Словарь используемых в таблице обозначений

Регистрация документа — процесс учета документа, сопровождающийся заполнением реквизитов регистрационной карточки документа с возможным присоединением к ней файлов документов различного типа.

Составные документы — возможность прикрепления к одной регистрационной карточке нескольких электронных файлов и установление логических связей между несколькими электронными документами.

Номенклатура дел — функция поддержки стандартной делопроизводственной номенклатуры документов: входящие, исходящие, различные типы внутренних документов, а также возможность создавать произвольную номенклатуру.

Дизайнер форм карточек — конструктор, позволяющий пользователю системы составлять регистрационные карточки.

Словари и справочники — списки данных, позволяющие организовать ускоренный ввод информации в поля регистрационной карточки.

Сроки поручений — возможность задания в системе сроков исполнения поручений.

Автоматические уведомления — сообщения, генерируемые системой, для напоминания исполнителям и контролерам о текущих или просроченных заданиях.

Задание маршрута — задание порядка прохождения документа по инстанциям.

Графический редактор маршрутов — графический конструктор, позволяющий пользователям создавать схемы движения документов.

Протокол обработки — список действий, произведенных над документами

Реквизитный поиск — поиск по различным реквизитам документа.

Поиск по форме — поиск по реквизитам формы регистрационной карточки документа.

Полнотекстовый поиск — поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационной карточке.

Учет морфологии — приведение всех слов к нормальному виду как при индексации, так и после введения запроса. Данная функция значительно расширяет возможности поисковой системы.

WEB-поиск — возможность находить документы через сеть Интернет используя WEB-браузер.

Сканирование — интерфейс к сканирующему устройству для перевода бумажных документов в электронные графические образы и последующего присоединения к электронному документу.

Распознавание — перевод текста из графического формата в векторный.

Распознавание на лету — распознавание, выполняемое непосредственно при перетаскивании мышкой части выделенного графического изображения текста в поля регистрационной карточки или в любой текстовый редактор.

Потоковый ввод документов — сканирование и распознавание потока документов (как произвольной так и стандартной формы).

e-mail рассылка — возможность рассылать документы по e-mail адресатам.

Средства просмотра — встроенные инструменты просмотра и печати файлов, присоединенных к регистрационной карточке.

Генерация отчетов — создание выходных документов в виде журналов регистрации, отчетов по исполнительской дисциплине и других форм на основании информации, хранящейся в базе данных СЭД.

Средства просмотра и печати отчетов — инструмент просмотра и печати документов, а так же их экспорта во внешнее приложение-обработчик.

Редактор отчетов — конструктор, позволяющий создавать шаблоны выходных отчетов.

Разграничение прав доступа — задание пользователю или группе пользователей уровней прав на работу с документами и другие действия в системе.

Роли — механизм, позволяющий задавать параметры и права работы в системе для условной роли (должности) а уже потом назначать на исполнение данной роли человека.

Шифрование — хранение и передача документов и другой информации в зашифрованном виде.

Использование ЭЦП — согласование и визирование документов личной цифровой подписью пользователя.

Стационарное клиентское место — стационарное рабочее место пользователя

Возможность работать on-line через WEB — работа в системе через WEB-браузер

Внутренняя почтовая служба — служба, обеспечивающая прохождение документов и поручений, а так же позволяющая сотрудникам компании обмениваться информацией

Удаленный доступ к системе — позволяет вести удаленный доступ к системе посредством Internet/Intranet сетей

СУБД — название базы данных используемой в СЭД

Списание документа в архив — процедура передачи документа из оперативной базы данных в долговременный архив.

Сервер — часть системы, обеспечивающая совместную работу пользователей

Клиент — часть программы, представляющая собой рабочее место пользователя

API (Application Program Interface) — средства разработчика

Коробочность — характеристика возможности внедрения системы пользователями самостоятельно не прибегая к услугам программистов или разработчиков системы

Многоплатформенная поддержка проектных решений — возможность реализации системы в проектных решениях на различных платформах Oracle, MS SQL, DB/2

Рейтинг российских СЭД

(При подготовке данного обзора были использованы материалы лаборатории информационных систем МФТИ ГУ. Руководитель А. В. Бакулев)

На основании вышеприведенного анализа ключевой функциональности систем документооборота, представленных на российском рынке на сегодняшний день было проведено дополнительное исследование важности для пользователей СЭД функций представленных в приведенной выше таблице. Фокус группой данного исследования являлись пользователи СЭД; люди, только собирающиеся приобретать систему, администраторы, технические специалисты. Всего было опрошено 239 человек. На основании этого был составлен рейтинг СЭД исходящий из их технических возможностей.

Также была изучена популярность платформ, используемых системами для хранения информации. На основании полученных данных был составлен рейтинг их популярности.

Далее было изучено влияние стоимости на привлекательность, как самих продуктов, так и платформ, которые они используют для хранения информации.

Завершающим этапом стало изучение того, насколько существенную роль при принятии решений занимают исследованные выше параметры.

На основании полученных данных была составлена математическая модель, которая легла в основу абсолютного рейтинга СЭД учитывающего их функциональные особенности, стоимость, используемые платформы.