Интерфейс табличного процессора Microsoft Excel 2007

Табличные процессоры – программные продукты, предназначенные для автоматизации обработки данных, представленных в табличной форме. Электронные таблицы используются в настоящее время также часто, как и текстовые документы. Среди табличных процессоров большим успехом пользуются различные версии Microsoft Excel.

Рабочее поле Excel 2007 (рис. 3.19) – электронная таблица, состоящая из столбцов и строк. Название столбцов – буква, две или три буквы латинского алфавита. Каждая строка таблицы пронумерована. Размер таблицы фиксирован: число столбцов – 16 000, строк – 1 048 576.

Пересечение конкретного столбца и строки образует ячейку. Местоположение ячейки задается адресом, образованным из имени столбца и номера строки, на пересечении которых находится эта ячейка, а также при необходимости в адресе указывается имя листа и имя книги:

В ячейки рабочего листа могут вводиться два вида данных: постоянные значения (константы) и формулы.

Постоянные значения – это числа, символы, текст. В ячейку константа записывается следующим образом: курсор щелчком мыши устанавливается в ячейку и с клавиатуры вводится значение. Редактирование введенного значения проводится после выделения нужной ячейки, а далее следует либо нажать клавишу < F2>, либо щелкнуть кнопкой мыши в строке ввода (редактирования) в нужном месте.

Рис. 3.19. Общий вид рабочего окна электронного процессора.

Под формулой в электронной таблице понимается выражение, состоящее из операндов и применимых к ним операций.

В качестве операндов выступают: числа; тексты; логические значения; ссылки на адреса ячеек; значения ошибки; встроенные функции Excel.

Используемые операции:

- арифметические – сложение, вычитание, деление, умножение;

- отношения – больше, меньше, не больше, не меньше, не равно.

Формулы строятся как выражение для вычисления нового значения. Тип значения, полученного в результате вычисления по формуле, определяется типом операндов выражения. Формула всегда начинается с символа равно (“=”).

В Excel для различных типов вычислений имеется большое число встроенных функций: математических, статистических, логических, текстовых, информационных и др., объединенных в библиотеку функций.

Функции вводятся обычным набором с клавиатуры или более предпочтительным способом – с помощью вкладки Формулы (выбрать из доступных на вкладке) или Мастера функций, диалоговое окно которого вызывается командой

Формулы - Библиотека функций - Вставить функцию - …

В Мастере функций все функции разделены на категории, каждая из которых включает в себя определенный набор функций. Состав каждой функции показан в правом окне. Сначала следует выбрать категорию функции (слева), имя функции (справа), внизу дается краткий синтаксис функции (рис. 3.20).

Рис. 3.20. Диалоговое окно Мастер функций для выбора категории и вида функции

После нажатия кнопки < ОК> появляется следующее диалоговое окно (рис. 3.21), соответствующее выбранной функции и осуществляется построение функции – указание её аргументов.

Рис. 3.21. Пример диалогового окна для задания аргументов логической функции СУММ

Формулу вводят в выбранную ячейку. Для вставки в формулу различных функций в строке ввода, которая находится в верхней части окна над рабочим полем, предусмотрена кнопка вызова функций. Часто при создании формул используют ссылки на другие ячейки.

Ссылка – элемент формулы, который используется, когда нужно сослаться на другую ячейку таблицы. В этом случае адрес используется в качестве ссылки. Например, формула С8=0, 4*В5 означает, что в ячейке В5 расположены данные, используемые в формуле ячейки С8. Т.о., в формулу ячейки С8 будут введены не сами данные, а адрес ячейки В5.

Различают следующие типы ссылок:

· относительные ссылки (например, А34 или С2), которые всегда изменяются так, чтобы отобразить правило их вхождения в формулу относительно её нового местоположения;

· абсолютные ссылки, которые перед именем столбца или номером строки имеют символ $. Назначение ссылки абсолютной производится следующим образом: в строке ввода перед ссылкой устанавливается курсор и нажимается клавиша < F4>, например, $А$4. Можно сделать то же самое, вводя символ $ с клавиатуры. При копировании абсолютные ссылки остаются неизменными;

· смешанные (частично абсолютные) ссылки, которые при копировании корректируются частично. Символ $ стоит или перед именем столбца, или перед номером строки ($F4, D$6). Например, при копировании формулы, содержащей $G3, сохранится имя столбца G, а номер строки будет изменен;

· имена блоков, например ЦЕНА. Имя связывается с данными блока, а не с его местоположением. Можно блок перенести в другое место, что не повлияет на его имя.

Для достижения успеха следует уметь выполнять действия:

Ö вставить новый лист в документ (рис. 3.22): Главная – Ячейки – Вставить - Вставить лист (либо в поле названия листов – добавить лист)

Рис. 3.22. Окно вставки объектов в книге

Ö выровнять текст в ячейке: Главная – Выравнивание -… (выбрать тип выравнивания текста в ячейке)

Ö изменить направление текста в ячейке (рис. 3.23 ): Главная – Выравнивание – Ориентация - … (выбрать тип выравнивания текста в ячейке)

Рис. 3.23. Окно «Ориентация»

Ö объединить ячейки (рис. 3.24): Главная – Выравнивание - Объединить и поместить в центре

Рис. 3.24. Окно объединения ячеек таблицы

Ö организовать перенос слов в ячейке (3.25): Формат - Ячейки… - Выравнивание - Переносить по словам

Рис. 3.25. Кнопка переноса текста в ячейке

Ö

Рис. 3.26. Окно «Формат ячейки»

Ö вставить функцию: Формулы - Библиотека функций - Вставить функцию – (выбрать из списка требуемую функцию - ОК)

Ö вставить диаграмму: Вставка – Диаграммы -… (выбрать тип диаграммы и выполнить предлагаемые действия)

Ö создать примечание к ячейке: Рецензирование – Примечания - Создать примечание

Ö очистить содержимое ячейки (рис. 3.27): Главная – Редактирование – Очистить - Очистить все

Рис. 3.27. Окно очистки параметров ячейки

Ö переименовать текущий лист (рис. 3.28): правой кнопкой мыши щелкнуть по имени листа, в появившемся контекстном меню выбрать Переименовать, ввести новое имя, нажать клавишу Enter

Рис. 3.28. Контекстное меню работы с листами книги

Ö задать параметры страницы табличного документа: Разметка страницы - Параметры страницы - …

Ö просмотреть вид табличного документа после печати: Вид - Режимы просмотра книги - Разметка страницы

Ö подготовить табличный документ к печати: Разметка страницы - Параметры страницы - Область печати - … (задать масштаб воспроизведения).