Якщо у первинному документі немає будь-якого обов’язкового реквізиту такий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерському обліку.

До оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги:

- заповнюються офіційною державною мовою;

- оформляються в момент здійснення господарської операції;

- містять достовірні дані та обов’язкові реквізити;

- вільні рядки в первинних документах прокреслюють;

- записи в первинних документах роблять темним чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;

- у грошових документах суми проставляють цифрами і пропи­сом, перше слово суми записують скраю і з великої літери;

- складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади;

- первинні документи, створені в електронному вигляді, на вимогу контрагентів підприємство зобов'язане за свій рахунок зробити копії таких документів на паперовому носії;

- кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізви­ще і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;

- відповідальність за несвоєчасне складання первинних доку­ментів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;

- первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України.

Складаючи первинні документи, можна припуститися поми­лок. У банківських і касових документах помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущено помилку, їх анулюють, а замість них оформлюють нові.

В інших первинних документах помилки виправляють:

1) коректурним способом: неправильний текст або сума закреслюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлений текст, а зверху надписується правильний текст або сума;

2) способом «червоного сторно» — неправильний запис записується червоним і поряд проводиться запис синім або другим кольором правильно;

3) спосіб додаткового запису — спосіб застосовується у випадку, якщо кореспонденція рахунків вказана правильно, але запис зроблений в сумі меншій чим треба було. При цьому на різницю в сумі виконується додатковий запис з тою ж кореспонденцією рахунків.

Виправлення повинні бути застережені надписом «виправлено» і підписом осіб, що підписали документ, із зазначенням дати виправлення.

На практиці іноді для вуалювання правопорушень виконують недостовірні сторнувальні чи додаткові записи в самих документах, або у бухгалтерських довідках, які прикріплені до них. Тому необхідно надавати велику увагу вказаним записам в бухгалтерських документах та облікових регістрах під час розслідування кримінальної справи.

Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать нормативно-правовим актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи повинні бути передані керівнику підприємства, установи для прийняття рішення.

При надходженні документів до бухгалтерії проводять їх пере­вірку:

- формальна перевірка – встановлення повноти та правильності заповнення всіх реквізитів, відповідності стандарту і формі документа, своєчасності складення документа і подання до бухгалтерії;

- за змістом (змістовна перевірка правильності відображення господарської операції, її відповідність законодавчим та норматив­ним вимогам, інтересам власника чи підприємства);

- арифметичну (перевірка правильності проставлених цін і тарифів, розрахованих сум і підсумків);

- нормативно-правова перевірка – встановлює відповідність здійсненої операції діючим законам, правилам, вимогам установчих документів тощо.

Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову обробку, яка полягає в підготовці документів для запису сум господарських операцій на рахунках та в облікових регістрах.