Створення ключового поля

При розробці таблиці необхідно визначити ключове поле, тобто одне або декілька полів, за якими однозначно ідентифікуються записи в таблиці. Ключові поля роблять можливим створення між табличних зв’язків.

За замовченням ключові поля в списку полів таблиці відображаються першими. Для ключових полів необхідно використовувати дані, які ніколи не будуть повторюватись (наприклад, ідентифікаційні номера, номери соціальних страховок). В якості ключового поля незручно використовувати таке поле, як прізвище, оскільки в цьому випадку не можна буде мати два записи для одного прізвища. Інколи має смисл використовувати декілька ключових полів.

Для встановлення ключового поля необхідно виконати такі дії:

1. У режимі конструктора таблиці вибрати поле (або поля), яке буде використовуватися як ключове. Для вибору декількох полів вибрати перше натисненням лівої кнопки миші, а потім, тримаючи натиснутою клавішу CTRL, виділити інші.

2. Вибрати команду Правка → Ключевое поле або натиснути на кнопці Ключевое поле панелі інструментів (на ній зображено ключ). Поряд із вибраним полем (або полями) з’явиться піктограма ключа.Після заповнення таблиці та встановлення ключового поля необхідно зберегти структуру таблиці. Для цього треба виконати такі дії:

1. Вибрати команду Файл → Закрыть або двічі натиснути на піктограмі таблиці в лівому верхньому кутку вікна. З’явиться діалогове вікно із запитом про те, чи потрібно зберегти внесенні в таблицю зміни. Натиснути на кнопці Да.

2. У діалоговому вікні Сохранение ввести ім’я таблиці (у даному прикладі Книги). Потім натиснути кнопку ОК.

Міжтабличні зв’язки

В Access створюються реляційні бази даних, які дають змогу об’єднувати дані з різних таблиць. Взаємозв’язки між таблицями встановлюються через записи, які змістовно пов’язані. Після зв’язування таблиць можна брати з них дані та вміщувати в одну форму, запит або звіт.

Між двома таблицями можна встановити чотири типи зв’язків: “один-до-одного”, “один-до-багатьох”, “багато-до-одного” та “багато-до-багатьох”.

“ один-до-одного ” – кожному запису першої таблиці ставиться у відповідність єдиний запис з іншої таблиці, і навпаки. Відповідність встановлюється в результаті пошуку в полі, яке є первинним ключем однієї з таблиць, значення поля, що називають зовнішнім ключем іншої таблиці.

“ один-до-багатьох ” – первинний ключ однієї таблиці зв’язується із зовнішнім ключем іншої (значення поля можуть повторюватися). При цьому кожному запису однієї таблиці ставиться у відповідність декілька записів іншої.

“ багато-до-одного ” – декільком записам однієї таблиці ставиться у відповідність єдиний запис в іншій таблиці. Відповідність встановлюється за полем першої таблиці, яке є зовнішнім ключем, та полем другої таблиці, яке є первинним ключем.

“ багато-до-багатьох ” – декільком записам однієї таблиці ставиться у відповідність декілька записів з іншої таблиці. Відповідно поля обох таблиць, за якими відбувається зв’язок, є зовнішніми ключами і можуть містити значення, що повторюються.

Рис. 22.3

Створення міжтабличних зв’язків за допомогою Схеми даних

Перед створенням між табличних зв’язків необхідно закрити всі відкриті таблиці. Не дає змогуться створення або вилучення зв’язків між відкритими таблицями. У вікні бази даних натиснути кнопку Схема данных на панелі інструментів. Відкриється вікно Схема даних. Якщо є збережений макет схеми даних, цей макет буде виведений на екран. Якщо збереженого макету схеми даних немає, то відкривається вікно діалогу Добавление таблицы, що дає змогу додати таблиці або запити у вікно Схема данных.

Створення міжтабличних зв’язків

1. Якщо у базі даних відсутні певні міжтабличні зв’язки, автоматично відкривається вікно діалогу Добавление таблицы. Якщо вимагається додати таблицю у вікно Схема данных, а вікно діалогу Добавление таблицы не відкрите, то потрібно натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів.

2. Вибрати імена таблиць, що додаються і натиснути кнопку Добавить і закрити вікно діалогу.

3. Для зв’язування полів треба вибрати поле в одній таблиці і перемістити його за допомогою миші на відповідне поле в іншій таблиці. У більшості випадків зв’язують ключове поле (наведене в списку полів напівжирним шрифтом) однієї таблиці з відповідним йому полем (яке часто має те саме ім’я), що називають полем зовнішнього ключа в іншій таблиці. Зв’язані поля не обов’язково повинні мати однакові імена, однак, вони повинні мати однакові типи даних і мати значення одного типу. Крім того, поля, які зв’язують, тип Числовой повинні мати однакові значення властивості Размер поля.

4. Після цього відкривається вікно діалогу Связи. Тут потрібно перевірити правильність імен полів, які виводяться, у двох стовпцях бланку у вікні зв’язків. При необхідності, вибрати в рядках бланка інші імена полів. Створюється зв’язок натисненням кнопки Создать.

Такі дії повторюються для кожної пари таблиць.

У вікні Схема данных користувач має можливість виконати наступні операції:

− Змінити наявний зв’язок.

− Вилучити зв’язок.

− Вилічити таблицю з вікна Схема даних.

− Вивести на екран всі існуючі зв’язки або зв’язки для конкретної таблиці.

При спробі закрити вікно Схема данных виводиться запрошення зберегти поточний макет схеми даних. Незалежно від збереження поточного макету створені зв’язки будуть збережені в базі даних.

Для зв’язування поля таблиці з іншим полем в тій самій таблиці слід двічі додати таблицю у вікно Схема данных.

Зміна наявного зв’язку

Треба закрити всі відкриті таблиці. У вікні бази даних натиснути кнопку Схема данных на панелі інструментів. Якщо таблиці, зв’язок між якими вимагається змінити, не виводяться у вікні Схема данных, треба натиснути кнопку на панелі інструментів, встановити покажчик на ім’я потрібної таблиці та двічі натиснути кнопку миші. Після цього натиснути кнопку Закрыть.

Встановити покажчик миші на лінію зв’язку, який потрібно змінити, та двічі натиснути кнопку миші. Вибрати параметри зв’язку.

Вилучення зв’язку

Закрити всі відкриті таблиці. У вікні бази даних натиснути кнопку Схема данных (на панелі інструментів). Встановити покажчик миші на лінію зв’язку, який потрібно вилучити, і натиснути ліву кнопку миші (вибрана лінія зв’язку стане жирною), після цього натиснути клавішу DELETE.

Перегляд наявних зв’язків

Якщо вікно Схема данных не відкрите, натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів. Для перегляду всіх наявних у базі даних міжтабличних зв’язків треба натиснути

кнопку Отобразить все связи на панелі інструментів.

Для перегляду зв’язків однієї таблиці потрібно виділити таблицю та натиснути кнопку Отобразить прямые связи на панелі інструментів.Якщо всі таблиці, що зв’язані з виділеною, вже виведені у вікні Схема данных, то натиск кнопки Отобразить прямые связи не матиме ефекту, оскільки ця кнопка здатна тільки виводити на екран ще не виведені таблиці. Для того щоб на екрані були представлені зв’язки тільки конкретної таблиці, слід заздалегідь натиснутикнопку Очистить макет на панелі інструментів(або вибрати в меню команду Правка → Очистить макет).Після цього додати у вікно потрібну таблицю і натиснути кнопку Отобразить прямые связи.

Уведення та редагування даних у таблиці

Вилучення, вставка та редагування полів

Вилучення, вставка та редагування полів проводиться в режимі Конструктора. Для зміни імені поля, типу або опису необхідно встановити курсор всередині потрібного поля і внести зміни.

Для вилучення поля необхідно виділити його, натиснувши на кнопці зліва від назви поля, вибрати у меню команду Правка → Удалить строки або натиснути клавішу DELETE.

Для вставки нового поля між двома наявними – помістити покажчик вставки в місце, де повинне з’явитися нове поле, і вибрати команду Вставка → Строки або натиснути клавішу INSERT. Новий рядок з’явиться над тим рядком, у якому знаходиться покажчик.

Для переміщення поля на нове місце – виділити його, натиснувши на ньому лівою кнопкою миші один раз, і, тримаючи натиснутою кнопку миші, перемістити рядок у потрібне місце таблиці.

Уведення та редагування даних у комірках

Уводити дані в таблицю необхідно в режимі таблиці. Щоб відкрити таблицю в цьому режимі здійсніть подвійне натискання лівою кнопкою миші на позначці таблиці у вікні бази даних або виділіть таблицю, а потім натисніть кнопку Открыть. Вибрана таблиця відкриється в режимі таблиці.

Режим таблиці використовується для введення нових або редагування створених даних.Нові записи просто вводяться в поля робочої таблиці. У кінці кожної таблиці завжди є так званий порожній запис, помічений зірочкою. Коли дані вводяться в порожній запис, під ним з’являється новий порожній запис.

Редагування даних у будь-якій відкритій таблиці здійснюється відповідно до загальноприйнятих правил роботи в системі Windows. Для цього необхідно підвести курсор миші у відповідну комірку і натиснути ліву клавішу. Далі використовують звичайні засоби редагування.

У кінець відкритої таблиці можна додати будь-який запис. Якщо потрібно змінити структуру таблиці, то для цього потрібно її відкрити у режимі конструктора.

В Access не можна редагувати такі поля:

− Поля лічильника. Значення в цих полях збільшуються і зберігаються автоматично. Якщо запис існує, Access не дасть змоги змінити його значення.

− Недоступні поля. Коли властивість поля Доступно встановлено Нет або властивість Заблокировано встановлено Да, вміст поля редагувати не можна.

− Поля в деяких типах запитів. Не можна редагувати поля в запитах, які встановлюють зв’язки більш ніж із однією таблицею. Також не можна редагувати підсумкові значення в деяких запитах.

− Поля, що обчислюються. Оскільки поля, що обчислюються, не існують як окремі (вони обчислюються на базі інших полів), їх не можна редагувати.

Зауваження. Для збереження даних, що вводяться, непотрібно застосовувати ніяких дій.

Вони будуть збережені автоматично навіть при виході із системи.

Сортування та пошук даних у таблицях

Один з найбільш ефективних засобів організації даних є сортування. Сортування впорядковує дані за змістом визначених полів. Дані можна сортувати за алфавітом, числовими значеннями, датами та іншими параметрами. Записи сортуються або в порядку зростання (А-Я та 0-9), або у порядку спадання (Я-А та 9-0).

Якщо таблиця має великий розмір і не вміщується на екрані, то потрібні стовпці можна закріпити на екрані, а непотрібні – сховати. Команда Скрыть столбцы (контекстного меню стовпчика) ховає виділені стовпці. На екрані вони стають невидимими. Для відновлення на екрані схованих стовпців у контекстному меню заголовка таблиці необхідно виконати команду

Показать столбцы...

Команда Закрепить столбцы (контекстного меню стовпчика) закріпляє виділені стовпці з лівого боку екрана, перешкоджаючи їм вийти за край екрана при прокручуванні.

При сортуванні таблиці за одним полем, треба виділити це поле та виконати команду Сортировка по возростанию або Сортировка по убыванию (контекстного меню стовпчика)або кнопки на панелі інструментів .

Сортування даних таблиці за декількома полями використовується в тому випадку, коли в одному полі дані часто повторюються, тому при сортуванні за другим полем, відповідні дані будуть сортуватися без порушення слідування записів при першому сортуванні в межах повторень. При сортуванні даних таблиці за декількома полями треба задати порядок сортування полів. Поле, яке стоятиме першим, буде сортуватися першим, далі без порушення заданого порядку будуть сортуватися дані другого поля. Тому перед сортуванням поля треба розмістити в таблиці в правильному порядку для сортування (перемістити стовпчики). Далі виділити ці поля та виконати команду Сортировка по возростанию або Сортировка поубыванию.