Недоброякісні документи у свою чергу поділяють на фіктивні, підроблені і безтоварні.

Документ, якого не існує і який видається з певною метою за дійсний, кваліфікується як фіктивний. У практиці облікової діяльності поняття фіктивного документа тісно пов’язане з поняттям зведеного документу, якщо у зведеному документі відображена господарська операція на підставі неіснуючого первинного документа, такий запис у зведеному документі вважається фіктивним.

Підроблений документ подає господарську операцію у перекрученому вигляді. Характер фальсифікації може бути різний: підробка реквізитів, наприклад: підписів, зміна назви товару, підробка кількісних та якісних показників. Наприклад, для фальсифікації нестачі грошових коштів, прибуткування грошових коштів першого числа місяця оприбутковують по касі 9-го числа місяця; у відомості на видачу заробітної плати фактично працюючих на підприємстві осіб збільшений загальний підсумок у графі «Сума до видачі».

Безтоварний документ відображає неіснуючу господарську операцію. За формою найчастіше він буває доброякісним, а за змістом - фіктивним, формальна доброякісність безтоварного документа забезпечується матеріально відповідальною особою з тією метою, щоб безтоварна операція в ході проведення ревізії не була викрита. Здійснення безтоварних операцій на практиці може супроводжуватися скоєнням таких корисливих злочинів, як розкрадання матеріальних та грошових коштів, порушення правил торгівлі і навіть хабарництво.

Безгрошовим документом буде такий документ, як касовий видатковий ордер з розпискою про одержання грошей, але одержувач гроші не отримував.

Виявлення оперативними працівниками міліції, слідчими та ревізорами недоброякісних документів необхідно розцінювати як ознаку скоєння корисливих правопорушень.

У діяльності органів внутрішніх справ щодо виявлення корисливих злочинів робота з документацією посідає важливе місце. Згідно ст. 84 Кримінально-процесуального кодексу України документ є одним із видів доказів, на підставі якого орган дізнання, слідчий або суд встановлюють наявність або відсутність у діях особи складу злочину. В роботі підрозділів Державної служби боротьби з економічною злочинністю, у слідчій та судовій практиці по виявленню правопорушень та розслідуванню кримінальних справ про розкрадання товарно-матеріальних цінностей та грошових коштів, інших корисливих зловживань проти майна підприємств документування дій осіб, встановлення подій злочину, виявлення винних осіб відбувається в основному на підставі документів, в яких відображені або завуальовані незаконні господарські операції. Безумовно, правоохоронними органами використовуються й інші види доказів, наприклад: показання свідків, висновки експертів, але документи відіграють найважливішу роль.

Кожний безтоварний чи безгрошовий документ є підробленим документом, але не кожний підроблений документ є безтоварним чи безгрошовим. Ці обставини мають велике практичне значення в правоохоронній діяльності.

При аналізі обліково-звітної бухгалтерської документації оперативні працівники правоохоронних органів та слідчі повинні встановити:

Ø чи своєчасно складалися бухгалтерські документи;

Ø чи достовірно відображалися господарсько-фінансові операції;

Ø механізми скоєння злочинів з допомогою бухгалтерських документів;

Ø коли і ким був здійснений фінансово-господарський контроль;

Ø який розмір матеріальної шкоди;

Ø хто із посадових та матеріально відповідальних осіб повинен нести персональну відповідальність за привласнення, розтрату товарно-матеріальних цінностей і грошових коштів.

До формальних ознак, згідно яких оперативні працівники відділів по боротьбі з економічною злочинністю, слідчі, ревізори, експерти можуть вирізняти підробки в бухгалтерських документах, відносять:

♦ складання обліково-звітних бухгалтерських документів з порушенням встановленої форми;

♦ незаповнення, недооформлення первинних облікових документів та документів звітності;

♦ взаємна невідповідність окремих реквізитів в одному або в кількох взаємопов’язаних бухгалтерських документах;

♦ відсутність біля бухгалтерського документа необхідних додатків або їх невідповідність;

♦ підпис бухгалтерських документів посадовими, матеріально відповідальними особами, які не мають права підпису;

♦ відсутність в бухгалтерських документах необхідних печаток, штампів.

Оперативні працівники, слідчі повинні вилучити, оглянути та залучити до кримінальної справи бухгалтерські документи та чорнові записи як речові та письмові докази. На стадії порушення кримінальної справи оперативний працівник вилучає документи згідно складеного протоколу вилучення. Згідно порушеної кримінальної справи слідчий складає постанову та протокол виїмки, копія якого передається під розписку відповідним посадовим особам підприємства. В присутності оперативного працівника, слідчого, які виконують вилучення або виїмку бухгалтерської документації, бухгалтер підприємства зі згоди вказаних осіб може зробити копії документів.

Бухгалтерські документи з додатками до них, як правило, групуються.

Перша група — документи, які регулюють фінансово-господарську діяльність юридичних чи фізичних осіб: нормативні акти, укази, постанови, накази, статут, протоколи зборів учасників.

Друга група — документи, які фіксують господарські операції: наряди на роботи, накладні на відпуск продукції, подорожні листи, пропуск на вивіз товару, касові ордери, платіжні доручення тощо.

Третя група — документи сурового обліку, звітності та переписка щодо них, зведені бухгалтерські документи, облікові регістри.

Четверта група — документи, які свідчать про контроль за фінансово-господарською діяльністю підприємства: акти інвентаризацій, ревізій, звіти про виконання висновків перевірок.

Підроблені документи залучаються до справи в якості речових доказів. З допомогою вказаних документів можна визначити не тільки матеріальну шкоду, але й спосіб крадіжки та коло осіб, які брали участь у скоєнні злочину.

Таким чином, правильне групування облікових документів щодо якісних ознак допомагає найбільш повно та ефективно проводити розслідування крадіжок та інших зловживань, які вчиняються посадовими особами.

Вилучення працівниками міліції облікових документів, облікових реєстрів, звітів та звітності у підприємств будь-яких форм власності здійснюється на підставі як Закону України «Про міліцію», так і Кримінально-процесуального кодексу. Вилучення наведених вище документів на етапі розслідування кримінальної справи проводиться органами дізнання, досудового слідства та судами на підставі постанови цих органів у відповідності до чинного кримінально-процесуального законодавства.

Крім того, при проведенні документальних ревізій на підставі Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» вилучати відповідні документи мають право й ревізори. У цьому випадку вилучення оформлюється актом вилучення, а копії вилучених документів залишаються у справах підприємства. Обов’язковим є складання реєстру (опису) документів, що вилучаються, у порядку, встановленому законодавством.

Із загальної характеристики документів видно, що кожен доку­мент належить водночас до різних класифікаційних груп. Так, акт приймання-передачі основних засобів є одночасно матеріальним, ви­конавчим, первинним, разовим і внутрішнім документом; рахунок-фактура постачальника - виконавчий, разовий, зовнішній; видатко­вий касовий ордер - комбінований, первинний, разовий і внутрішній та ін.

Класифікація документів за розглянутими ознаками дає змогу правильно зрозуміти їх зміст, призначення і використання для відоб­раження господарських операцій підприємства.