Основні вимоги проведення інвентаризації

Інвентаризація проводиться раптово і одночасно на всіх об’єктах із залученням фахівців, які добре знають технологію і порядок обліку, збереження та використання окремих видів матеріальних ресурсів.

Основні вимоги проведення інвентаризації:

1) комісійність — будь-яка інвентаризація повинна проводитися комісією, склад якої визначається згідно наказу або розпорядження керівника підприємства, вищестоящого чи контролюючого органу. До складу інвентаризаційної комісії, як правило, повинні входити: представники адміністрації підприємства (або вищестоящих, або контролюючих органів), робітники бухгалтерії, фінансисти або економісти, матеріально відповідальні особи. При проведенні інвентаризації одночасно з проведенням документальної ревізії до складу комісії включаються ревізори;

2) раптовість — початок проведення інвентаризації повинно бути раптовим для матеріально відповідальної особи. У першу чергу вимога раптовості повинна бути забезпечена, якщо інвентаризація проводиться по завданню правоохоронних органів;

3) безперервність — будь-яка інвентаризація повинна проводитися безперервно на протязі встановленого строку, виключаючи знаходження сторонніх осіб у приміщенні, де проводиться інвентаризація.

Під час перерви на обід, після закінчення робочого дня приміщення, в якому проводиться інвентаризація повинні замикатися та опечатуватися, при цьому ключі знаходяться у матеріально відповідальної особи, а печатка — у голови інвентаризаційної комісії;

4) реальність (тобто чітке виконання встановленого порядку проведення інвентаризації) — під час перерахування залишків товарно-матеріальних цінностей повинні бути присутніми всі члени інвентаризаційної комісії.

Забороняється підписувати інвентаризаційні описи відсутніми членами комісії, робити записи в інвентаризаційних описах згідно книжних (по даних бухгалтерського обліку) залишків або зі слів матеріально відповідальної особи.

5) документальна обґрунтованість — всі перераховані, виміряні та переважені товарно-матеріальні цінності і грошові кошти повинні бути відповідним чином оформлені у інвентаризаційних описах (актах).

Якщо інвентаризація проводиться на вимогу правоохоронних органів, то працівники правоохоронних органів (слідчі, оперативники тощо) до складу інвентаризаційної комісії не входять, але їм не заборонено бути присутніми при проведенні інвентаризації, але вони не мають права підпису будь-яких інвентаризаційних документів.

Порядок здійснення інвентаризації:

1. Наказом або розпорядженням керівника призначається інвентаризаційна комісія в такому складі: спеціаліст з певної групи товарів; представник бухгалтерії; представник адміністрації; матеріально відповідальна особа; ревізор (якщо проводиться ревізія); представник правоохоронних органів (якщо проводиться по їх завданню), але він не є членом комісії.

2. Інвентаризаційна комісія показує матеріально відповідальній особі наказ або розпорядження про проведення інвентаризації.

3. Матеріально відповідальна особа складає товарно-матеріальний звіт на момент інвентаризації і дає підписку про те, що всі документи з надходження та вибуття цінностей включено у звіт і жодних не оприбуткованих та неописаних цінностей немає.

4. За наявності каси інвентаризацію здійснюють кожного місяця.

5. Інвентаризацію здійснюють за кожним місцем зберігання цінностей у присутності матеріально-відповідальної особи.

6. Результати фіксують в інвентаризаційних відомостях або актах.

7. Якщо протягом дня інвентаризацію не закінчено, приміщення зачиняють і пломбують; при цьому ключ залишається в матеріально відповідальної особи, а пломбір у голови комісії.

8. Після закінчення інвентаризації на основі інвентаризаційних відомостей і облікових даних складають порівняльну відомість.

9. Після інвентаризації здійснюють вибіркові перевірки цінностей, результати якої оформлюють актом повторної перевірки.

10. У разі виявлення розбіжностей з даними обліку здійснюють повторну інвентаризацію.

Інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей можна розділити на три етапи: