Організація підготовки до прийому

Після вибору виду прийому можна переходити до складання списку за­прошених. Особливу увагу при цьому необхідно звернути на те, щоб серед гостей не опинилися особи, які ворожо ставляться один до одного або ж до­тримуються протилежних політичних поглядів.

У запрошенні прийнято зазначати, хто дає прийом, у зв'язку з чим, де і коли проводиться, хто особисто запрошується. Етикет вимагає, щоб запро­шення були виготовлені на яскравих бланках, а ім'я, прізвище та посада за­прошених були вписані від руки або набрані на комп'ютері.

При проведенні прийомів з розміщенням у запрошенні міститься прохання дати відповідь — R.S.V.P. (Respondez, s’il vous plait), що означає дай­те відповідь, будь-ласка. Іноді додається геgrets оnlу — в разі відмови. Не заве­дено передавати своє запрошення іншій особі. Але, якщо це необхідно, обо­в'язково попереджають організаторів заходу.

Якщо прийом влаштовують на честь важливої персони, то запрошення надсилається лише після одержання від неї усної згоди. У такому випадку літе­ри R.S.V.P. на запрошенні підкреслюються, і під ними пишуться літери РМ (Роur memoire або tо remind — «для пам'яті»).

Якщо в запрошенні вказується і форма одягу, то літери R.S.V.P. і номер телефону проставляються в лівому нижньому куті, а в правому — форма одя­гу: темний костюм (dark suite), сукня (dress) або смокінг (black tie) і довга сук­ня (long dress), або фрак (white tie) і вечірня сукня (full dress).

Запрошення розсилають за один-два тижні до дня прийому — це етикет­ний мінімум. Але якщо врахувати час на доставку запрошення, термін на об­міркування та прийняття рішення гостя, підготовку відповіді (після отримання якої можна починати конкретну підготовку прийому), то запрошення треба розсилати за місяць.

У разі, коли візит гостя не зовсім бажаний, то запрошення передають у день прийому. Таке запрошення розцінюється як формальне, від якого завж­ди можна відмовитись.

Якщо запрошується подружжя, це зазначається окремо. На перше місце в запрошенні для подружжя завжди ставлять ім'я чоловіка. Коли жінку запрошують як офіційну особу, або з огляду на її положення в суспільстві, то запрошення оформляється персонально. На прийомі їй відводиться місце за­лежно від рангу та статусу.

Якщо на прийом запрошують особисто або по телефону, то відреагувати потрібно відразу ж. Дати відповідь по телефону можна й у випадку, якщо в запрошенні зазначено номер телефону. Запрошення може надсилатися із зазначенням бажаної кількості гостей. У такому випадку у відповідь надси­лається список осіб, які будуть присутні на прийомі.

Якщо з певних причин відповідь не може бути позитивною, то від запро­шення слід відмовитися. Причиною відмови за наявності згоди можуть бути лише форс-мажорні обставини.

Жінка може відмовитись від запрошення у випадку легкого нездужання, чоловік же може послатись на нездоров'я, тільки якщо він серйозно хворий.

Якщо запрошення відповідає згодою, то в конверт запрошеного окрім листа відповіді вкладається візитна картка, а також картки супроводжуючих осіб з приміткою РRV, яке означає, що запрошення прийнято.

Прийом вважається офіційним, якщо запрошені — виключно посадові особи. Чоловіки мають бути присутні на офіційному прийомі без жінок, а за­прошені з огляду на соціальне становище жінки — без чоловіків (сніданок, на який запрошуються чоловіки разом з жінками, вважається неофіційним не­залежно від кількості запрошених).

Офіційні запрошення відрізняються за формою від неофіційних. У за­прошенні на офіційний прийом зазначається титул запрошеного без зазна­чення його імені та імені дружини. У тексті запрошення на дипломатичний прийом використовують форму: Маємо честь запросити...