Функції документа

Функції документа багатоаспектні. Їх прийнято розділяти на сутнісні й прикладні. Сутнісні функції – це такі функції, які обумовлюються властивостями предмета, прикладні – які не обов’язково притаманні предмету, є запозиченими ззовні.

Документам споконвічно властиве соціальне призначення, що випливає з авторського задуму. Соціальне призначення визначає ті сутнісні функції, які мають виконувати документи. З іншого боку, документи створюються для того, що їх зрозумів індивідуальний користувач, якщо людина не може прочитати документ, він втрачає свої сутнісні функції. Сутнісні й прикладні функції реалізуються на двох рівнях: суспільному й індивідуальному.

Сутнісні функції на суспільному рівні пов’язані з соціальним призначенням документів, а на індивідуальному визначаються споживацькими вимогами. Соціальне призначення виявляється в певних функціях.

Кумулятивно-мнемонічна – закріплення, зберігання інформації в просторі й часі.

Комунікативна – документ є засобом спілкування автора й читача, обміну думок, прийняття колективних рішень. Реалізація цієї функції забезпечує існування документної комунікації. Документ є першим одержувачем інформації, що передається, сховищем, відправником та джерелом інформації для реципієнта.

Ціннісно-орієнтаційна. Немає документів, створених авторами без глибинного задуму. Кожен документ створюється з метою впливу на ціннісні орієнтації реципієнтів, а в остаточному підсумку – на їхню поведінку.

Інформаційна – документ задовольняє потребу в інформації, тобто є джерелом знань.

Правова функція полягає в тому, що документи надають інформацію, необхідну для доказів, підтвердження будь-яких фактів, подій шляхом їх фіксації, документування. Документи закріплюють і встановлюють права автора на відкриття.

Сутнісні функції на індивідуальному рівні пов’язані зі споживчими вимогами. Використання документа індивідуальним користувачем обумовлює такі споживчі вимоги:

- змістовність – документ має бути осмисленим, тобто бути джерелом знань, оскільки безглуздий набір знаків не може вважатися документом;

- зрозумілість – якщо зміст тексту не може бути прочитаним, розшифрованим, такий текст не можна вважати документом;

- матеріальність – повідомлення, що не має стабільної речової форми, не сприймається як документ.

Соціальний прагматизм обумовлює прикладні функції, які виконують документи під час вирішення актуальних суспільних завдань. До прикладних відносять такі функції:

- освітня – поширення знань, етичних норм, ідеалів, переконань у суспільстві;

- ідеологічна (агітаційно-пропагандистська) – пропаганда політичних, релігійних поглядів;

- бюрократична – ґрунтується на використанні документів;

- художньо-естетична – обумовлена розвитком літератури, образотворчого мистецтва, які задовольняють художньо-естетичні потреби людини;

- товарна – обумовлена тим, що всі документи є результатом трудової діяльності людини і мають ринкову вартість, можуть функціонувати як товар;

- меморіальна – окремі документи одержують особливу цінність, прирівнюючись до музейних експонатів; ця функція має дуже велике значення.

Реальне використання – це фактичне функціонування документів у духовному житті окремих людей, виявляється у прикладних функціях на рівні особистості:

- пізнавальна – полягає в тому, що за допомогою інформації, яку користувач отримує з документів, він розширює свої знання про навколишній світ;

- гедоністична – властива художній літературі й образотворчому мистецтву, які є джерелом естетичної насолоди, позитивних емоцій;

- бібліофільська – книги можуть бути предметом колекціонування так само, як і предмети мистецтва;

- представницька – книжкові зібрання в квартирі або будинку є свідченням освіченості, культурності господаря;

- особистих реліквій – здійснюється документами, які певною мірою пов’язані з біографією індивіду (сімейні альбоми, дипломи й т.ін.).

- самовираження – твір стає актом творчого вираження особливих талантів, здібностей, переконань, емоцій автора;

- інструментальна – полягає у створенні документів відповідно до професійного обов’язку.

Значення документів і документної комунікації, таким чином, важко переоцінити. Хоча потрібно завжди пам’ятати, що документна комунікація не може замінити усне, недокументне спілкування. В особистому, професійному й навіть суспільному житті безпосередні контакти мають дуже велике значення. Повсякденна управлінська й виробнича діяльність та особисте життя людини в документах відображаються не повністю. Не всі сторони діяльності людини фіксуються в документах. Більш повно фіксуються результати наукової діяльності, але особисті знання вченого завжди багатші за ту їх частину, яка зафіксована в документах. Більша частина документів адресована не конкретним користувачам, а групі. Для одних він буде надто складним, для інших – навпаки.

В усіх сферах суспільного життя – науці, виробницві, освіті, художній творчості – є дані, які погано піддаються документуванню. Вони стосуються вмінь, навичок, які передаються безпосередньо. Ось чому підручник не завжди може замінити вчителя, а посібник з хірургії – тих знань, які є у лікаря. Документи не завжди здатні задовольнити інформаційні потреби людей. Існують випадки, коли потрібно звертатися безпосередньо до носіїв знання.