Интерфейс программы Microsoft PowerPoint 2007

В бизнесе часто бывает необходимо сделать доклад на конференции, рассказать в доступной форме о товаре, организовать деятельность команды в проекте и т.п.

Существует достаточно большое количество программ, позволяющих подготавливать и демонстрировать медиафильмы, состоящие из отдельных слайдов. Главное – придумать сценарий презентации, построенный на использовании картинок, анимации, эффектного текста.

Microsoft PowerPoint 2007 – это программа для создания и демонстрации презентаций, являющаяся частью пакета Microsoft Office 2007. Самые заметные изменения в интерфейсе Microsoft PowerPoint 2007, по сравнению с предыдущими версиями пакета Microsoft Office, представлены в верхней части окна приложения, где через весь экран проходит широкая полоса, называемая “Лентой” и содержащая разнообразные визуально доступные команды, разбитые на группы - в такой структуре удобнее искать необходимые функции и создавать эффектные презентации.

Презентация (англ. present – представлять) – это иллюстрационные материалы для публичного выступления. Презентации можно представлять в электронном виде, распечатывать в виде раздаточного материала или распространять через сеть Интернет (для размещения презентации на сайте ее сохраняют как веб-страницу).

Каждая страница презентации называется слайдом. Презентация состоит из набора слайдов (экранных форм), которые хранятся в одном файле с расширением “.pptx” (или “.ppt” для файла, сохраненного как Презентация PowerPoint 97 – 2003).

Разработка презентации. В ходе создания и демонстрации презентации Вы можете проявить себя и как сценарист, и как режиссер, и как художник, и как исполнитель. Процесс подготовки презентации включает следующие этапы:

† Планирование:

- Определить аудиторию, для которой будет демонстрироваться презентация: количество слушателей; однородность запросов и ожиданий группы; уровень знаний и культурные особенности участников; их отношение к теме; что известно слушателям о Вас как о ведущем презентацию, и т.п.

- Озаглавить презентацию. Название должно быть кратким и отражающим суть рассматриваемого вопроса.

- Определить количество слайдов в презентации, предварительно собрав весь материал и отсортировав его по трем категориям (необходимая информация, желаемая информация, возможная информация) в соответствии с поставленными Вами целями и запросами слушателей.

† Построение каркаса презентации: размещение информации на слайдах, добавление или сокращение запланированного объема презентации.

† Оформление и настройка презентации: с помощью приложения Microsoft PowerPoint 2007 можно создавать слайды, в которых текст сочетается с таблицами, диаграммами, графическими объектами, рисунками, фотографиями, фильмами и звуком, видеоклипами. Каждый слайд презентации обладает свойствами, которые влияют на его отображение во время демонстрации.

К ним относятся:

- размер слайда;

- разметка слайда (расположение заголовков, текста и объектов на слайде);

- шаблон оформления (дизайн слайда);

- эффект перехода от слайда к слайду.

† Репетиция презентации для анализа и оценки ее структуры (плана), последовательности изложения материала, соответствия аргументации кругу представлений слушателей, подбора и использования средств визуализации, расчета времени, языка и стиля речи. Попросите друзей или коллег, которым Вы доверяете, присутствовать на репетиции презентации. Их отзывы позволят выявить слабые места в Вашем выступлении и исправить их.

Рекомендации по проектированию слайдов:

1. Презентация – набор плакатов поддерживающих выступление. Возможные цели презентации: информировать, развлекать, оказывать эмоциональное воздействие, подвигать на действие. В презентации необходимо уделять внимание всем четырем целям. Основные цели учебной презентации: показать, что вы ориентируетесь в предметной области, продемонстрировать глубину знаний по теме, сообщить результаты собственных исследований.

2. Структура презентации должна быть легко запоминающейся. Ориентироваться стоит не более чем на три основных пункта (максимально возможное число - семь).

3. Начинать презентацию следует с простых и наиболее общих понятий, постепенно переходя к более конкретным и сложным.

4. Методы структуризации презентации: хронологический, последовательный, географический, категориальный, сравнение и противопоставление крайностей, иерархический, расширяющийся радиус.

5. Используйте на слайде два шрифта: один – для заголовков, второй – для основного текста.

6. Смешивайте в тексте верхний и нижний регистр, однако верхний регистр используйте только для выделения соответствующих слов.

7. Соблюдайте интервалы между строками.

8. В оформлении выдерживайте единый стиль заголовков и подзаголовков. Слайды должны быть ПРОСТЫМИ, но со вкусом и, самое главное, ЛЕГКО ЧИТАЕМЫМИ.

9. Не рекомендовано смешивать на слайде более трех цветов.

10. Визуальные средства передачи информации (иллюстрации, схемы, таблицы и графики) передают идеи быстрее, чем слова, с большей легкостью объясняют сложные понятия, обеспечивают ключевые подсказки, которые вызывают стойкие ассоциации, пробуждают и удерживают интерес аудитории. Изображение должно быть крупным и хорошо читаться на расстоянии.

11. Все таблицы и графики должны иметь подписи.

12. Анимация, переходы и другие инструментальные средства используются для подчеркивания определенных аспектов сообщаемых сведений, чтобы не отвлекать внимание аудитории на спецэффекты.

13. Музыка, которая звучит во время перехода с одного слайда на другой или во время анимации, должна сконцентрировать внимание зрителей на показываемых слайдах. Не злоупотребляйте звуковыми эффектами.

14. Реакция аудитории зависит также от темпа проведения презентации. Средства программы PowerPoint позволяют отрепетировать темп показа перед проведением презентации. Во время репетиции можно проверить наглядное оформление слайдов.

Рис. 3.29. Окно приложения PowerPoint с первым слайдом

В правой части окна приложения выводится область задач с панелью «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие презентации и «Создать презентацию».

В левой части окна находится область переключения между режимами Слайды и Структура. По умолчанию в этой области устанавливается режим Слайды и появляются миниатюрные изображения слайдов, входящих в презентацию. В режиме Структура в этой области отображается иерархический список, содержащий заголовки и тексты слайдов презентации. Перед заголовком каждого слайда стоит номер и значок. Основной текст, включающий до пяти уровней отступов, располагается после каждого заголовка.

В центре Окна приложения находится область, в которой отображается слайд.

Ниже главного окна находится область Заметок. В этом поле можно к каждому слайду добавить заметки, которые не отображаются в режиме Показа слайдов.

Горизонтальное Меню и Панели инструментов предоставляют доступ к используемым командам программы Microsoft PowerPoint 2007. На панели Форматирования размещены следующие инструменты: Конструктор и Создать слайд. При выборе кнопки Конструктор в области задач отображается инструмент Дизайн слайда, в котором размещены три раздела: Шаблоны оформления (Темы); Цветовые схемы; Эффекты анимации с соответствующими наборами команд, которые можно применить к слайду.

При выборе команды Создать слайд отображает инструмент Разметка слайда, с помощью которого можно изменять Макет текста, Макет содержимого, Макет текста и содержимого.

Слева от горизонтальной Полосы прокрутки расположены кнопки, позволяющие быстро переключиться в один из режимов просмотра документов Microsoft PowerPoint 2007 (Обычный режим, режим Сортировщика слайдов, режим Показа слайдов). Переключение между режимами отображения документа можно осуществить и с помощью пункта меню Вид.

В Строке состояния, в левой ее части, отображается номер слайда, над которым идет работа в данный момент, и тип создаваемой презентации.

Для достижения успеха следует уметь выполнять следующие действия:

†

Файл – Создать – Шаблоны - Пустые и последние - Новая презентация - …

Рис. 3.30. Создание пустой презентации

† создать презентацию на основе шаблона (рис. 3.30): в главном меню программы выбрать команду «Создать», в окне «Шаблоны» выбрать категорию «Установленные шаблоны», выбрать шаблон создаваемой презентации:

Файл – Создать – Шаблоны - Установленные шаблоны - …

Рис. 3.31. Окно выбора шаблона создаваемой презентации

† создать презентацию на основе установленной темы (рис. 3.32): в главном меню программы выбрать команду «Создать», в окне «Шаблоны» выбрать категорию «Установленные темы», выбрать тему создаваемой презентации:

Файл – Создать – Шаблоны - Установленные темы - …

Рис. 3.32. Окно выбора темы создаваемой презентации

† добавить новый слайд (рис. 3.33): в меню программы на закладке Главная в разделе Слайды выбрать команду «Создать слайд»

Главная – Слайды - Создать слайд

Рис. 3.33. Окно программы PowerPoint 2007

† выбрать (изменить) макет разметки слайда (рис. 3.34): в меню программы на вкладке Главная в разделе Слайды выбрать команду «Макет»; в появившемся окне выбрать требуемый макет слайда:

- титульный слайд (содержит заголовок и подзаголовок);

- заголовок и объект (содержит заголовок и маркированный список, рисунок, таблицу, диаграмму или клип);

- два объекта (содержит заголовок и два объекта различного типа, помещенные в разные колонки);

- рисунок или объект с подписью;

-

- пустой слайд. Главная – Слайды – Макет - …

Рис. 3.34. Окно выбора макетов разметки слайда

† задать оформление слайда (рис. 3.35): в меню программы на вкладке Дизайн в разделе Темы выбрать подходящую тему оформления, комбинацию цветов, шрифтов или эффектов появления фонов слайда: Дизайн – Темы - …

Рис. 3.35. Линейка инструментов вкладки «Дизайн»

† изменить фон слайда: в меню программы на вкладке Дизайн в разделе Фон задать стиль фона слайда: Дизайн – Фон - Стили фона - …

† добавить на слайд текстовое поле или симво (рис. 3.36): выбрать тип макета слайда, на который добавляется рисунок или схема «Заголовок и объект»; в меню программы на вкладке Вставка в разделе Текст выбрать команду «Надпись», «WordArt» или «Символ»: Вставка – Текст - …

Рис. 3.36. Вкладка «Вставка» программы PowerPoint 2007

† добавить на слайд текстовую таблицу (рис. 3.37): выбрать тип макета слайда, на который добавляется рисунок или схема «Заголовок и объект»; в меню программы на вкладке Вставка в разделе Таблица выбрать количество строк и столбцов таблицы: Вставка – Таблица - …

После добавления таблицы пользователю доступна панель инструментов «Работа с таблицами»; приемы работы аналогичны работе с таблицами в Microsoft Word.

Рис. 3.37. Инструменты работы с таблицей в PowerPoint 2007

† связать таблицу на слайде таблицей Excel (рис. 3.38): скопировать готовую таблицу Excel в буфер обмена; вернуться в слайд и в меню программы на вкладке Главная в разделе Буфер обмена выбрать команду «Вставить»; в появившемся окне выбрать пункт «Объект лист»

Главная - Буфер обмена – Вставить - Объект лист

если флажок «Связать» в диалоговом окне «Специальная вставка» установлен, изменения исходного Excel-файла будут отслеживаться при каждом открытии презентации

Рис. 3.38. Вкладка «Специальная вставка»

† добавить на слайд диаграмму Excel (рис. 3.39, 3.40): выбрать тип макета слайда, на который добавляется рисунок или схема «Заголовок и объект»; в меню программы на вкладке Вставка в разделе Иллюстрации выбрать кнопку «Диаграмма»; в появившемся окне выбрать тип вставляемой диаграммы; в появившемся окне Microsoft Excel изменить названия столбцов и значения данных

Рис. 3.39. Окно выбора типа диаграммы Excel

Рис. 3.41. Линейка инструментов «Работа с диаграммами»

† добавить на слайд рисунок или схему: выбрать тип макета слайда на который добавляется рисунок или схема «Заголовок и объект»; в меню программы на вкладке Вставка в разделе Иллюстрации выбрать кнопку «Рисунок», «Фотоальбом», «Фигуры» или «SmartArt»

Вставка – Иллюстрации - …

† добавить на слайд клип (рис. 3.42): выбрать тип макета слайда на который добавляется рисунок или схема «Заголовок и объект»; в меню программы на вкладке Вставка в разделе Иллюстрации выбрать кнопку «Клип»; в появившейся справа области задач найти необходимый клип среди файлов мультимедиа

Вставка – Иллюстрации – Клип - …

Рис. 3.42. Область задач «Клип» для поиска объекта в библиотеке Microsoft Officce

† добавить на слайд объект Microsoft Office (рис. 3.43): в меню программы на вкладке Вставка в разделе Текст выбрать команду «Объект»; в появившемся окне установить флажок «Создать новый» и выбрать тип вставляемого объекта (флажок «Как значок» должен быть снят)

Рис. 3.43. Диалоговое окно «Вставка объекта»

† настроить анимацию (рис. 3.44): в меню программы на вкладке Анимация в разделе Анимация выбрать команду «Настройка анимации»; выделить на слайде объект, к которому будет применена анимация; на панели справа выбрать команду «Добавить эффект»; выбрать требуемое действие

Анимация – Анимация - Настройка анимации - …

† сортировать слайды (рис. 3.45): в меню программы на вкладке Вид в разделе Режимы просмотра презентации выбрать команду «Сортировщик слайдов»; изменить порядок следования слайдов в презентации: навести курсор на требуемый слайд, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащить слайд на новое место в презентации

Вид - Режимы просмотра презентации - Сортировщик слайдов - …

кроме того, можно скопировать выделенные слайды в новое место презентации

Рис. 3.45. Кнопка «Сортировщик слайдов» вкладки «Вид»

† настроить презентацию: в меню программы на вкладке Показ слайдов в разделе Настройка выбрать команду «Настройка демонстрации»; в появившемся окне задать параметры показа слайдов

Показ слайдов – Настройка - Настройка демонстрации - …

† настроить время показа презентации (рис. 3.46): в меню программы на вкладке Показ слайдов в разделе Настройка выбрать команду «Настройка времени»; прочитать доклад в предполагаемом режиме выступления, при смене слайдов время, потраченное на каждый слайд записывается

Показ слайдов – Настройка - Настройка времени - …

Рис. 3.46. Результат настройки времени показа первого слайда

† сохранить презентацию как фильм (рис. 3.47): в меню кнопки Офис выбрать команду «Сохранить как…»; в появившемся окне выбрать тип сохраняемого файла «Демонстрация Power Point»

Кнопка «Офис» - Сохранить как - Демонстрация Power Point - …

Рис. 3.47. Окно сохранения презентации как фильма

† создать презентацию со слайдами альбомной и книжной ориентации: создавая слайды разных форматов необходимо сделать две отдельные презентации: одну – со слайдами альбомной ориентации, вторую – с книжной

Формат - Ориентация слайда - …

для перехода от слайда первой презентации к слайду второй и обратно слайды необходимо связать гиперссылками

† создать автономную презентацию на компакт-диске (рис. 3.48): в меню кнопки Офис выбрать команду «Опубликовать»; в появившемся окне выбрать действие «Подготовить для компакт-диска»; в появившемся окне «Упаковка для записи на компакт-диск» задать имя диска, нажать на кнопку «Добавить файлы», выбрать записываемый файл и нажать на «Добавить»; в кнопке «Параметры» выбрать способ воспроизведения записанных презентаций, задать пароль и нажать на ОК; запись осуществляется после нажатия на кнопку «Копировать на компакт-диск».

Кнопка «Офис» - Опубликовать - Подготовить для компакт-диска - …

Рис. 3.48. Публикация презентации на компакт-диске