Пример 2.2. Один день из жизни помощника начальника службы ис­полнения заказов

Я не думаю, что лишь мне одной показалось бы трудным описать " типичный день" фирмы, занимающейся организацией связей с общественностью. Моя работа по­мощника по информации в одной из норвежских PR-фирм является довольно разно­образной, чрезвычайно интересной и, наверное, похожа на работу в любой из фирм других стран. Основная часть моей работы заключается в оказании помощи менед­жеру в его работе с клиентами, а также выполнении множества других обязанно­стей, начиная с составления пресс- релизов, писем и других коммуникационных ма­териалов и заканчивая помощью в составлении планов паблик рилейшенз, чтением, корректурой и переводом текстов. Вот как выглядит мой обычный рабочий день

8: 30 Каждое утро я приступаю к работе в 8: 30, выпиваю чашку чая и стараюсь просмотреть важнейшие газеты

9.00 Вместе со своим начальником я встречаюсь с клиентом фирмы. Мы обсуждаем коммуникационный план компании, поэтому я подробно записываю все, что предстоит сделать после возвращения в офис

10.30 Мы возвращаемся в офис, и я трачу примерно час, работая над коммуникационным планом нашего клиен­та. Мы работаем над их стратегией взаимодействия со СМИ, и я просматриваю ряд материалов, пытаясь найти журналистов, которых может заинтересовать наш клиент

11: 30 Ежедневно, в 11: 30 у сотрудников нашей фирмы наступает время второго завтрака. Полчаса, которые обычно отводятся на второй завтрак, все 15 наших сотрудников проводят вместе, поглощая свои типичные норвежские одинарные бутерброды и все, что к ним полагается.

Полдень. Я встречаюсь с тремя своими коллегами, чтобы обсудить вопросы, связанные с повесткой дня, меню, пла­ном развлечений и т.п.

14: 00 Я выполняю завершающую работу по составлению пресс- релиза, который должен выйти сегодня. Состав­ляю список СМИ, согласую его со своим начальником и готовлю список почтовой рассылки. С помощью нашего секретаря я запечатываю пресс- релизы в конверты и отправляю их по почте

15: 30 Образование, полученное мною в США, не только дало мне прочные знания в области паблик рилейшенз, но и по­зволило хорошо овладеть английским языком. Поэтому сейчас я выполняю в своей фирме роль переводчика. По­следний час на работе я посвящаю переводу пресс- релизов одного из наших зарубежных клиентов

16: 30 Итак, еще один рабочий день позади. Время отправляться домой

Я считаю, что мне действительно повезло с моей первой в жизни работой. Ведь эта работа связана не только с огромной ответствен­ностью, но и с превосходными возможностями научиться чему-то полезному. Мой начальник является моим учителем и наставником. Поэтому мне кажется, что со временем я будут хорошо понимать методы практического применения паблик рилейшенз. Опыт, полу­ченный мною на данный момент, полностью соответствует тому, о чем я когда-то мечтала, и я рассчитываю посвятить этой профес­сии многие годы своей жизни.

Пример 2.3. Один день из жизни директора по связям с общественностью (некоммерческая организация)

8: 00 Просматриваю местные газеты в поисках материалов, имеющих отношение к Лиге. Копирую и архивирую соответствующие мате­риалы

8: 30 Просматриваю личный календарь на предмет дел, требующих безотлагательного решения

8: 35 Просматриваю электронную почту и фиксирую в личном календа­ре дела, которые мне предстоит выполнить

8: 45 Звоню в компанию, выпускающую печатную продукцию по заказу, и заказываю у них партию приглашений на прием Life Member Reception, Этот прием, хозяевами которого выступают Совет ди­ректоров Лиги, а также ее президент и исполнительный дирек­тор, является прекрасной возможностью для жертвователей Лиги пообщаться друг с другом, а также с руководителями отделов данной организации

9: 00 Совещание с руководителем и художником- дизайнером (обсуждается оформление информационного бюллетеня и график его выпуска)

9: 40 Составляю черновой набросок графика выпуска информационного бюллетеня, отправляю его руководителю для утверждения и отправляю факс художнику. Информационный бюллетень будет рассылаться членам сове­та, корпоративным и частным жертвователям, а также по адресам важнейших представителей местной обще­ственности

10: 15 Звоню руководителям Лиги, чтобы заказать списки, необходимые для проведения исследования. (Член сове­та, являющийся президентом одной местной исследовательской фирмы, проведет обследование важнейших общественных групп, указанных в плане паблик рилейшенз. Результаты этого исследования будут использо­ваны в качестве эталона.) Звоню в исследовательскую фирму, чтобы обсудить статус списков и график буду­щих работ

11: 05 Подбираю пресс- релизы, письма, полученные по почте, и фотографии для статей в информационном бюлле­тене. Готовлю вопросы для интервью. Делаю набросок короткой статьи

12: 30 Во время второго завтрака прочитываю еженедельный экономический журнал и ежедневную экономическую газету.

13: 30 Проверяю, не поступили ли новые сообщения по электронной почте

13: 45 Отвечаю на обращение художника. Она хочет обсудить возможность внесения изменений в график выпуска информационного бюллетеня. Редактирую график и отправляю копию руководителю

14: 20 Получаю диск, содержащий один из списков, требуемых для исследовательского проекта. Переформатирую этот список и откладываю его в сторону

14: 50 Составляю черновой набросок календарного объявления в связи с Life Member Reception и выбираю подхо­дящие СМИ. Готовлю конверты для почты. Отправляю объявление руководителю на утверждение

15: 20 Возвращаюсь к составлению информационного бюллетеня. Составляю календарь событий и наброски не­скольких статей. Просматриваю Web- страницу Национальной городской лиги, чтобы собрать информацию для будущей статьи о Thurgood Marshall Achievers Society — группе, созданной для увеличения числа афро- американских студентов в колледжах (в основании этой группы принимала участие и Лига)

16: 55 Отправляю электронную почту руководителю, чтобы информировать его о проделанной за день работе, а так­же о предстоящей работе, которую необходимо выполнить в первую очередь

17: 10 Отправляю электронную почту руководителям отделов Лиги, в которой прошу оказать мне помощь в подго­товке конвертов с приглашениями (мне требуется несколько канцелярских работников, которые надписывали бы на конвертах адреса тех, кому рассылаются приглашения)

17: 20 Вношу в личный календарь перечень дел, которые мне предстоит выполнить завтра. По пути домой покупаю в круглосуточно работающем магазине местную еженедельную прессу.

Многие менеджеры настолько доверяют своим PR-экспертам, что предпочи­тают полностью переложить на них ответственность за паблик рилейшенз, что дает возможность этим менеджерам целиком посвятить себя бизнесу.

Роль эксперта- инструктора зачастую бывает весьма соблазнительна для специалистов в области паблик рилейшенз, поскольку их самолюбию чрезвы­чайно льстит то обстоятельство, что в их руках оказываются достаточно ши­рокие властные полномочия и право решать весьма важные вопросы. Такая роль вполне устраивает служащих и клиентов компании, поскольку они хотят быть уверенными в том, что вопросами паблик рилейшенз занимается настоя­щий эксперт. Кроме того, они ошибочно полагают, что если уж вопросами паблик рилейшенз занимается эксперт, то их эти проблемы уже не касаются. Ограниченное участие в этих вопросах со стороны высших руководителей компании, однако, означает, что их знания и возможности в этой сфере так и останутся невостребованными. Тем самым сфера паблик рилейшенз как бы обосабливается и изолируется от основной деятельности предприятия.

Не принимая активного участия в решении проблем паблик рилейшенз, менеджеры попадают в зависимость от PR- специалиста каждый раз, когда возникает очередная такая проблема. Кроме того, у таких менеджеров по­степенно вырабатывается безразличие к деятельности в сфере паблик ри­лейшенз, они снимают с себя какую бы то ни было ответственность за успех или неудачу соответствующих программ. В результате другие менеджеры в организации также начинают считать, что вопросы паблик рилейшенз — это не их дело. Они воспринимают паблик рилейшенз как нечто необязательное, то, что можно целиком отдать на откуп вспомогательному персоналу, не свя­занному непосредственно с основной деятельностью организации.

В то время как актуальность роли эксперта- инструктора в кризисных си­туациях (и периодически — в ходе реализации любой программы) не вызы­вает сомнений, на длительном отрезке времени подобная роль лишь препят­ствует утверждению подхода к решению проблем средствами PR. Кроме того, рано или поздно это приводит к появлению чувства глубокого разочарования у самих специалистов по связям с общественностью, поскольку, несмотря на всю полноту своей ответственности за результаты выполнения программ паблик рилейшенз, у них практически нет возможности контролировать важнейшие элементы ситуации и факторы, которые в первую очередь и приводят к воз­никновению проблем в паблик рилейшенз. Реакция высшего руководства на возникновение подобных проблем сводится к тому, что одного эксперта меня­ют на другого, безуспешно пытаясь найти того, кто сможет решить все про­блемы в связях с общественностью, не внося существенных изменений в поли­тику, продукцию или процедуры данной организации.