Вопрос 1. Автоматизированные системы управления персоналом

В условиях рынка любая компания заинтересована в управляемости и эффективности бизнеса. Информация о состоянии организации – во всех ее аспектах и составляющих – должна быть как можно более достоверной, прозрачной и оперативной. И хотя необходимость внедрения автоматизированных систем управления персоналом в основном определяется целями и задачами бизнеса, каждая организация идет своим непростым путем к выбору и внедрению автоматизированной системы управления персоналом. На сегодняшний день реальный бизнес без использования автоматизированных систем управления персоналом практически невозможен.

Можно привести основные движущие факторы, стимулирующие развитие систем управления персоналом:

• Персонал рассматривается как стратегический ресурс компании

• Высокий уровень менеджмента, ориентация на западный стиль управления (многие руководители имеют опыт работы в иностранных компаниях, хорошее бизнес-образование)

• Повышение роли «интеллектуальных» работников для успеха бизнеса

• Необходимость оптимизации бизнес-процессов в целом по холдингу

• Резкое возрастание вероятности и цены ошибок руководителей любого уровня

• Сложная многоуровневая, постоянно совершенствующаяся (динамическая) структура управления

• Стремительный рост объема обрабатываемой информации. Имеющиеся приложения не справляются с обработкой.

Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени). Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом.

Принятие решения о внедрении автоматизированной системы управления персоналом

Первые попытки использовать автоматизированные системы управления персоналом предпринимались, начиная со второй половины 90-х гг. Как правило, это были локальные решения, достаточно простые (т. е. с весьма ограниченными возможностями), рассчитанные на автоматизацию части бизнес-процессов кадровой службы. Внедряемые автоматизированной системы управления персоналом “латали дыры” в информационном обеспечении управления персоналом на определенный период, затем изменялись задачи, появлялись новые требования к автоматизации, и системы либо отмирали, либо продолжали независимо существовать в отдельном подразделении, удовлетворяя лишь его ограниченные потребности.

Однако эти первые попытки помогли сформулировать требования к автоматизированным системам управления персоналом, сформировали понимание того, что продукт должен быть комплексным и соответствовать потребностям не только отдела кадров, но организации в целом.
Главная причина разработки более совершенной автоматизированной системы управления персоналом связана с тем, что изменение принципов кадровой работы потребовало качественно нового подхода к информационным технологиям управления персоналом. Компаниям необходимо было иметь реальный механизм, который сможет оказывать содействие в решении возникающих проблем.

Принятие решения о внедрении автоматизированной системы управления персоналом, как правило, происходит на уровне первых лиц компании. Основной позитивный фактор, способствующий успешности внедрения автоматизированной системы управления персоналом, – это заинтересованность первого лица компании, его осведомленность в проблемах внедрения, апробирования и эксплуатации автоматизированной системы управления персоналом. Выбор определенной автоматизированной системы управления персоналом – прерогатива руководства компании. Работнику кадрового подразделения достаточно сложно осуществить квалифицированное сравнение предлагаемых на IT-рынке автоматизированных систем управления персоналом. Кроме того, проблема оценки эффективности автоматизированных систем управления персоналом на сегодня еще не решена. Автоматизированная система управления персоналом, как правило, выбирается под задачи организации в целом, и HR-служба выстраивает свою работу исходя из возможностей данной системы.

Автоматизированную систему управления персоналом нужно приобретать с учетом перспектив развития компании. Сложность состоит в том, чтобы точно определить реальность этих перспектив и, соответственно, приобрести автоматизированную систему управления персоналом, возможности которой могут быть максимально использованы в процессе развития компании.

Стандартная автоматизированная система управления персонала может успешно решить проблемы очень малого круга компаний – только если организация имеет незначительное количество сотрудников. Сегодня IT-рынок предлагает иной уровень услуг – комплексный: от настройки автоматизированных систем управления персоналом, поставки необходимого “железа”, прокладки каналов связи, администрирования и кадрового консалтинга, до предоставления всего перечисленного через Интернет. Это более удобная (с точки зрения пользователя) и, по большому счету, самая перспективная форма внедрения и эксплуатации передовых автоматизированных систем управления персоналом. Речь идет о передоверии функции обслуживания автоматизированной системы управления персоналом сторонней организации, профессионально занимающейся информационными технологиями в сфере управления персоналом, что гораздо выгоднее экономически, так как специалисты, оборудование и IT-решения этого профиля весьма дороги даже для крупных компаний. Подобные предложения только начинают предлагаться российскими компаниями, но уже стали обычными услугами на западном рынке.

Еще один важный момент – системность ввода автоматизированной системы управления персоналом на предприятии. Если организация собирается вводить автоматизированную систему управления всего бизнеса, нет причин отказываться от ее введения в службе персонала. С другой стороны, сама по себе система автоматизации управления персоналом недостаточно перспективна. Поэтому оптимальным является вариант, когда решение относительно внедрения автоматизированной системы управления персоналом принимается на уровне организации в целом, при этом руководство службы персонала участвует в обсуждении этого вопроса, представляя интересы именно своего подразделения.

В ходе внедрения автоматизированной системы управления персоналом возникают проблемы адаптации персонала кадровой службы к новым методам и формам работы. В этом плане важно понять главное: если автоматизированная система управления персоналом создается только ради самой себя, то внедрить ее практически невозможно.

Важно, чтобы внедрение автоматизированной системы управления персоналом формировало позитивное восприятие не только у руководителей, использующих аналитические инструменты для принятия решений, но и у работников, пользующихся достаточно узким спектром возможностей системы. Сопротивление внедрению автоматизированной системы управления персоналом резко снижается, как только возникают реальные результаты, т. е. как только человек на своем рабочем месте начинает получать необходимую ему информацию. Поэтому необходимо вывести автоматизированную систему управления персоналом на уровень эксплуатации как можно быстрее. Это можно осуществить, введя в автоматизированную систему управления персоналом хотя бы первичную информацию о сотрудниках. Реальный опыт показывает, что существует оптимальная последовательность этапов введения данных, позволяющая решить проблему сроков. Это ряд существенных моментов, которые являются универсальными, и их необходимо учитывать всем HR-службам, начинающим автоматизацию процессов управления персоналом.