Формирование архивного фонда

Архивный фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. Документы Архивного фонда Российской Федерации являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития, содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей.

Формирование документального фонда организации осуществляется на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых документов с указанием сроков хранения, утверждаемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных Органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел.

Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации временных (свыше 10 лет) сроков хранения, прошедшие экспертизу ценности и включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. В исключительных случаях по решению руководителя организации эти дела могут передаваться в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел.

Разновидностями архивных фондов организации являются:

~ архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

~ объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;

~ архивная коллекция – совокупность отдельных архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному и др.);

~ фонд личного происхождения.

Архивному фонду организации присваиваются название, соответствующее официальному наименованию организации, и номер по порядку.

Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд:

~ до и после реорганизации (преобразования, изменения подчиненности, структуры, штатов и др.), если реорганизация не повлекла за собой коренного изменения целевого назначения и функций организации;

~ до и после изменения территориальных границ деятельности организации;

~ временно прекратившей свою деятельность организации, а затем восстановленной с теми же функциями;

~ в случае смены учредителя.

Архивные документы организации составляют разные архивные фонды в случае ее преобразования с изменением профиля деятельности и формы собственности имущества организации (приватизация, акционирование, национализация).

Документы, созданные в деятельности организации, но исполненные в делопроизводстве другой организации, включаются в архивный фонд организации, в которой документы были исполнены.

В случае реорганизации организации, с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы передаются организации-правопреемнику и включаются в архивный фонд последней. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций в упорядоченном состоянии передаются на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Хронологическими границами архивного фонда являются:

1. для архивного фонда организации – устанавливаемые на основе нормативных актов официальные даты её образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных актов за дату образования организации принимается дата наиболее раннего из них;

2. для объединенного архивного фонда организации – даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которой вошли в состав объединенного архивного фонда;

3. для архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.

Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его документов в связи с возможным отсутствием архивных документов начального и/или завершающего этапа деятельности организации, а также включением в состав архивного фонда более ранних архивных документов, переданных для окончания в делопроизводстве организации.

Архивные документы хранятся в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является единица хранения. Единица хранения (дело, электронное дело) - совокупность архивных документов или отдельный документ относящиеся к одному вопросу или участку деятельности организации.

Единицы хранения должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов.

Единицы хранения архивного фонда систематизируются в соответствии со следующими признаками:

~ структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);

~ хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

~ функциональный, отраслевой, тематический, предметно вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

~ номинальный (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов);

~ корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения;

~ географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты;

~ авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).

Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и другим признакам. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются принципы систематизации,

выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом их документов.

Систематизация документов архивной коллекции определяется тематикой и составом ее документов.