Формальная коммуникация

Линделл Урвик в своей книге «Организация» (1966) так определил это понятие: «соглашения с целью формальной коммуникации в любой целевой системе или человеческой кооперации, где единство действий не может быть обеспечено личными контактами, традициями или общественным мнением».

Являясь лидером небольшой группы или коллектива, вы можете выбрать такую форму коммуникации, как неформальный личный контакт. Однако наличие организации предполагает, что вы осуществляете коммуникацию по формальным каналам, таким, как субординация в армии. Неизбежным следствием вашей работы в организации является уважение к этим формальным каналам.

Это не значит, что в организациях полностью отсутствует неформальная коммуникация, — как раз наоборот. В большинстве организаций имеют место многочисленные информационные дискуссии, беседы и неформальные связи. Но они должны представлять собой дополнительный элемент. Доминирование неформальной коммуникации, скорее всего, указывает на плохую работу формальной коммуникационной системы, которая является основой любой организации.

Как мы убедились на примере «НЕТМА Лтд.» (глава 2), размер и географическая разбросанность организации всегда ограничивают возможности эффективной коммуникации. Если к этому добавляются быстрые перемены, то ситуация может ухудшиться. Дело в том, что в условиях перемен требуется более эффективная коммуникация, тогда как размер и географическая разбросанность организации, а также сами перемены работают против вас.

Чтобы справиться с потенциальными проблемами, вам нужна практическая философия коммуникации, которая охватывает содержание коммуникации, направление, которая она должна принять, а также вопрос вашей личной ответственности.

Содержание

Если вы принимаете модель трех кругов, или общую теорию, которая описывает коллективы и организации, у вас уже есть готовое определение потребностей и желаний людей в том, что касается коммуникации. Позвольте мне вкратце напомнить вам эту модель.

Рис. 10.Э. Модель трех кругов

В соответствии с этой теорией в рабочих группах и организациях можно выделить три области потребностей:

• выполнить общую задачу;
• сохранить целостность или поддерживать себя как сплоченную единицу;
• потребности, которые приносят с собой в группу отдельные люди.

В вашей организации основное содержание коммуникации — информация, идеи, знания и т. п. — должно быть связано с этими тремя областями. Здесь я фокусирую внимание на внутренней коммуникации. Разумеется, члены любой организации имеют и внешние связи — с клиентами, поставщиками и населением. Вот потребности внутренней коммуникации.

Рис. 10.4. Коммуникация в модели трех кругов

Приведенный ниже список не является исчерпывающим, но он охватывает основы того, что работающие в организациях люди должны и желают знать.

Людям нужен образ, чтобы вдохновить их на труд, чувство принадлежности к независимой и высокоэффективной команде, а также информация, которая повышает их ощущение ценности себя как личности внутри этой большой организации.

Таблица 10.5. Содержание коммуникации