Направление дискуссии

Исполняя роль председателя, полезно помнить, что у вас есть две основные функции. Председательствовать в узком смысле этого слова — значит следить за соблюдением всех установленных процедур, за поведением участников и эффективностью их вклада в общую работу. Вы должны обеспечивать игру по правилам и соблюдение очередности, руководствуясь определенными правилами, — совсем как рефери. Старшину присяжных тоже можно назвать председателем в этом узком смысле слова.

Вторая ваша обязанность — быть лидером или руководителем группы, ставящим перед собой цель достигнуть определенного результата. Характер этого результата, естественно, зависит от типа совещания (см. рис. 9.1). На творческих совещаниях лидер, скорее, играет роль катализатора, чем регулировщика.

Разумеется, не исключены и определенные противоречия между ролями «рефери» и «лидера». Некоторые группы и лидеры стремятся избежать их, назначая председателя с функциями рефери, подобно спикеру в палате общин парламента, и давая возможность лидерам свободно высказывать свое

мнение без необходимости председательствовать на собрании. В других случаях председатель сообщает, когда он складывает с себя полномочия и выступает по повестке дня как рядовой участник.

В большинстве случаев председателю удобнее совмещать обе функции. В любом случае эти роли частично совпадают. Предположим, что вы взяли на себя обе роли.

Некоторые основные функции лидера, такие, как постановка задачи и планирование, уже обсуждались выше. Однако вам как председателю нужно начать совещание с объявления его цели и объяснения его необходимости. Не думайте, что все собравшиеся это знают. Возможно, вам захочется убедиться, что все присутствующие знакомы с повесткой дня, чтобы ваш план превратился в общий. Дайте понять, что берете бразды правления в свои руки.

После того как работа над повесткой началась, вам придется выполнять функцию управления, а для этого требуется сообразительность и чуткость. Что вы будете делать с чрезмерно болтливым человеком? Важно остановить его, но это должно быть сделано одновременно твердо и тактично: «Благодарю вас, Майкл. Кажется, мы поняли суть ваших аргументов. Сьюзен, вы еще не высказали своего мнения. Вы согласны с Майклом или нет?»

При опытных участниках дискуссии от вас вряд ли потребуется выполнение функции привратника, то есть «открывать дверь» тому, кто хочет внести свой вклад в обсуждение, а не просто внимательно слушать. Чаще всего ваша энергия будет направлена на то, чтобы захлопнуть дверь! Однако как лидер вы всегда должны знать, кто не принимал участие в дискуссии, и — если вы предполагаете, что молчание вызвано робостью или недостатком решимости — предложить этому человеку высказать свое мнение.

Если многоречивый участник продолжает настаивать на своем — беря слово вновь и вновь или перебивая других, — то вы можете проявить большую твердость, пока не призовете его к порядку. Всегда сохраняйте контроль над ситуацией.

Отсечение не относящихся к делу моментов, потенциальных или реальных, — это еще одна важная составляющая в управлении совещанием. Иногда ложный след выглядит привлекательнее, чем «пресные» пункты повестки дня. Если цель совещания — это творческий процесс, как при мозговом штурме, то в этом случае нередко есть смысл идти по якобы ложному следу, потому что в не имеющей отношения к делу теме могут зреть семена новой идеи.

Проблемы управления дискуссией усугубляются тем обстоятельством, что дискуссия по природе своей предполагает беспорядочность и непоследовательность. Как показано на представленной ниже модели, пересекающиеся связи (в противоположность беседе один на один) делают контроль еще более проблематичным.

Некоторые формальные группы — в парламентских традициях — пытаются преодолеть эту трудность при помощи правила, что все ремарки должны подаваться председателю и через председателя. Этот способ может оказаться полезным в более официальных дискуссиях, и особенно если в них вовлечено большое количество людей, однако он противоречит неформальной и групповой природе самой дискуссии.

Рис. 9.1. Линии коммуникации

Чтобы выполнять эти функции лидера и способствовать дискуссии, вы должны:

• мыслить четко и быстро;
• внимательно слушать;
• уметь ясно и кратко выражать свои мысли;
• быть готовым пояснить плохо сформулированную точку зрения;
• быть справедливым и беспристрастным;
• предотвращать лишние вмешательства;
• быть терпеливым, терпимым и доброжелательным;
• быть дружелюбным, но в то же время энергичным и деловым.

Один из эффективных способов управления дискуссией заключается в том, чтобы время от времени подводить итог, подчеркивая тем самым оставшиеся на повестке дня вопросы. Таким образом, любое резюме в процессе совещания (за исключением заключительной части) может играть роль сигнала к возвращению. Однако сделанное обобщение должно быть точным. Помимо других качеств лидера, оно требует высокого уровня врожденных способностей и практики, чтобы подводить итог кратко, в нужное время и таким образом, чтобы он был воспринят как правдивая оценка достигнутого на данный момент.

Несмотря на то, что способность резюмировать является особенно важным качеством председателя, этот навык полезен и слушателям. Обобщение — это признак того, что человек слушает, потому что оно позволяет понять, можете ли вы выделить основные пункты — к удовольствию оратора и аудитории, если таковая имеется.

Резюме не только позволяет избавиться от всего лишнего, но и дает возможность остальным слушателям либо согласиться с вашими выводами, либо отвергнуть их. Таким образом, резюме способствует процессу «переваривания» мыслей.

Другое важное качество председателя — это свойственная исключительно человеку способность переводить с одного языка на другой, сохраняя при этом верность оригиналу. Переводчик должен быть способен проникнуть в смысл сказанного и перевести его на другой язык.

Так, например, заключение специалиста иногда требуется перевести на достаточно простой язык, чтобы все присутствующие, приложив определенные усилия, смогли понять его. Ваша способность сделать это указывает на ваши качества как слушателя. Такой своевременный перевод может способствовать общему успеху дискуссии.

Ваши манеры могут повлиять на успех (или неудачу) коммуникации в не меньшей степени, чем ваши слова. Большую роль здесь играют юмор, скромность и твердость.

Задача лидера состоит в создании теплой, дружелюбной и одновременно деловой атмосферы, и поэтому важно убедиться, что ваши манеры способствуют хорошей коммуникации. В нужное время и в нужный момент обратитесь за обратной связью.

Если кто-то предлагает свою кандидатуру для участия в мероприятиях, являющихся результатом дискуссии, председатель должен проверить, что этот человек правильно понимает предлагаемые действия и согласен с ними. Согласованные таким образом шаги или действия должны включать в себя и сроки.

Вопрос о том, может ли комитет — группа, сформированная для принятия решения или разрешения проблемы — быть исполнительным, то есть действовать самостоятельно, на самом деле достаточно прост. Как орган комитет можно сравнить с футбольной командой, которая забивает гол. В обоих случаях действует отдельный человек, но именно группа обеспечивает ему возможность действия.

Несмотря на то, что в большинстве случаев принятое решение будет выполняться одним из членов комитета или его подчиненными, в действительности это есть действие комитета. Важное решение должно приниматься комитетом или быть следствием проведенного в нем обсуждения.

Таблица 9.2. Как провести эффективное совещание

Не забывайте о том, что дискуссия — это медленный процесс. Она неуместна в тех случаях, которые требуют быстрых действий. От нее мало пользы при решении задач, если у членов группы отсутствуют соответствующие знания или информация. Более того, присущий дискуссии неформальный характер означает, что она не может заменить исчерпывающее перечисление всех аспектов или подробное изложение аргументов. И последнее — дискуссия редко бывает желательна во время тщательно подготовленного выступления, например когда вас просят выступить с презентацией. В результате вы можете получить плохое качество мышления и неверные решения.

Эти присущие дискуссии ограничения не следует использовать как предлог, чтобы отказываться от нее или ограничивать ее до минимума. В отсутствие дискуссии лидерство вряд ли может быть демократичным. Дискуссия требует разумного использования, предполагая правильный выбор тем или проблем, соответствующее планирование, а также оптимальное соотношение лидерства и коллективной работы.

Для эффективного совещания очень важен хороший председатель. Иногда позиция председателя приводит к появлению проблем, но хороший председатель способен сделать так, чтобы совещание уложилось в отведенное время, чтобы ничего не было пропущено, чтобы дело продвигалось и чтобы были приняты соответствующие решения. В основе этого процесса лежит целенаправленная коммуникация.