Цель и значение внедрения компьютерных технологий в делопроизводство

Большинство делопроизводителей знакомо с традиционными способами создания и обработки документов. Внедрение персональных компьютеров (ПК) не меняет принципы и задачи делопроизводства, но снижает трудоемкость и повышает эффективность работы с документами. Оснащение компьютерами отдельных рабочих мест ускорило процессы создания и правки проектов документов, уменьшило количество ошибок и улучшило общий внешний вид компьютерной распечатки по сравнению с машинописью. На этом этапе компьютеризации ДОУ наибольшее значение имеют программные средства автоматизированного рабочего места.

Программные средства любого компьютера подразделяются на системные и прикладные,

Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. В их составе выделяют:

- тестовые, диагностические и антивирусные программы;

- операционные системы;

- программные средства общего назначения.

Среди прикладных программных средств, необходимых для компьютеризации документационного обеспечения управленческой деятельности, можно выделить: широко используемые типовые:

· системы подготовки текстовых документов; личные информационные системы; системы управления базами данных; программы по распознаванию текстов; программы выхода во внешнюю среду;

· системы обработки финансово-экономической информации.

Менее распространенные специализированные, требующие специальной подготовки пользователей:

- системы подготовки презентаций;

- системы управления проектами;

- экспертные системы и системы поддержки принятия решений;

- системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления.

Автоматизация делопроизводства требует, чтобы современные офисные системы, при всей сложности средств и методов автоматизации управленческой деятельности, имели простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий специалистам, имеющим дело с документами, без особой подготовки выполнять свои функции с помощью ПК. Системы автоматизации делопроизводства должны обладать следующими возможностями:

· ввода, подготовки и редактирования документов;

· ввода и обработки сведений о документах (регистрации);

· обмена документами с руководителем и сотрудниками, совместной работы над документами;

· осуществления контроля исполнения документов;

· хранения и поиска документов (создания баз данных);

· приема и пересылки документов;

· систематизации документов, формирования папок (дел);

· подготовки к архивному хранению и их архивирования.

Хорошо спроектированная и правильно используемая система автоматизации офисной работы помимо облегчения выполнения рутинных операций делопроизводства позволяет получить дополнительные возможности:

Ö повышения исполнительской дисциплины и более эффективного использования рабочего времени сотрудников;

Ö уменьшения потерь документов;

Ö более полного и точного обоснования принимаемых решений;

Ö централизованного отслеживания прохождения документа на каждом рабочем месте всех исполнителей документа;

Ö систематизации и анализа результатов контроля исполнения документа с целью выявления недостатков в работе исполнителей и организации документооборота на предприятии.

Современный уровень развития компьютерных технологий позволяет решать поставленные задачи.

Каждый документ в процессе своего жизненного цикла проходит определенные стадии:

- создание;

- визирование, согласование;

- подписание, утверждение;

- регистрацию;

- рассмотрение;

- исполнение;

- списание в дело;

- хранение,

- уничтожение.

Когда мы говорим об автоматизации делопроизводства, то автоматизации подлежат: движение документов и их обработка в пунктах обработки, все стадии жизненного цикла документов.

Системы документооборота внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

· обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

· поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

· поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

· протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);

· оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

· исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;

· исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.