Понятие информации, требований к информации, информационного обеспечения, информационных систем и технологий

Основные тенденции трансформации экономики в информационную рассматриваются во многих научных работах, где главным образом отмечаются следующие: признаётся доминирующее в экономике положение индустрии информационных услуг, технологий и др.; первостепенное значение придаётся способности государства, бизнеса, предприятия органично вписаться в информационное пространство по сравнению с его индустриальным потенциалом; признаётся, что информация является основным производственным ресурсом наравне с финансами, материалами, энергией; основным фактором перехода к информационной экономике является развитие информационных и коммуникационных технологий во всех сферах экономики [10].

В науке одним из наиболее сложных для строгого определения является понятие «информация». Варианты понятия «информация», сформулированные различными авторами указаны в приложении А.

Обоснование фундаментальной роли информации в окружающем мире явилось одним из принципиальных научных достижений кибернетики. Кибернетическое понятие информации несравненно точнее, глубже и шире, чем значение этого слова в обиходном употреблении. Точнее, потому что с точки зрения кибернетики не всякие сведенья несут информацию, а лишь те, которые уменьшают неопределённость системы для её наблюдения. Глубже, потому что информация является таким же фундаментальным понятием для кибернетики, как понятие энергии для классической физики. Шире, потому что информация в кибернетике не считается привилегией лишь человеческого сознания.

Наряду с понятием «информация» часто употребляется понятие «данные». Данные имеют самостоятельные характеристики независимо от информации, которую они содержат. Например, текстовые данные характеризуются языком и алфавитом, размером букв, их расположением и т.д. Числовые данные имеют свои характеристики: система счисления (арабская, римская), отношением к дробной части (фиксированная или плавающая запятая) [1].

Достаточно распространенным является взгляд на информацию как на ресурс. Ресурсы подразделяются на отдельные виды относительно определённых предметных областей жизни и деятельности человека. Выделяют ресурсы: материальные, природные, энергетические, трудовые, финансовые, нематериальные.

Перечисленные ресурсы имеют первостепенное значение для материального производства особенно в эпоху индустриального общества.

В отличие от большинства перечисленных выше ресурсов информационные ресурсы являются продуктом интеллектуальной деятельности наиболее квалифицированной и творческой части населения, составляют значительную часть национального богатства и относятся к числу возобновляемых благ, так как имеют способность к тиражированию в зависимости от общественной потребности.

Особенностями информации как ресурса являются:

1) неисчерпаемость;

2) сохраняемость и накапливаемость;

3) возможность параллельного использования;

4) легкость передачи, в том числе на основе купли-продажи.

Чрезвычайно важно то обстоятельство, что определённым образом собранная и целенаправленно обработанная информация порождает новые знания. Информация обладает уникальным свойством репродуцировать (воспроизводить) знания и усиливать эффект их накопления (суммирования), что приводит к постоянному росту информационных ресурсов.

Применительно к теме исследования целесообразно, на наш взгляд, рассматривать предметное содержание информации. Рассмотрим виды информации по предметному содержанию, представленные в таблице 1.

Таблица 1 – Виды информации по предметному содержанию [4, 14]

При сборе, обработке, хранении и использовании информации В. Р. Веснин, Е. Е. Степанова изучающие данную область выделяют иные виды информации, которые можно представить в виде следующей классификации:

1) по форме передачи – вербальная (словесная) и невербальная;

2) по носителям – электронные, вещественные;

3) по способу передачи – спутниковая, электронная, телефонная, письменная;

4) по направлению движения – входящая, исходящая;

5) по назначению (содержанию) – экономическая, техническая, социальная, организационная;

6) по спектру применимости – одноцелевая, многоцелевая;

7) по степени важности – основная, вспомогательная, желательная;

8) по характеру потребности – постоянная, переменная;

9) по степени организованности – систематизированная, бессистемная.

Важным для принятия адекватных управленческих решений является требования к качеству информации.

Рассмотрим характеристики качества информации, которые предлагает А. М. Блюмин, или требования к информации как их называют А. М. Карминский, В. Б Уткин. Эти характеристики определяют существенные свойства информации.

1 Достоверность. Достоверность – это форма существования истины, обоснованная каким – либо способом для познающего субъекта. Достоверность информации определяется её свойством отражать реально существующие объекты с необходимой точностью. Несовершенство применяемых методов и средств сбора информации или измерения информативных параметров может привести к появлению погрешности определённой степени. Кроме того, всегда присутствует уровень посторонних шумов, возникающий при регистрации данных или сигналов, несущих информацию. В результате указанные факторы могут в различной степени влиять на качество отображения объекта, а следовательно, на достоверность получаемой информации вплоть до полного её несоответствия реальному объекту. Допустимая степень погрешности, как правило, определяется целевой установкой при реализации конкретной деятельности и зависит от уровня изученности объекта на данный момент времени.

2 Точность. Точность – степень приближения истинного значения параметра, процесса, вещества, предмета к его номинальному значению.

3 Репрезентативность. Репрезентативность (от франц. representatif - показательный) в статистике соответствие характеристик, полученных в результате выборочного наблюдения, показателям, характеризующим всю генеральную совокупность. Репрезентативность связана с определёнными правилами сбора, отбора и формирования данных таким образом, чтобы последние наиболее правильно отражали исследуемые стороны и свойства объекта и представляли в дальнейшем этот объект адекватно. Нарушение репрезентативности при формировании информации приводит нередко к существенным её погрешностям и сказывается на основных характеристиках информации – точности и достоверности.

4 Смысловая содержательность. Это требование отражает количество информации, несущей некий смысл сообщения, или объём содержащихся в нём знаний по отношению к общему объёму сообщения. Указанное сообщение может находиться в пределах от 0 (в сообщении нет смысла и оно полностью избыточно) до 1 (все данные сообщения осмысленны, а избыточность равна нулю).

5 Временные показатели. Временные показатели характеризуют различные временные аспекты информации: моменты её возникновения, моменты ввода конкретной информации в обращение, временные периоды накопления и представления данных (календарный, финансовый, налоговый год и т.п.) и т.д. В общем, это требование определяет связь между содержанием информации об объекте и её соответствием реальному состоянию объекта на текущий момент времени. Информация имеет свойство старения, так как она подвержена влиянию времени, следовательно, информация имеет определенный «жизненный срок».

6 Охват. Охват определяет, ограничивает и описывает содержание или уточняет его. Охват обычно характеризуют объёмом, полнотой и достаточностью информации.

Объём – общее количество информации, по проблеме, доступной пользователю.

Полнота – соотношение между имеющейся информации по проблеме и той информацией, которая доступна пользователю.

Достаточность – определяется возможностью достижения поставленной цели, при наличии доступной пользователю данной информации.

7 Актуальность. Актуальность отражает степень важности и значительности содержательной сущности полученной информации в момент её использования, в том числе для анализа складывающейся информации и принятия решения наилучшим образом. С актуальностью часто связывают коммерческую ценность информации, т.е. её цену т.к. актуальность подчёркивает востребованность информации именно в определённый момент времени и зависит от динамики изменения её свойств и от периода времени, прошедшего с момента возникновения информации.

При этом следует отметить, что использование информации, полностью или частично потерявшей актуальность, может привести к ошибочным решениям.

8 Своевременность. Своевременность характеризует факт поступления информации в пределах временного периода между моментом появления потребности в данной информации (момент спроса на информацию) и моментом выполнения аналитических процедур и принятия конкретного решения по управлению.

9 Важность. Важность определяет степень влияния используемой информации в процессе анализа складывающейся ситуации и принятия решения на пути достижения поставленной цели по отношению к влиянию другой, используемой при этом информации.

10 Полезность. Полезность характеризует способность приносить пользу в интересах какого-нибудь, в соответствии с чьими-нибудь выгодами и определяется абсолютной или относительной величиной полученного эффекта (например, экономического, технологического, социального и т.п.) в результате использования конкретной информации по отношению к результату, достигнутого без использования информационного ресурса.

11 Правовая корректность информации.

12 Многократность использования.

13 Адресность.

14 Нормальная плотность (насыщенность), т. е. количество информации в единице носителя, соотношение полезных и общих сведений. Если необходимые для управления сведения в составе информации отсутствуют, она является познавательной; если же сообщения вообще не несут информации, они называются «шумом»;

Выделяют три уровня плотности информации: высокий - 80-100 процентов полезных сведений; нормальный - 50-80 процентов; низкий - менее 50 процентов. Низкая плотность увеличивает объем перерабатываемых данных, усложняет их хранение и поиск.

Информация, соответствующая этим характеристикам, может считаться качественной, но для того чтобы построить систему получения и использования качественной информации в деятельности организации (предприятия), подчас требуется не меньше усилий и затрат, чем для построения основного производства.

Вся информация, имеющаяся в системе управления, получается из различных источников и различными способами. На рисунке 1 «Источники и способы получения информации» представлены три источника информации и строго соответствующие каждому из них способы её получения.

Процесс управления нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, т.е. в информационном обеспечении.

Термин «обеспечение» имеет ряд синонимов: выдача, предоставление, оснащение, снабжение, поставка, доставка, оборудование – которые в большей степени показывают объёмность данного понятия. Что касается понятия «информационное обеспечение», то, как правило, имеется столько же его трактовок, сколько специалистов, учёных и профессоров, работало с его сущностью. Одни рассматривают информационное обеспечение в узком смысле, сопоставляя его лишь с показателями, отражёнными в документах, другие рассматривают его как часть информационной системы, а в силу информатизации общества в целом информационное обеспечение является воздухом для системы управления и вне её пределов.

Рисунок 1– Источники и способы получения информации [11].

С точки зрения В. Б. Уткина, информационное обеспечение – это совокупность средств и методов построения информационной базы. Оно определяет способы и формы отображения состояния объекта управления в виде данных внутри информационной системы, документов, графиков и сигналов вне информационной системы.

В настоящее время в составе обеспечивающей части информационной системы принято выделять различные виды обеспечивающих подсистем, характеристика которых представлена в таблице 2.

Таблица 2 – Виды обеспечивающих подсистем

Продолжение таблицы

Информационное обеспечение подразделяют на внешнее и внутреннее, описание которых представлено на рисунке 2.

Информационное обеспечение включает в себя всю экономическую информацию предприятия, описание способов её представления, хранения и преобразования Информационное обеспечение организуется на основе технического и программного обеспечения и является по отношению к ним обеспечением более высокого уровня.

Если понимать под информационным обеспечением понятие, меньшее чем информационная система, то можно сказать, что информационное обеспечение – это главный компонент любой системы управления, так как объём и качество информации определяет оперативность и адекватность принимаемых решений.

В более широком понимании информационное обеспечение экономики можно разделить на три категории.

1 Информация, которая нужна для бизнеса как некоего вида деятельности или организационно-правовой структуры и находится вне этого предприятия или организации.

2 Информация, необходимая для нормального выполнения производственных функций предприятия (находится внутри предприятия).

3 Информация, используемая для управления не отдельными технологическими (рабочими) процессами, а деятельностью предприятия в целом как процессом достижения поставленных задач с минимальными издержками и проблемами (внутренняя информация).

Рисунок 2 - Информационное обеспечение

информационной системы [10].

Информационное обеспечение управленческой деятельности – это осуществление действий по предоставлению актуальной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью [9].

Целью информационного обеспечения процесса управления является удовлетворение информационных потребностей субъектов управления.

Эта цель достигается путём решения следующих задач:

- определение и отбор источников информации;

- сбор данных из выбранных источников;

- правильная интерпретация и систематизация полученных данных;

- проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;

- предоставление систематизированных и проверенных данных субъектам управления;

- постоянное и своевременное обновление данных.

При этом необходимо соблюдать определённые принципы организации информационного обеспечения:

- исключение дублирования информации;

- представление данных в едином и удобном для восприятия формате;

- многократное использование полученной информации.

Наряду с простейшим фундаментальным понятием «информация» выделяют понятия «система» и «технология», которые не выражены через более общие понятия.

Информационная система – организационно-техническая система, которая предназначена для выполнения информационно-вычислительных работ или предоставления информационно-вычислительных услуг, удовлетворяющих потребности системы управления и её пользователей – управленческого персонала, внешних пользователей (инвесторов, поставщиков, покупателей) путём использования и/или создания информационных продуктов. Информационные системы существуют в рамках системы управления и полностью подчинены целям функционирования этих систем.

Информационная технология (IT) – это совокупность методов, производственных процессов и алгоритмов программно-технических средств, объединённых в технологическую цепочку, реализация которых обеспечивает сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации в целях снижения трудоёмкости процессов использования информационного ресурса, повышения их надёжности и оперативности.

Выделяют три основных класса технологий:

- производственные – обеспечивают оптимизацию процессов в сфере материального производства товаров и услуг и их общественного распределения;

- информационные – предназначены для повышения эффективности процессов, протекающих в информационной сфере общества, включая науку, культуру, образование, средства массовой информации и информационные коммуникации;

- социальные – ориентированы на рациональную организацию социальных процессов.

Под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупностью средств и методов обработки, изготовления, изменения со­стояния, свойств, формы сырья или материала. Технология изменяет качество или первона­чальное состояние материи в целях получения материального продукта.

Цель технологии материального производства — выпуск продукции, удовлетворяю­щей потребности человека или системы.

Информационная технология — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной инфор­мации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Цель информационной технологии — производство информации для ее анализа чело­веком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Известно, что, применяя разные технологии к одному и тому же материальному ресур­су, можно получить разные изделия, продукты. То же самое будет справедливо и для техно­логии переработки информации.

Информационные технологии можно разделить ручные и компьютерные.

При ручных технологиях затраты времени на сбор и обработку информации значительны. Это приводит к тому, что информация может стать неактуальной на момент готовности.

Прилагательное " компьютерная" подчеркивает, что основным техническим средством ее реализации является компьютер.

Компьютерные технологии являются современными информационными технологиями, характеризующиеся единством аппаратной техники и специального программного обеспечения.

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информацион­ных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управле­ния и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

Информационная технология тесно связана с информационными системами, которые явля­ются для нее основной средой. На первый взгляд может показаться, что введенные в учеб­нике определения информационной технологии и системы очень похожи между собой. Однако это не так.

Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентиро­ванных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над дан­ными, хранящимися в компьютерах. Основная цель информационной технологии — в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя информацию.

Информационная система является средой, составляющими элементами которой явля­ются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, раз­личного рода технические и программные средства связи и т.д. Основная цель информационной системы — организация хранения и передачи информации. Информа­ционная система представляет собой человеко-компьютерную систему обработки инфор­мации.

Реализация функций информационной системы невозможна без знания ориентирован­ной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы.

Таким образом, информационное обеспечение осуществляется на основе функционирования информационных систем и технологий, и является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц (лиц, принимающих управленческие решения) и её эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.