Робота з базою даних Єдиної системи статистики та аналізу роботи в органах прокуратури

Облік і статистична звітність є важливими складовими діяльності органів прокуратури, оскільки дозволяють отримувати дані про стан законності в державі та заходи, вжиті та необхідні для її зміцнення.

Запровадження в діяльність органів прокуратури електронних форм первинного обліку передбачено наказом Генерального прокурора України від 28 грудня 2011 року № 123

Ці форми первинного обліку заповнюються безпосередніми виконавцями зазначених та інших документів. На міських, районних, міжрайонних і прирівняних до них прокурорів, керівників структурних підрозділів органів прокуратури покладено контроль за своєчасністю, повнотою і правильністю внесення облікових даних до відповідних паперових і електронних форм первинного обліку.

• Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів прокуратури України. Гарантією успішної роботи завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими.

• Реєстрація документів – важливий етап ведення діловодства. У процесі реєстрації ведеться облік, контроль за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Відповідальність за організацію роботи з ведення первинного обліку та об’єктивного відображення результатів прокурорської діяльності в ЄССА покладається на керівників, які підписують звітність, сформовану на підставі її даних.

Електронний документообіг включає: створення документів, їх обробку, передачу, збереження, вивід інформації, що циркулює в органах прокуратури України, на основі використання комп'ютерних мереж. Під керуванням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між структурними підрозділами прокуратури, групами чи окремих користувачами.

Контроль за виконанням документів полягає у спеціальній процедурі, яка включає:

взяття виконання документів на контроль;

своєчасність доведення документів до виконавців;

формування картотеки контрольних документів;

інформування відповідного керівника про хід та результати виконання документів;

виконання документів у визначений строк;

зняття виконання документів з контролю.

Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними, зокрема, їх пошуку як по атрибутах, так і по змісту. У ЄССА автоматично відслідковуються зміни в документах, терміни їх виконання та рух.

Забезпечення діловодних процесів у комп’ютерному програмному комплексі є лише однією з функцій ЄССА, яка постійно удосконалюється відповідно до потреб прокурорської діяльності. Вся кореспонденція обліковується працівниками канцелярії до ЄССА. Вхідні документи реєструються централізовано секретаріатом у прокуратурі обласного рівня, у прокуратурі районної ланки – працівником канцелярії.

Наказ №18 Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України від 1 квітня 2010 року: 1.3. Комп’ютерні (електронні) системи автоматизації документообігу повинні відповідати вимогам законодавчих і нормативних актів та цієї Інструкції.

Усі документи, що надходять до прокуратури, приймаються централізовано секретаріатом (п. 3.1 Інструкції). Це дає можливість забезпечити повний облік вхідної кореспонденції, яка надходить до органів прокуратури, шляхом реєстрації в автоматизованій системі електронного документообігу ЄССА.

Наказ № 15 гн «Про організацію роботи з питань статистики, ведення Єдиного реєстру досудових розслідувань та нагляду за обліком кримінальних правопорушень» від 25 вересня 2012 року:

1.3. Вживати вичерпних заходів до підвищення рівня роботи з питань статистики та забезпечувати:

- своєчасність та об’єктивність внесення відомостей про результати наглядової і слідчої роботи до визначених форм первинного обліку, звітності, Єдиної системи статистики та аналізу роботи органів прокуратури України;

- функціонування комп’ютерного програмного комплексу «Єдина система статистики та аналізу роботи органів прокуратури України» та запровадження в роботу сучасних інформаційних технологій, засобів електронного зв’язку.

1.4. Самостійно визначати та застосовувати дієві форми і методи контролю та нагляду за об’єктивністю даних прокурорсько-слідчої звітності. Перевірки проводити з використанням:

- Єдиної системи статистики та аналізу

2.2. Організовувати обов’язкове вивчення стану первинного обліку, достовірності статистичної інформації за напрямами діяльності. Здійснювати перевірки своєчасності, повноти та правильності внесення даних до Єдиної системи статистики. Вживати заходів до негайного усунення порушень обліково-статистичної роботи.

3.2. Всебічно сприяти належному веденню комп’ютерного програмного комплексу «Єдина система статистики та аналізу роботи органів прокуратури України»

3.3. Контролювати стан первинного обліку та ведення звітності у структурних підрозділах апаратів, підпорядкованих прокуратурах, повноту та своєчасність внесення відомостей до Єдиної системи статистики і Єдиного реєстру досудових розслідувань. Принципово реагувати на порушення обліково-статистичної роботи, впроваджувати дієві форми контролю з метою попередження таких фактів.