ЗАКЛЮЧЕНИЕ. Прием посетителей является наиболее ответственной задачей

Прием посетителей является наиболее ответственной задачей. Организация приема посетителей, идущих к руководящему работнику или специалистам по самым разнообразным вопросам и делам, является одной из самых важных и ответственных обязанностей секретарей.

Первое впечатление об организации скла­дывается именно от уровня организации приёма.

Организация приёма зависит от категории посетителей:

1) сотрудников своей организации;

2) сотрудников других организаций;

3) по предварительной договоренности

4) прибывших внезапно;

5) посетителей по личным вопросам.

Так как инспектор помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя.

Личные контакты с людьми, где инспектор выступает часто в качестве первого представителя данного учреждения, с которым сталкивается его посетитель, обязывают предъявлять самые высокие требования к деловым качествам, культуре поведения, речи и даже внешности секретаря.

От умелой и четкой работы должностного лица зависит во многом не только порядок проведения приема, но и эффективность затрат рабочего времени руководителя, ведущего приема.

Работа инспектора по организации приема граждан заключается в следующем:

а) в специальный журнал или карточку записывать данные о посетителе, пришедшем на прием. При этом записываются как сведения о посетителе, так и представленные им по делу документы необходимо представить для того, чтобы дело могло быть рассмотрено;

б) инспектор хранит неоконченные или нерассмотренные дела и при повторном посещении подготавливает для руководителя или специалиста, ведущего прием, все имеющиеся по данному вопросу документы;

в) в соответствующих графах карточек или журнала делает отметки о ходе рассмотрения дела и об окончательном решении вопроса и дает справки посетителям лично или по телефону;

г) инспектор следит за порядком во время приема, готовит для руководителя необходимые ему справочные материалы, печатает по его поручению отчеты, сводки и другие материалы, относящиеся к приему граждан

Организация приема сотрудников сводится к следующему:

- составить график приема;

- известить сотрудников о конкретной дате и времени приема;

- подготовить документы о результатах профессиональной деятельности сотрудников.

Процесс подготовки к приему посетителей должен осуществляться заблаговременно.

Для этого должностное лицо должено знать:

1) дату и время (часы) ближайшего приема посетителей;

2) количественный и качественный состав посетителей;

3) мотивы (причины) посещения;

4) краткое содержание обращений (просьб, заявлений, жалоб) посетителей.

Прием посетителей руководителем осуществляется согласно регламенту работы руководителя и правилам внутреннего трудового распорядка предприятия в один из установленных дней недели, в строго определенные, обычно послеобеденные часы.

Продолжительность приемного времени устанавливается, исходя из среднего количества посетителей и с учетом средней продолжительности индивидуального общения посетителя с руководителем.

Для подготовки к очередному приему инспектор обязан выполнить следующее.

1. Осведомиться у руководителя за 2–3 дня до приема о планах его работы на это время.

2. Уточнить, намерен ли руководитель пригласить на прием кого-либо, записать наименование организации, должность и фамилию приглашенного, а также причину, по которой руководитель проявляет интерес к встрече с указанным лицом, точное время встречи.

3. Доложить о примерном количестве посетителей, изъявивших желание встретиться с руководителем в ближайший приемный день.

4. Передать руководителю для ознакомления письменные материалы потенциальных посетителей (заявления, просьбы, жалобы, предложения и т. п.).

5. Запросить дополнительные указания по подготовке и организации предстоящего приема, уточнить время доклада о готовности к приему.

Исходя из указаний руководителя, временных показателей приема и контингента посетителей, записавшихся на прием к руководителю секретарь формирует список посетителей.

При телефонном звонке необходимо посетителям четко объяснить, как найти вашу организацию. Важно также заранее уточнить у гостей их имена, названия их компаний, должности и контактные телефоны. Эта информация необходима для заказа пропуска и подтверждения встречи накануне переговоров, а также для того, чтобы мы могли связаться с ними в том случае, если они вдруг задерживаются и не выходят на связь сами.

Должностное лицо, ведущее прием, обязано быть предельно внимательным к посетителю, его нуждам и запросам, направлять беседу на выявление сути обращения и обстоятельств, способствующих принятию правильного решения.

В конце приема гражданину надо сообщить о принятом по обращению решении или, если решение вопроса относится к компетенции иного органа, оказать содействие в определении этого органа, его местонахождении, телефонах и т.д.

Таким образом, поставленная цель – изучение и совершенствование приема посетителей в Отделе надзорной деятельности г. Глазова, Глазовского, Юкаменксого и Ярского районов достигнута. В результате работы были выполнены следующие задачи:

1) исследовать теоретические основы организации приема посетителей.

Таким образом, прием посетителей это важная и неотъемлемая часть в работе секретаря. Правильно организованный прием посетителей является гарантией успешного решения самых разнообразных вопросов;

2) изучить нормативно-методические основы работы секретаря по приему различного типа посетителей.

При характеристике секретарской деятельности, в первую очередь, акцент сделан на документах организационно-методической направленности — должностных и обучающих инструкциях.

3) раскрыть функции секретаря (инспектора) по организации приема посетителей и определить основные направления деятельности секретаря на примере ОНД г. Глазова, Глазовского, Юкаменксого и Ярского районов.

К функциям секретаря (инспектора) по бездокументарному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение работ руководителя, контакты с персоналом фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация рабочего дня руководителя.