користування, який являє собою будь-який вид видання (стаття, монографія, збірка, листівка й т.ін.).

Оброблення – змістовне і формальне оцінювання документа. На базі цього оцінювання здійснюється літературне, наукове й технічне оброблення авторського повідомлення – видавниче, технічне й аналітико-синтетичне оброблення документів, що надійшли до фонду бібліотеки, інформаційного центру, архіву, музею.

Розповсюдження – доведення документа до споживача. Розрізняють два види розповсюдження документів: за допомогою книжкової торгівлі, підписки та надання документів, що зберігаються у фондах служб оброблення, зберігання й розповсюдження документів (інформаційних центрах, бібліотеках, архівах).

Зберігання – тривалий фізичний схов й захист документа від передчасного руйнування. Воно містить державний й відомчий облік документів, створення й підтримку оптимальних умов зберігання, здійснення їх консервації, біохімічний захист, створення й поповнення фондів.

Використання – вивчення документа споживачем, отримання з нього необхідної інформації.

Утилізація передбачає виявлення документів, у яких закінчився термін дії і які не мають наукового й іншого суспільного значення, відправлення їх для перероблення на сировину.

Між атрибутивною й функціональною підсистемами існує тісний взаємозв’язок, і розглядати їх роздільно можна лише на теоретичному рівні.

Управлінська підсистема – це постійне, безперервне впорядкування атрибутивної й функціональної підсистем. Вона містить регулювання, змінення (зі збереженням якісної специфіки) знакової системи, способів запису, сприйняття й відтворення інформації, удосконалення матеріальної основи й форми документа, зведення їх відповідно до зростаючих документних потреб суспільства, а також регулювання усіх процесів, які пов’язані зі створенням і функціонуванням документа.