Організація документообігу та зберігання документів.

У кожній бухгалтерії документи з моменту їх написання або одержання від інших підприємств чи організацій до повного використання й передачі до архіву проходять обробку, передаються з одного робочого місця на інше, тобто проходять певний шлях. На окремих робочих місцях бухгалтерські документи затримуються іноді на кілька днів. Таке становище потребує організації контролю за зберіганням документів. Своєчасний і якісний облік за­безпечується певним порядком організації складання й опрацю­вання документів, або документооборотом (документообігом).

Документообігом називаються порядок і шляхи руху до­кументів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів.

Головним принципом документообороту є забезпечення проходження документів найкоротшим шляхом та з мінімальними витратами праці на їх обробку та пошук.

Кожне підприємство, враховуючи специфіку своєї господарської діяльності та структури управління, визначає напрями й обсяги до­кументів. Організує документооборот на підприємстві головний бух­галтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації.

Порядок руху документів від моменту їх складання до передачі в архів регламентується затвердженим на підприємстві графіком документообігу.

Графік документообігу – це затверджений порядок обробки даних, які містяться в первинних документах.

Він має визначати здійснення систематичного контролю складання і строків проходження первинних, зведених документів між окреми­ми структурними підрозділами, передачі їх у бухгалтерію. План (графік) документообороту розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії та опрацювання доку­ментів є обов’язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

Об’єктом організації документообігу виступають як первинні документи, так і облікові регістри.

Основними етапами прохо­дження документів є (рис. 5.3).

Рис. 5.3. Етапи документообігу

Документи, як правило, складаються оперативними працівника­ми підприємства (касирами, рахівниками цехів, комірниками, майст­рами та ін.) або надходять зі сторони через канцелярію з обов’язко­вою реєстрацією (рахунки, акти, листи, повідомлення тощо). Кожно­му виконавцю видають виписку з плану (графіка) документооборо­ту, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функ­ціональних обов’язків виконавця, термін їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи. Витяг із графіка документообороту підприємства наведено в таблиці.

Таблиця 5.1