Оценка эффективности обеспечения приема посетителей

Оценка эффективности в ОНД подразумевает следующие разновидности:

1) оценка качества – обычно ее еще называют «контроль качества» или «обеспечение качества»;

2) оценка экономичности;

3) оценка действенности;

4) оценка результативности.

Нередко все эти элементы объединяются в комплексную оценку, которая, к тому же предполагает оценку всей организации в целом, оценку отдельных ее программ, компонентов программ, сотрудников и оценку работы с конкретными клиентами. В узком смысле «эффективность» означает достижение наибольшего соответствия целей и полученных результатов при наименьших затратах. Использование экономических доказательств эффективности социальной работы или социального обслуживания является важным, но далеко не единственным приемом оценки.

Эффективность труда характеризует результативность трудовой деятельности и выражается в достижении эффекта при минимальных затратах труда. Эффективность во многом зависит от знаний, навыков, способностей конкретного человека.

Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность, но так как в ОНД нет должности секретаря и поэтому всеми полномочиями занимаются сами инспектора и их руководители.

В задачи инспектора входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный сотрудник должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др.

Оценка эффективности начинается с того, что организация, а в данном случает отдел, для их посетителей начинается с проходной, с приёмной. И оттого, насколько хорошо функционируют это заведение производственного аппарата, новые люди судят о культуре работы, культуре руководителя предприятия.

Здание отдела находиться в трехэтажном здании на втором этаже. В коридоре находится много стендов с информацией о его работе и различная полезная информация.

Что касается кабинетов, то они надлежаще оформлены: имеются таблички на дверях; рабочие места оснащены всем необходимым: компьютер, подключенный к Интернету, теле-фон, факс, ксерокс и все необходимые канцелярские принадлежности.

Инспектора обязаны заранее оповестить назначенных на приём людей, сообщив им другое время или переадресовав их к компетентным людям. Нередко большинство вопросов может решить заместитель руководителя учреждения. Некоторые руководители приспособились принимать нескольких посетителей, рассчитывая, что тогда люди не будут тянуть время, видя около себя других ожидающих.

Нередко приём посетителей прерывается для решения неотложных дел, телефонных разговоров. Это также создаёт неудобства и мешает сосредоточенной беседе, проникновению в суть дела.

Руководитель по мере возможности откликается на просьбы личного характера, не стараясь потом выставить своё участие как неоценимую услугу; обращаясь к подчинённому с деловым поручением, делает это в вежливой форме; достаточно терпим к отдельным недостаткам своих подчинённых и принимает их во внимание в повседневной работе [5].

Таким образом, в Отделе надзорной деятельности нет должности секретаря, считаю, что в отдел необходимо внедрить такую должность и организовать рабочее место для секретаря, а так же усовершенствовать приемную.

Секретарь позволит вести документооборот в организации (в отделе), а так же на него буду возложены такие обязанности:

- регистрация и обработка корреспонденции;

- ведение телефонных переговоров и работа с клиентами;

- контроль своевременного исполнения документов;

- ведение архива документов;

-знание основных положений ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства) и нормативно-правовых актов, содержащих правила ведения документации в определенной организации;