Графік документообороту

Для зберігання документів призначені архіви. Розрізняють по­точні й постійні архіви. Поточний архів організовують безпосеред­ньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідками йінформацією. Поточний архів міститься у спеціальних закритих шафах. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприєм­ства. Всі прийняті на зберігання справи реєструють вархівній книзі, що полегшує пошук документів чи справу вразі необхідності.

Відповідно опрацьовані: систематизовані у хронологічному по­рядку, прошиті й марковані ярликами (рубриками) документи з по­точного архіву передають у постійний після закінчення звітного року. Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових регістрів.

Для більшості видів бухгалтерської документації передбачений законодавством термін зберігання становить 3 роки, але існують документи, строк зберігання яких значно більший, наприклад, документи з оплати праці зберігаються на підприємстві протягом 75 років.

Так, для первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, вста­новлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомо­стей, актів документальних ревізій, податкових та інших перевірок - 5 років; особових рахунків робітників та службовців, студентів - 75 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, пере­давальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються по­стійно.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передають на безстрокове збе­рігання до державного архіву, а інші документи підлягають зни­щенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.

Регулюється порядок зберігання документів за їх типами та строками зберігання Наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів № 41 від 20 липня 1998 року «Про затвердження переліку типових документів» ( із змінами, внесеними наказом Державного комітету архівів України № 52 від 25.03.2008 р.)