Аудит порядка формирования и использования других фондов

Перечень и порядок формирования других фондов банка устанавливаются его учредительными документами и конкретизируются во внутрибанковских положениях о порядке формирования и использования этих фондов. Банки могут создавать следующие фонды специального назначения: фонд накопления, фонд потребления, фонд премирования сотрудников, фонд финансирования социальных программ, фонд кредитования сотрудников банка и др. отдельные вопросы, связанные с формированием и использованием этих фондов, могут конкретизироваться в учетной политике банка.

В ходе проведения проверки необходимо анализировать следующие документы кредитной организации:

1. Учредительные документы и внутрибанковские положения (регламенты) о порядке формирования и расходования специальных фондов банка;

2. Решения уполномоченных органов банка о направлениях расходования фондов;

3. Копии договоров и контрактов на оказание услуг, оплачиваемых за счет фондов банка;

4. Расчетные и платежные документы на оплату услуг за счет фондов;

5. Копии договоров о предоставлении льготных кредитов работникам банка.

Во внутрибанковских положениях о фондах должен быть предусмотрен перечень расходов, которые могут производиться из каждого фонда банка. На основании первичных документов аудитор должен выяснить, насколько фактическое использование созданных в банке фондов соответствует действующим положениям.

Аудитору необходимо проверить наличие первичных оправдательных документов по операциям формирования и использования фондов - протоколов заседаний полномочных органов банка о направлении средств в фонды и решений об их расходовании, мемориальных ордеров, платежных поручений, расходных кассовых ордеров, договоров и др.

Типичные ошибки, совершаемые при формировании специальных фондов:

1. Отсутствие внутренних документов, которые являются основанием для формирования и использования средств фондов;

2. Отсутствие фондов при осуществлении капитальных вложений или величина фондов не соответствует объему капитальных вложений;

3. Отсутствие учета выплаченных сумм в случае оказания услуг физическим лицам за счет фонда экономического стимулирования;

4. Отсутствие первичных оправдательных документов по произведенным расходам.

17. Проверка организации кассовой работы в банке

Проверку организации кассовой работы в кредитной организации целесообразно осуществлять на основании данных учета (отчетности) и иной информации, содержащейся в документах кредитной организации, в том числе указанных в приложении 4 к настоящим Методическим рекомендациям.

Подготовку к проверке организации кассовой работы целесообразно начинать с ознакомления со структурой кассового подразделения кредитной организации, схемы подчиненности и взаимодействия его структурных подразделений и работников кассового подразделения кредитной организации.

Для этого уполномоченный представитель Банка России изучает положение о кассовом подразделении кредитной организации и внутренних структурных подразделениях кредитной организации (ее филиала).

Выясняется наличие и местонахождение:

приходных касс;

расходных касс;

приходно-расходных касс;

вечерних касс;

касс пересчета;

хранилища ценностей или сейфовой комнаты;

банкоматов;

автоматов для приема и выдачи денежной наличности, в том числе с использованием персонального компьютера, установленного на рабочем месте кассового работника (далее - электронные кассиры);

терминалов, функционирующих в автоматическом режиме и предназначенных для приема денежной наличности от клиентов и ее хранения (далее - автоматические сейфы).

Изучается персональный состав кассового подразделения кредитной организации и должностные инструкции каждого работника. Устанавливается, соответствуют ли обязанности, выполняемые кассовыми работниками, положениям их должностных инструкций (в том числе путем визуального наблюдения за действиями кассовых работников и их сопоставления с положениями указанных документов), а также проводится ли работа по повышению квалификации кассовых работников (устанавливается наличие документов, подтверждающих обучение и повышение квалификации кассовых работников).

На основании изучения распорядительных документов кредитной организации устанавливается круг должностных лиц из числа руководящего состава кредитной организации (за исключением главного бухгалтера, его заместителя) в количестве не менее двух человек, один из которых является заведующим кассой, на которых в соответствии с распорядительным документом кредитной организации возложена ответственность за сохранность денежной наличности и ценностей в хранилище ценностей кредитной организации (далее - должностные лица, ответственные за сохранность ценностей).

Проверяется наличие договоров о материальной ответственности с должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей в кредитной организации, а также со всеми кассовыми и инкассаторскими работниками, выполняющими операции с наличными деньгами и другими ценностями.

На месте проводится анализ внутренних документов кредитной организации, устанавливающих правила документооборота и технологию обработки учетной информации. Определяется, обеспечивает ли установленный порядок документооборота:

выдачу организациям квитанций к объявлениям на взнос наличными по форме 0402001 Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93 (далее - ОКУД) по операциям с валютой Российской Федерации и второго экземпляра приходного кассового ордера по операциям с наличной иностранной валютой, зачисление сумм на их банковские счета только после фактического поступления денежной наличности в кассу кредитной организации по приходным кассовым операциям;

проверку оформления приходных кассовых ордеров при осуществлении кассовым работником операций по приему денежной наличности от физических лиц по договорам банковского счета (вклада);

выдачу наличных денег с банковских счетов организациям по денежным чекам (по операциям с валютой Российской Федерации) и расходным кассовым ордерам (по операциям с наличной иностранной валютой), а также со счетов физических лиц, открытых на основании договора банковского счета (вклада), по расходным кассовым ордерам.

Путем визуального наблюдения устанавливается присутствие работника организации, осуществляющей на основании договора контроль за соблюдением пропускного режима или охрану кредитной организации (далее - представитель охраны), при открытии и закрытии хранилища ценностей, оборудованного системой охраны на базе персональной электронно-вычислительной машины (ПЭВМ), в случае, если необходимость его присутствия определена руководителем кредитной организации.

Проверяется выполнение должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, следующих действий в присутствии представителя охраны (при необходимости):

1) проверка перед открытием хранилища ценностей наличия (отсутствия) признаков повреждений дверей, замков, росписи должностных лиц кредитной организации, ответственных за сохранность ценностей, в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей;

2) проверка перед закрытием хранилища ценностей:

заверения остатков, указанных в книге (книгах) учета денежной наличности и других ценностей, главным бухгалтером (его заместителем);

внесения в хранилище ценностей книг, документов, денежной наличности и других ценностей;

закрытия на ключ всех металлических шкафов, стеллажей, сейфов и тележек, используемых для хранения ценностей, по окончании операций независимо от наличия в них ценностей;

соблюдения процедуры приема хранилища ценностей под охрану представителем охраны под роспись в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей;

соответствия остатков ценностей, отраженных в книге (книгах) учета денежной наличности и других ценностей, данным об остатках на лицевых счетах соответствующих балансовых счетов (N 20202 " Касса кредитных организаций", N 20203 " Чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте

Проверяются порядок и место хранения пакета с дубликатами ключей от хранилища ценностей, установленные распорядительным документом кредитной организации. Оценивается, обеспечивает ли установленный порядок сохранность указанного пакета.

Уполномоченные представители Банка России осматривают помещения кредитной организации для совершения операций с ценностями и проверяют:

отсутствие фактов хранения личных денег и других ценностей кассовых работников кредитной организации вместе с деньгами и ценностями кредитной организации (наличие личных вещей на рабочих местах), которое можно установить визуально;

обеспеченность кассовых работников кредитной организации индивидуальными средствами хранения, закрывающимися на ключ;

наличие средств механизации и автоматизации кассовых операций кредитной организации;

наличие образцов подписей бухгалтерских работников у кассовых работников.

По результатам проверки по вопросу организации кассовой работы в кредитной организации определяется общая оценка работы кассового подразделения кредитной организации. На ее основе, а также с учетом задания на проведение проверки устанавливается объем и основные направления проверки кассовой работы в кредитной организации.