Подача – кому? как? когда?

Если пресс-релиз предназначен для печатных изданий – газеты, бюллетеня новостей, специального экспресс-издания и т.п., – нужно точно знать тематическое направление каждого из них, интересы отделов и отдельных редакторов, чтобы повышалась вероятность публикации материала по вашей информации или другой позитивной реакции.

Цикл оперативности каждого издания (промежуток времени, необходимый для производства и распространения каждого номера) весьма важен, поскольку позволяет точно рассчитать интенсивность потока ваших сообщений в данное издание.

Ежедневная газета имеет цикл оперативности 24 часа. Газету читают избирательно, то есть ищут привычную рубрику, любимого автора. Некоторые части газеты не читаются вообще – это обстоятельство также необходимо учитывать, обсуждая место расположения вашего материала (дружите с журналистами!).

Еженедельник формально имеет цикл оперативности в 7 дней. Это промежуточное между газетой и журналом издание. У еженедельника всегда солидный запас материалов, большой выбор статей, очерков и т.п. Кроме того, нужно учитывать, что еженедельник, как правило – издание для семейного чтения.

Издания журнального типа появляются в свет большей частью ежемесячно. Их производственный цикл (изготовление и рассылка тиража) достигает трех-четырех месяцев, то есть редакция одновременно работает над несколькими номерами, находящимися в разной стадии готовности. В этих изданиях почти не бывает оперативных материалов, основные жанры – статьи, очерки, фельетоны, эссе. Ваше обращение в журнал с пресс-релизом может стимулировать появление заявленной в нем темы на страницах журнала. Учитывая это обстоятельство, целесообразно отсылать в редакцию журнала пресс-релиз вместе с опубликованными в газетах материалами по той же теме, что подчеркнет ее значимость.

Информационные агентства снабжают своими материалами СМИ целых регионов от раза в неделю до нескольких раз в сутки. Пресс-релиз, передаваемый по каналам агентства, поступает одновременно во многие редакции, обеспечивая расширение круга изданий, которые могут обратить внимание на вашу информацию. Масштабность одновременной доставки новостей в редакции СМИ – уникальная особенность информационного агентства, часто являющегося частью PR-корпорации.

Передача материала по каналам агентств не гарантирует его публикации в СМИ. Критерии отбора агентских новостей и пресс-релизов для публикации в газетах, для сообщения по ТВ и радио – уникальность, актуальность и оперативность иформации. Многое при этом решает возможность проверить, уточнить и дополнить ее. Потому – еще раз – всегда указывайте в пресс-релизе контактный телефон, обеспечивайте дежурство на этом телефоне компетентных сотрудников организации.

Обычные способы подачи пресс-релиза в СМИ и информагентства – по почте, факсу, с нарочным или по электронной почте (E-mail).

Оперативность почты такова, что на нее можно полагаться только в тех случаях, когда пресс-релиз рассылается заранее – не менее чем за неделю до заявленного события. При посылке пресс-релиза по почте необходимо за день-два до предполагаемого события позвонить в редакцию и удостовериться в том, что ваш материал дошел по назначению и на него обратили внимание.

Оптимальный и самый оперативный способ рассылки пресс-релиза – по факсу. В этом случае нужно удостовериться, что материал пришел полностью, иначе – повторить передачу. Лучше сразу выяснить, в какой отдел редакции поступит ваш пресс-релиз, телефон сотрудника, у которого вы сможете узнать о дальнейшей судьбе материала.

Это необходимо и если ваш сотрудник лично отвозит пресс-релиз в редакцию. Он не должен ограничиваться тем, что оставит материал на вахте (скорее всего, внутрь редакции его не пропустят), а постараться узнать, в какой отдел редакции поступают подобные материалы, когда они там окажутся, с кем и как в этом отделе можно связаться, чтобы проследить дальнейшее прохождение пресс-релиза.

Электронная почта есть далеко не у всех СМИ, особенно печатных. Кроме того, еще не все журналисты воспринимают сообщение по ней как “документ”. Поэтому пользуйтесь электронной почтой очень избирательно, твердо зная, что адресат тщательно работает со своим компьютерным “почтовым ящиком”.

Журналисты, как правило, погружены в “текучку”, задерганы непрерывными звонками, поэтому соблюдайте меру – не интересуйтесь судьбой вашего пресс-релиза слишком навязчиво и подробно. Но хотя бы один вежливый контрольный звонок необходим, чтобы избежать случайной потери вашего материала среди кип редакционных бумаг.