Документно-інформаційної системи

Будь-яка система є підсистемою системи більш високого порядку – метасистеми. Система документно-інформаційних комунікацій (система “документ – споживач інформації”) є підсистемою інформаційних комунікацій і забезпечує функціонування документів у суспільстві. Вона забезпечує створення, аналітико-синтетичне перероблення, зберігання, розповсюдження й використання документів як носіїв соціально значущої інформації.

Система документно-інформаційних комунікацій – це сукупність усіх документів, відправників документної інформації (автор, видавництво), її споживачів (читач, слухач, глядач), професійних посередників (бібліотекарів, бібліографів, фахівців в області інформації й документації); виробничих процесів (створення, оброблення, зберігання, поширення документів) і відносин між ними, що обумовлені як внутрішніми властивостями системи, так і зовнішнім середовищем її суспільного функціонування. Відсутність хоча б одного з елементів призводить до неузгодженості системи.

Цільове призначення ДІКС зводиться до досягнення таких цілей:

- забезпечити творчо обдарованим членам суспільства можливість включати їхні досягнення в документовану соціальну пам’ять;

- зберігати документовану соціальну пам’ять як частину культурної спадщини суспільства;

- забезпечувати суспільне використання документованої частини культурної спадщини в інтересах суспільства.

Для досягнення поставлених цілей потрібно вирішити такі завдання:

- усуспільнення початкових повідомлень (рукописи), що надходять від творчо обдарованих людей, визначення їхньої суспільної значущості, здійснення редакційно-видавничого оформлення, поліграфічного тиражування, тобто перетворення рукопису в документ суспільного користування (ДСК) – первинний документ;

- здійснення оброблення ДСК (згортання й розгортання) для більш повного їх використання, перетворення первинних документів у вторинні:

- формування й забезпечення довгострокового зберігання фондів суспільного користування;

- поширювання первинних і вторинних документів у режимі сповіщення або довідкового обслуговування.

Таким чином, система документно-інформаційних комунікацій являє собою сукупність усіх документів, всіх користувачів інформації, яку зафіксовано в документах, усіх комунікаційних інститутів і всіх відносин між ними. Вона забезпечує створення, оброблення, зберігання, розповсюдження й використання інформації у суспільстві. Усі елементи системи тісно пов’язані між собою.