Студопедия

Главная страница Случайная страница

Разделы сайта

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Проблемы функционирования информационных систем и технологий






В последнее время выделяют следующую важную проблему информационных систем – защита информации. Дело в том, что защита информационной системы должна быть системной. Понятие системности заключается не просто в создании соответствующих механизмов защиты, а представляет собой регулярный процесс, осуществляемый на всех этапах жизненного цикла информационной системы. При этом все средства, методы и мероприятия, используемые для защиты информации, объединяются в единый целостный механизм - систему защиты.

К сожалению необходимость комплексного обеспечения безопасности информационных технологий пока не находит должного понимания у пользователей современных информационных систем. В то же время построение систем защиты информации не ограничивается простым выбором тех или иных средств защиты.

Для создания таких систем необходимо иметь определенные теоретические знания, а именно: что представляет собой защищенная информационная система, что такое система защиты информации и какие требования предъявляются к ней, какие существуют угрозы и причины нарушения безопасности информационных технологий, какие функции защиты и каким образом должны быть реализованы, как они противодействуют угрозам и устраняют причины нарушения безопасности, как построить комплексную систему защиты информации, как достичь высокого уровня безопасности при приемлемых затратах на средства защиты информации и многое, многое другое.

Проблемы обеспечения информационной безопасности становятся все более сложными и концептуально значимыми в связи с массовым переходом информационных технологий в управлении на безбумажную автоматизированную основу.

К защищаемой информации относят: секретную информацию (сведения, содержащие гостайну), конфиденциальную (сведения, содержащие коммерческую тайну, тайну, касающуюся личной жизни и деятельности граждан.

Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите. Особенностью такого документа является то, что он представляет собой одновременно не только саму информацию - обязательный объект защиты, но и массовый носитель информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе и ее утечки. То есть, конфиденциальна, прежде всего, информация, а уж затем становятся конфиденциальными и документы, в которых эта информация зафиксирована.

Информация является одним из важнейших видов продуктов и видов товара на рынке, в том числе на международном. Средства ее обработки, накопления, хранения и передачи постоянно совершенствуются. Информация как категория, имеющая действительную или потенциальную ценность, стоимость, как и любой другой вид ценности, - охраняется, защищается ее собственником или владельцем.

Защищают и охраняют, как правило, не всю или не всякую информацию, а наиболее важную, ценную для ее собственника, ограничение распространения которой приносит ему какую-то пользу или прибыль, возможность эффективно решать стоящие перед ним задачи. Разглашение информации является формой проявления уязвимости конфиденциальной информации.

Конфиденциальную информацию может составлять и определенная совокупность открытой информации, так же как и определенная совокупность информации для служебного пользования может составлять информацию ограниченного доступа. Поэтому необходимо четко определить условия, при которых гриф секретности информации может и должен быть повышен.

Условия, при которых информация может быть отнесена к конфиденциальной, перечислены в ст.13 части 1 Гражданского кодекса РФ. К ним относятся:

1) действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу ее не известности третьим лицам;

2) отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;

3) принятие обладателем информации не обходимых мер к охране ее конфиденциальности.

Таким образом, обеспечение конфиденциальности документной информации содержит три аспекта:

1) определение состава информации, которую целесообразно отнести к категории конфиденциальной;

2) определение круга сотрудников, которые должны иметь доступ к той или иной конфиденциальной информации, и оформление с ними соответствующих взаимоотношений;

3) организация делопроизводства с конфиденциальными документами.

Если эти условия не будут выполняться, у организации не будет оснований для привлечения кого бы то ни было к ответственности за разглашение конфиденциальной информации.

Согласно ФЗ " Об информации, информационных технологиях и о защите информации" не могут составлять коммерческую тайну:

1) учредительные документы (решение о создании предприятия или договор учредителей) и Устав;

2) документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);

3) сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РФ;

4) документы о платежеспособности;

5) сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;

6) документы об уплате налогов и обязательных платежах;

7) сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства РФ и размерах причиненного при этом ущерба;

8) сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

К следующей группе конфиденциальных сведений отнесена информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (коммерческая тайна).

Выявление и регламентация реального состава информации, представляющей ценность для предпринимателя и составляющей тайну фирмы - основополагающие части системы защиты информации. Состав ценной информации фиксируется в специальном перечне, определяющем период (срок) и уровень (гриф) ее конфиденциальности (т.е. недоступности для всех), список сотрудников фирмы, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе. Перечень, основу которого составляет типовой состав защищаемых сведений фирм данного профиля, является постоянным рабочим материалом руководства фирмы, служб безопасности и конфиденциальной документации. Он представляет собой классифицированный список типовой и конкретной ценной информации о проводимых работах, производимой продукции, научных и деловых идеях, технологических новшествах. В перечень включаются действительно ценные сведения о каждой работе фирмы.

Основной угрозой информационной безопасности является несанкционированный (незаконный, неразрешенный) доступ злоумышленника или постороннего лица к документированной информации с ограниченным доступом и, как результат, овладение информацией и незаконное, противоправное ее использование.

Разработка мер, и обеспечение защиты информации осуществляются подразделениями по защите информации (служба безопасности) или отдельными специалистами, назначаемыми руководством предприятия (учреждения) для проведения таких работ. Разработка мер защиты информации может осуществляться также сторонними предприятиями, имеющими соответствующие лицензии Гостехкомиссии России и/или ФАПСИ на право оказания услуг в области защиты информации.

Защита информации представляет собой регламентированный технологический процесс, предупреждающий нарушение доступности, целостности, достоверности и секретности (конфиденциальности) информационных ресурсов предприятия. Данный технологический процесс в конечном счете должен обеспечить надежную информационную безопасность организации в его управленческой и финансово-производственной деятельности.

Правовой элемент системы защиты информации основывается на нормах информационного права и предполагает юридическое закрепление взаимоотношений предприятия и государства по поводу правомерности использования системы защиты информации (системы лицензирования в области защиты информации и сертификации средств защиты информации); на обязанности персонала: соблюдать установленные собственником информации ограничительные и технологические меры режимного характера защиты информационных ресурсов организации.

Кроме перечисленных проблем выделяют следующие недостатки информационных систем:

1) чувствительность системы к неправильным действиям. Все бизнес-процессы – управление, производство, маркетинг, стратегическое планирование, бухгалтерский учёт и т.д. должны – быть идеально отлажены. Любая неправильная информация или ее отсутствие ведет к кардинальным ошибкам в работе системы и, как следствие, высокому риску принятия неверного решения;

2) дороговизна решения. Оценивая стоимость проекта, не надо забывать, что помимо стоимости лицензий и услуг консультантов по внедрению, существуют значительные затраты на перестройку всех бизнес-процессов и затраты, связанные с огромными усилия всех вовлеченных в процесс менеджеров и специалистов компании. Последняя составляющая с трудом поддается хотя бы приблизительной оценке. Кроме того, не надо забывать, что требуется постоянная поддержка система, ее улучшение и корректировка в связи с новыми потребностями компании, периодическое обновление версий и тому подобные затраты уже в процессе эксплуатации;

3) слабое представление о различиях в информационных технологиях, их применении, особенностях, преимуществах, и недостатках, провоцирует ситуацию подбора, (установки, использования) информационных технологий, не достаточно отвечающих потребностям организации;

4) проблемы управления информационной системой и технологиями. Отсутствие формализованной системы управления компанией. В частности:

- отсутствие правил принятия решений;

- отсутствие способов контроля качества работы как предприятия в целом, таки его подразделений;

- отсутствие понятных инструментов для принятия управленческих решений.

Система управления, её функции не исчерпываются этим. В частности, по данной теме, необходимо делать акцент на так называемых информационных блоках, неопределённости, отсутствии:

- базы данных о конкурентах, потребителях, возможностях рынка (части рынка) из-за появления товаров-заменителей и др.;

- арсенала «готовых решений», обеспечивающих быстрое реагирование предприятия в так называемых типичных ситуациях;

- базы данных о факторах позитивного негативного влияния на функционирование и развитие бизнеса;

- чёткого разграничения полномочий, обязанностей и ответственности ключевых менеджеров, специалистов и прочего контингента работников;

- логично системы коммуникаций, обеспечивающих своевременную разработку и реализацию решений в организации;

- эффективной системы контроля данных, структурированных по отдельным подразделениям, видам выпускаемо продукции, работ, услуг.

- гибкой системы взаимодействия с партнёрами, с потребителями, возможно и с конкурентами по вопросам организации бизнеса, взаимовыгодного сотрудничества, сегментированию рынка, распределению ответственности и рисков, и пр.;

5) проблемы автоматизации информационных систем и технологий. Отсутствие программных инструментов и соответствующих специалистов, способных реализовать видение конкретного управленца и специфику компании. Проблемы поддержки автоматизированной информационной системы управления состоят в необходимости регулярной модернизации системы с целью более полного удовлетворения нужд в информации принятой системы управления предприятием. Проблемы поддержки программного обеспечения (ПО), автоматизирующего информационную систему, связаны с:

- техническими сбоями и поломками ПО;

- потребностью предприятия в обновлении версий ПО;

- необходимостью постоянного обучения новых сотрудников – пользователей ПО;

- необходимостью регулярной модернизации ПО с целью более полного удовлетворения нужд принятой системы управления.

Следует отметить, что проблемой развития автоматизировано системы управления является и то, что управленцы на разных уровнях начинают принимать управленческие решения по-новому, и действующая система учета не обеспечивает их необходимой информацией в должном объеме.

Однако наряду с существующими проблемами информационных систем, действительность показывает, что при правильном использовании это достаточно эффективное средство повышения конкурентоспособности компании.

 

2 Исследование проблем и их последствий в рамках информационного обеспечения ООО «Линия»

2.1 Характеристика деятельности ООО «Линия»

 

 

Общество с ограниченной ответственностью «Линия», именуемое в дальнейшем «Общество», создано в 2009 году в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации, Федеральным Законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», и другими нормативными актами, не противоречащими Гражданскому Кодексу Российской Федерации без ограничения срока деятельности.

Основными целями создания Общества являются развитие предпринимательской деятельности и получение прибыли.

В соответствии с целями общество осуществляет следующие виды деятельности:

- разметка проезжей части автомобильных дорог и стоянок, наземных дорог (эстакад), мостов, тоннелей;

- установка защитных дорожных ограждений, дорожных знаков и т.п.;

- оптовая торговля через агентов (за вознаграждение или на договорной основе);

- оптовая и розничная торговля непродовольственными потребительскими товарами;

- закупочно-сбытовая деятельность.

Общество в праве осуществлять любые другие виды деятельности не запрещённые законом, в установленном порядке.

ООО «Линия» специализируется на нанесении разметки на автомобильных парковках общественных и общеобразовательных учреждений, у супермаркетов и магазинов, на площадках у торгово-развлекательных центров, на коммерческих и муниципальных автостоянках, на территориях складских помещений, на спортивных площадках (поля для футбола, волейбола и баскетбола, теннисные корты и т.п.), АЗС, на гостевых стоянках, осуществляет покраску и мойку бордюрного камня, фасадов, витражей, вспашку земельных участков и стрижку газонов.

Кроме этого, компания «Линия» выполняет работы по благоустройству территории, производя закупку (у производителя), доставку, продажу и установку малых архитектурных форм, детских игровых комплексов, скамеек, урн, ИДН (лежачий полицейский), автоматических шлагбаумов, гаражных ворот, систем грязезащиты и противоскольжения на входы в здания и др. виды работ.

Для обеспечения деятельности Общества был образован уставный капитал, который состоит из номинальной стоимости долей его участников. Учредители утвердили уставной капитал в размере 100 000 рублей, разделённый на доли соответственно количеству учредителей Общества и совокупно составляющих 100 процентный размер уставного капитала Общества.

Высшим органом управления Общества является Общее собрание участников Общества. Для руководства текущей деятельностью Участником (Учредителем) Общества назначается директор Общества (единоличный исполнительный орган). Директор осуществляет весь комплекс мер по обеспечению рационального и эффективного функционирования Общества. Директор избирается сроком на 3 (три) года.

Организационная структура ООО «Линия» представленная на рисунке 11, является линейной, характеризующаяся выделением в организации однотипных взаимозаменяемых структурных единиц, функции которых являются идентичными. В основе данной структуры лежит принцип единоначалия, что указывает на подчинении руководству, а именно директору Обществу.

 

 

Рисунок 11 - Организационная структура ООО «Линия»

 

В соответствии с занимаемой должностью каждый сотрудник выполняет свои функции, представленные в таблице 3.

 

Таблица 3 – Должностные функции сотрудников

 

Должность Функции Документы Информационные технологии
Директор -организация деятельности ООО «Линия» - формирование и утверждение планов - принимает участие в формировании стратегии; - проводит оперативный финансовый и экономический анализ деятельности; - информирует Учредителей о результатах работы; -договора; -приказы; -распоряжения; - протоколы; - отчёты; -бизнес-планы; - контракты; -соглашения; -должностные инструкции; - трудовые договора; -приложения Microsoft Office; -электронная почта; -интернет-сеть; - телефон

 

Продолжение таблицы

       
  - отвечает за правильную организацию делопроизводства в Обществе, юридическую и экономическую проработку договоров, контрактов, соглашений и пр., подготовку документов; - организует систему информирования работников ООО «Линия» и координации действий (доски объявлений, совещания и пр.); - следит за соблюдением целей, принципов, политики, правил и процедур, принятых в фирме, работает над их совершенствованием; - ответствен за реализацию всех приказов по фирме; - подготавливает совещания фирмы; - подготавливает проекты договоров, контрактов, соглашений; - следит за соблюдением трудовой дисциплины; - организует взаимодействие с поставщиками; - контролирует и даёт разрешение на заключение договоров с клиентами; - формирует ассортиментную политику; - утверждает прайс-листы; - предоставляет отчётность в налоговую службу; - осуществляет наем персонала; - прайс-листы; - правила внутреннего распорядка; - правила пожарной безопасности (план эвакуации)    
Бухгалтер - формирует учетную политику; - организует работу по ведению регистров бухгалтерского учета, исполнению смет расходов, учету имущества, обязательств, основных средств, денежных средств, финансовых, расчетных и кредитных организаций, издержек производства и обращения, продажи продукции, выполнения работ (услуг), финансовых результатов деятельности; - обеспечивает своевременное и точное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, движения активов, формирования доходов и расходов, выполнения обязательств;   -приходные и расходные кассовые ордера; -приемные акты; -накладные; -кассовые отчеты; - товарные отчеты; -платежные требования поставщиков; - выписки банка по расчетным и валютным счетам; - авансовые отчеты, -платежные требования; -журналы регистрации; -реестры; -приложения Microsoft Office; - 1С «Бухгалтерия»; -электронная почта; -интернет-сеть; - телефон

Продолжение таблицы

       
  - участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов; - осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке; - составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных затрат, подготавливает предложения по их предупреждению; - производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы сотрудников, других выплат и платежей; - обеспечивает директора, кредиторов, инвесторов, аудиторов и других пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по соответствующим направлениям (участкам) учета; - участвует в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации; - участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота;   -карточки; Промежуточная квартальная бухгалтерская отчетность содержит бухгалтерский баланс (форма №1) и отчет о прибылях и убытках (форма №2). Годовая отчетность, кроме того, должна включать в себя: отчет об изменении капитала (форма №3); отчет о движении денежных средств (форма №4); приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5); пояснительную записку к отчету. чеки, выписки банка приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику акты приема-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие произведенные расходы, отчеты материально-ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию,  

 

       
  - участвует в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники; - участвует в проведении инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей; - подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности; - следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив; - выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации; - вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных; - участвует в формулировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники; - определяет возможность использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки экономической информации   приходные и расходные кассовые ордера, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов, счета, платежные требования, акты приема-передачи основных средств, акты на списание основных средств авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости акты приема-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет товарно-транспортные накладные, личные карточки  

Продолжение таблицы

       
    работников, штатное расписание  
Офис-менеджер Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них генеральному директору, представляя проекты резолюций. Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений; готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы. Осуществляет и контролирует документооборот Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации, формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников офиса оформляет командировочные документы. По поручению генерального директора ведет кадровый учет, оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса. Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором, организует их техническое обслуживание. Обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов и распоряжений Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.   - журнал регистрации документов; - табель рабочего времени; -справки; -график работы монтажной группы, водителя;   -приложения Microsoft Office; -электронная почта; -интернет-сеть; - телефон

Продолжение таблицы

       
  Выполняет отдельные (разовые) поручения генерального директора, связанные с деятельностью фирмы.    
Менеджер по работе с клиентами Осуществляет анализ аудитории потенциальных клиентов, выявляет потребности клиентов, их уровень и направленность. Разрабатывает методики поиска клиентов, планирует работу с клиентами, составляет схемы обращения к клиентам. Непосредственно осуществляет поиск клиентов всеми доступными способами (путем размещения рекламы, участия в выставках, ярмарках, презентациях, направления предложений по средствам коммуникаций, электронной почтой, факсимильными сообщениями, пр.). Прогнозирует деловую надежность потенциальных клиентов, их финансовую и материальную обеспеченность. Организует и проводит предварительные переговоры с клиентами, заинтересовавшимися предложениями (принявшими оферту, пр.), уточняет потребности каждого конкретного клиента и подготавливает предложение, адресованное определенному клиенту. Встречается с клиентами, убеждает клиентов в выгодности предложения, предлагает на обсуждение и согласование проекты договоров, принимает участие в работе над согласованием разногласий, заключает договоры от имени предприятия. Предлагает клиентам пути решения не согласованных при переговорах вопросов и вопросов, возникших после совершения юридически значимых действий. Поддерживает постоянный контакт с существующими клиентами, организует работу с ними по устоявшимся деловым схемам. Разрабатывает схемы взаимоотношений с наиболее выгодными и перспективными клиентами (предложения особых -длинные списки; -рабочие журналы; -прайс-листы; -анкеты клиентов; - заявки клиентов; - база данных клиентов; -отчёт деятельности -приложения Microsoft Office; -электронная почта; -интернет-сеть; - телефон

Продолжение таблицы

       
  индивидуального обслуживания, ускоренных сроков и особых условий исполнения договорных обязательств, пр.).Разрабатывает и дает клиентам рекомендации и консультации по наиболее эффективному использованию устоявшихся деловых связей; обеспечивает возможность посещения клиентами выставок, ярмарок, презентаций новых продуктов (товаров, услуг). Обеспечивает соблюдение интересов клиентов при выполнении условий договоров подразделениями предприятия. Налаживает обратную связь с клиентами (изучает их требования к продукции (товарам, услугам), устанавливает причины неудовлетворенности клиента совместной работой, анализирует претензии клиентов и принимает все меры по их решению и сохранению деловых связей). Формирует банк данных о клиентах (клиентскую базу), своевременно вносит в нее изменения. Изучает и анализирует политику конкурентов во взаимоотношениях с клиентами. условий договоров, систем скидок и      
Гл. монтажник - организует деятельность рабочей группы; - осуществляет контроль произведённых работ (услуг); - несёт ответственность за сохранность рабочих инструментов;   -отчёт (в устной форме) о проделанных работах; - акты выполненных работ  
Водитель - обеспечивает доставку материалов, инструментов и рабочей группы на место работы;   - чеки с АЗС  
Рабочая группа - выполнение работ (услуг) согласно договору с заказчиком - технические паспорта, - инструкции выполнения работ  

 

Для анализа показателей финансово-хозяйственной деятельности рассмотрим таблицу 4.


Таблица 4 – Динамика показателей, характеризующих деятельности ООО «Линия»

 

 

Показатели Период Отклонения
  2011 г. к 2010 г. 2012 г. к 2011 г.
2010 г. 2011 г. 2012 г. (+/-) % (+/-) %
Выручка от продажи, тыс. руб.         150, 1   107, 6
Валовой доход, тыс. руб.         137, 1   110, 5
Себестоимость продаж, в рублях             106, 4
Прибыль (убыток) от продаж, тыс. руб.         163, 0   110, 6
Чистая прибыль, тыс. руб.         138, 2   109, 3
Фонд оплаты труда, тыс. руб.         122, 5   123, 9
Численность персонала, человек         133, 3   116, 6
Средняя зарплата, в рублях 14 351, 8 13187, 5 14011, 9 -1164, 3 91, 9   824, 4 106, 2
Рентабельность продаж, % 21, 1 22, 9 23, 5 1, 8 - 0, 6 -
Чистая рентабельность, % 7, 8 7, 2 7, 3 -0, 6 - -0, 1 -

 

По данным таблицы 4 можно сделать следующий вывод: за последние три года деятельности прослеживается положительная динамика. Зафиксировано увеличение выручки от продаж в 2012 году, по сравнению с 2011 на 250 000 рублей, а увеличение чистой прибыли на 22 000 рублей. В целом, прирост за 2011 год составил больше, чем прирост по тем же показателям за 2012 год, однако это не повлияло на конечные финансовые результаты в 2012 году и деятельность не была убыточной.

Следует отметить, что увеличение прибыли было достигнуто не только увеличением объёмов продаж, но и снижением себестоимости реализуемой продукции за счёт закупок продукции большими объёмами, при которых поставщиком была сделана скидка. Кроме того, скидка была предоставлена как постоянным клиентам поставщика расходных материалов для нанесения разметки, и товаров системы антискольжения.

Рентабельность продаж за три года держится примерно на одном уровне, что говорит от стабильности деятельности Общества.

Анализ ассортимента можно сделать на основе данных, приведённых в таблице 5.


Таблица 5 – Ассортимент ООО «Линия» по данным 2012 года

Группы товаров и услуг Подгруппы товаров и услуг
   
Системы антискольжения - ковры грязезащитные резиновые и ворсовые на ПВХ основе; - профиль резиновый, закладной и самоклеющийся, алюминиевые пороги с резиновой вставкой; - поступь противоскользящая; -самоклеющиеся противоскользящие ленты; - придверные решетки и поддоны; - грязесобирающие модульные покрытия; -грязезащитное щетинистое ПВХ-покрытие;
Продукция для благоустройства территории и ЖКХ - контейнерные баки для мусора пластиковые; - урны уличные; - скамейки садово-парковые; - фигуры садовые и интерьерные; - вазоны уличные; - система поверхностного водоотвода; - детские игровые комплексы; - лестничные ограждения; - аппараты для чистки обуви; - антигололёдный реагент «Айсмемлт»
Парковочные системы и дорожные ограждения - столбик парковочный; - защита стен, углов, опорных столбцов парковок; - делиниатор (разделитель полос резиновый); - дорожная неровность; - зеркала сферические; -конусы сигнальные, ленты сигнальные оградительные; - столбики сигнальные опознавательные; - мобильные лестничные ограждения, имидж-стойки
Материалы для дорожной разметки - краска; - стеклошарики; - противоскользящие дорожные покрытия
Защитные элементы стен - стеновые отбойники (защищают поверхности стен помещений от ударов, трений и др. повреждений)
Ворота - электроприводы САМЕ для секционных гаражных ворот; - электроприводы САМЕ для распашных ворот; - электроприводы САМЕ для откатных ворот; - секционные гаражные ворота; -роллеты, защитные жалюзи

 

Продолжение таблицы

   
Услуги - нанесение разметки; - установка детских игровых комплектов; - установка представленных товаров

 

По данным таблицы видно, что Общество предоставляет достаточно широкий ассортимент продукции. Увеличение спроса на продукцию способствует предложение сопутствующих услуг по монтажу.

Основными покупателями реализуемой обществом продукции являются крупные организации занимающиеся благоустройством территории общего пользования, муниципальные организации.

В целом, деятельность ООО «Линия» можно охарактеризовать положительно. За небольшой срок деятельности на рынке получила положительные отзывы от клиентов, предлагая выгодные условия договора. Нарушений условий договора зафиксировано не было.

 

 

2.2 Особенности и проблемы информационного обеспечения ООО «Линия»

 

 

Движение информации в ООО «Линия» осуществляется организацией документооборота, который состоит из движения документов в бумажной и электронной форме.

Часть документов подлежит обязательному хранению от начала создания общества до его ликвидации. К таким документам относятся:

- учредительные документы Общества;

- протокол (протоколы) собрания учредителей Общества, содержащий решение о создании Общества и об утверждении денежной оценки не денежных вкладов в уставный капитал Общества, а также иные решения, связанные с созданием Общества;

- документ, подтверждающий государственную регистрацию Общества;

- документы, подтверждающие права Общества на имущество, находящееся на его балансе;

- внутренние документы Общества;

- заключения ревизионной комиссии (ревизора) Общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

- список участников ООО, протокол об утверждении этого списка и Положение о списке участников.

Другая часть документов находится в постоянном обращении, используется для составления отчётов и отслеживания показателей деятельности. Перечень данных документов представлен в пункте 2.1, таблица №, с разбивкой по ответственным лицам за данные документы.

Для официального оформления документов используются следующие реквизиты:

ООО «Линия»

Юр. Адрес:

460026, г. Оренбург, пр. Победы, д.116/5, оф. № 2,

Тел.: 8 -9619- 245-558, т./ф. (3532) 75-32-89,

ИНН 5609075322,

КПП 560901001,

ОГРН 1105658001778,

ОКПО 64831684

р/с 40702810300000018020

в ЗАО АКБ «ЭКСПРЕСС-ВОЛГА» г. Саратов,

БИК 046311808

к/с 30101810600000000808

E-mail: razmetka2010@yandex.ru

https://www. line56.org

Исполнительный директор Куликова Марина Юрьевна, действует на основании Доверенности № 7 от 31.12.2011 г.

На основе анализа документопотока были получены средние данные по количеству документов разного типа обращающихся и хранящихся в ООО «Линия». Полученные данные представлены в таблице 6.

 

Таблица 6 – Виды и количество документов ООО «Линия» за 2012 год

Тип документа Количество, шт
Входящие  
Исходящие  
Договор  
Унифицированные  
Типовые  
Трафаретные  
Общее число документов  

 

Используя данные таблицы 6, данные по численности персонала проведём анализ информационного обеспечения ООО «Линия», рассчитав показатели, указанные в таблице 7.

 

Таблица 7 – Показатели информационного обеспечения

Показатель Результат расчёта
   
Количество документов на одного работника управленческой деятельности  
Коэффициент качества управленческой документации 0, 03

По данным таблицы видно, что загруженность одного работника составляет 720 документов. С учётом того, что используется элементы электронного документооборота нельзя сказать, что загруженность сотрудников большая. Также следует учесть, что имеется ряд типовых, трафаретных документов, которые упрощают приём и обработку информации. Коэффициент качества равен 0, 03 по причине использования типовых документов.

Следует учесть, что в таблице 7 учтены не все сообщения, которые несут информационную нагрузку, так как источниками информации могут быть разговоры, слухи, листовки, рекламные вывески и т.п.

Рассмотрим информационное обеспечение деятельности ООО «Линия», отследив движение основной информации, поступающих из внешней среды, и движущихся внутри Общества.

Схема документооборота представлена на рисунке 12.

 

       
 
   

 


- направление движения информации

 

Рисунок 12 – Схема документооборота ООО «Линия»

 

На данной схеме видно, что координирующим центром является директор ООО «Линия», с которым происходит согласование практически всех входящих и исходящих документов, и бухгалтером, который несёт ответственность за финансовую сторону решаемых вопросов.

Бухгалтер формирует кассовые документы, расчётные счета, товарные накладные, прайс-листы и другие документы, необходимые при организации движения денежных средств, в том числе формирования фонда заработной платы. К бухгалтеру поступает информация, оформленная в письменном (бумажном или электронном) виде, работу с устными сообщениями бухгалтер не осуществляет, так как они не имеют подтверждения, что накладывает ответственность за их реализацию на бухгалтера.

С целью оптимизации и ускорения работы с документами бухгалтер работает с электронными технологиями обработки информации. Кроме стандартного программного обеспечения используется программа 1С «Бухгалтерия», которая также является базой данных входящих и исходящих документов.

Менеджер по работе с клиентами принимает, формирует заявки от покупателей, затем согласовывает их с директором и бухгалтером.

Для оптимизации работы менеджер по работе с клиентами использует стандартные бланки заявлений, предоставляет покупателю прайс-листы и сообщает информацию общего характера (адрес, телефон, график работы).

После согласования заявки формируется заказ, и оформляется договор о предоставлении работ (услуг), в котором указывается услуга, сроки её предоставления, стоимость информация о сторонах договора (продавец, покупатель).

На основании договора с покупателем производится организация работы, возложенная на офис-менеджера. Офис-менеджер оформляет заявку поставщику на покупку необходимой продукции, также составляет график работы монтажной группы и водителя. Офис-менеджер обязан согласовать заявку и график с директором и бухгалтером.

Директор получает максимальный объём информации, так как координирует работу сотрудников, обрабатывает информацию из внешних источников и взаимодействует с учредителями Общества.

Внешними источниками информации являются органы государственной власти, СМИ, реклама, печатные издания, другие организации, и т.д. Вся информация из внешних источников подвергается проверке директором, так как устаревшие или искажённые данные могут негативно отразиться на принятии управленческих решений.

Для обработки и анализа информации директор проводит плановые собрания, на которых обсуждаются вопросы различного характера. На собрании могут присутствовать учредители Общества, сотрудники активно высказывают свою точку зрения, для наглядности используется доска, на которой маркером записывают важные моменты обсуждения. Такая форма обмена данными является достаточно эффективной как для анализа информации, так и для её преобразования. Такие плановые собрания можно назвать информационной технологией, которая даёт положительный результат при минимальных затратах.

Наибольшее взаимодействие осуществляется с внешними организациями, которые напрямую влияют на деятельность Общества. К таким организациям относятся органы государственного регулирования и посредники. При работе с посредниками оформляются договора, которые согласуют условия и сроки сотрудничества, посредники предоставляют информацию о предоставляемой продукции, услугах (сертификаты). Взаимодействие с учредителями осуществляется за счёт предоставления отчётов о проделанной деятельности. Директор организует свою деятельность на основе распоряжений, приказов, которые, при необходимости, должны согласовываться с учредителями.

Все документы являются базой для составления отчётов, которые в свою очередь формируют базу данных по деятельности организации за последние периоды, базу данных о поставщиках и клиентах. На основе сформированных баз данных осуществляется принятие решений директором и планирование деятельности.

В процессе обработки информации внутри ООО «Линия» формируются данные, которые должны быть предоставлены во внешнюю среду. Во-первых, это информация для налоговых служб и др. служб государственного контроля; во-вторых, это информация рекламного характера, которая может заинтересовать потенциальных клиентов.

Таким образом, специфические особенности информационного обеспечения ООО «Линия» определяются процессом составления, согласования и оформления договоров между поставщиками и заказчиками, реализация этих договоров и составом информации, используемой при этом.

Подводя итоги анализа информационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Линия» можно выделить следующие проблемы:

- большая информационная нагрузка приходится на главного руководителя, что снижает эффективность выполнения его прямых обязанностей;

- отсутствует «обратная связь» с потребителями детских площадок, что отражается на обеспечении безопасности игрового оборудования.

Проблема безопасности детского оборудования не может быть решена в рамках только данной организации, поскольку ответственность в результате эксплуатации объекта (детской площадки) дифференцируются в соответствии с установкой причины возможного происшествия.

Поэтому, представляется необходимым выделить и другие организации, которые занимаются производством, установкой и обслуживанием детских площадок.

Выявленные проблемы и их причины будут рассмотрены во втором пункте данной главы.

 

 

2.3 Анализ проблем информационного обеспечения ввиду специфики деятельности ООО «Линия»

 






© 2023 :: MyLektsii.ru :: Мои Лекции
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
Копирование текстов разрешено только с указанием индексируемой ссылки на источник.