Подготовка и передача дел в архив предприятия

Перед передачей в архив ООО «КИНЕФ» дела постоянного и длительного сроков хранения должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях).

С делами временного хранения (до 10 лет включительно) такая обработка не проводится, они могут храниться в тех же обложках (скоросшивателях), в которых осуществлялось формирование. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел (Приложение 5).

Для разработки номенклатуры дел необходимо очень внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности. Кроме текущего делопроизводства, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других отделов. Номенклатура дел ООО «КИНЕФ» состоит из разделов, соответствующих наименованиям структурных подразделений и должностям руководителей и специалистов.

Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации. При указании раздела обязательно проставляется индекс.

Составляется номенклатура дел на общем бланке ООО «КИНЕФ» по установленной форме, которая приведена в Основных правилах работы архивов организации.

В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со степенью важности документов и их взаимосвязью.

1. Сначала систематизируют документы вышестоящих организаций.

2. Затем дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т. д.

3. В последнюю очередь - справочно-информационные документы (переписка, докладные записки, справки и т. д.).

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В первой графе (индекс дела) проставляется индекс (номер) каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Индекс (номер) конкретного дела состоит из:

§ условного обозначения (индекса) структурного подразделения;

§ порядкового номера дела в пределах отдела или организации.

Например: 04-07, где 04 - индекс отдела, 07 - порядковый номер дела в номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).

Во второй графе (заголовок дела, тома, части) указываются заголовки дел.

По заголовку дела идет поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу.

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

§ название вида или разновидности документов (приказы, акты, протоколы и т. д.);

§ автор документа (название структурного подразделения);

§ корреспондент (название организации, от которой получены документы);

§ вопрос или краткое содержание документов дела;

§ указание на копийность документов.

Это максимальный набор элементов, который нужен не всегда.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в дело. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В четвертой графе (срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню) проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. На предприятии ООО «КИНЕФ» используются такие перечни как:

§ «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организации, с указанием сроков хранения»;

§ «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

В таком случае, если используют несколько перечней, то в графе «Примечания» нужно указать их названия.

Основным перечнем является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Но данный перечень не охватывает полный состав документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.

При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертной комиссией (ЭК) соответствующего архива организации. Кроме срока хранения, в данной графе должна проставляться ссылка на порядковый номер статьи. Например, «Постоянно, ст. 6».

Пятая графа (примечания) заполняется в течение года. В этой графе нужно сделать отметки:

§ о заведении дел;

§ о переходящих делах на следующий год;

§ если есть копии дел, то в каких отделах они хранятся.

Эта работа проводится сотрудниками архива, при методической помощи и под контролем экспертной комиссии (ЭК) организации. Если документы из архива ООО «КИНЕФ» в дальнейшем поступят на государственное хранение - то и под контролем государственного архива.

Дооформление дел для сдачи в архив включает в себя следующий комплекс работ:

1. Пересистематизация документов в деле. В процессе формирования дела документы подшиваются в хронологическом порядке: по датам поступления и порядковым номерам; пересистематизировать документы в деле - значит переложить их так, чтобы первый документ был в начале дела.

2. Составление листа-заверителя дела. При закрытии дела оформляется лист-заверитель дела (Приложение 6). Он имеет установленную форму и помещается в конце дела. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации листов дела: наличие литерных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями, номера крупномасштабных листов, а также номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. При необходимости характеризуются особенности физического состояния документов.

3. Нумерация листов дела. Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в верхнем правом углу нумератором или черным графитным карандашом; иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу; лист-заверитель не нумеруется; листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

4. Оформление реквизитов обложки дела по установленной форме. Для этого необходимо:

§ наименование организации, ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело. Если наименования организации или структурного подразделения менялись, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое название пишется над прежним;

§ уточнить заголовок дела (тома, части). В необходимых случаях в заголовок вносятся номера приказов, протоколов и др. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносят общий заголовок дела и заголовок каждого тома;

§ указать количество листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела. Листы каждого тома нумеруются отдельно;

§ указать крайние даты (это дата самого раннего и самого позднего документа, включенных в дело). Крайние даты проставляются арабскими цифрами. Например, 09.01-29.07.2016. Датами личного дела являются даты подписания приказов об увольнении должностного лица, на которое оно заведено.

5. Подшивка или переплет дела. Документы, составляющие дело постоянного и длительного хранения, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

6. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение 7).

Внутренняя опись составляется в дела, содержащие особо ценную и личную документацию, а также в делах длительного и постоянного срока хранения. Внутренняя опись является своеобразным оглавлением дела и способствует обеспечению сохранности документов.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты закрытия описи, то есть подшивки последнего документа в дело.

Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках и указание номеров листов каждого документа.

Опись - это систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел (Приложение 8).

Описательная статья содержит:

§ порядковые номера дел по описи;

§ индекс дела по номенклатуре;

§ заголовок дела, полностью соответствующий заголовку на обложке дела;

§ дату или крайние даты дела;

§ количество листов в деле;

§ примечания.

Опись дела составляется ежегодно, через год после завершения дел в делопроизводстве.

Предприятие ООО «КИНЕФ» не сдает документы на государственное хранение и поэтому оно готовит 2 экземпляра описи. Один передается вместе с делами в архив, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении предприятия.

Перед внесением заголовков дел в опись проверяются:

§ качество формирования и оформления дел;

§ соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре.

При просмотре дел проверяются:

§ соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

§ качество подшивки или переплета дел;

§ правильность нумерации листов дела;

§ наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи;

§ правильность оформления обложки дела;

§ наличие и правильность листа-заверителя дела.

Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагают по степени значимости, в порядке номенклатуры дел.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждому тому присваивается самостоятельный номер по описи.

При внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками пишется заголовок первого дела, а остальные однородные дела обозначаются словами «то же». При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

Опись дел структурного подразделения:

§ подписывается составителем с указанием его должности;

§ рассматривается и одобряется ЭК;

§ утверждается руководителем.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Их передача производится только по описям.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. По истечении срока их хранения готовится акт об уничтожении.

В этой части подробно рассмотрена процедура подготовки и передачи дел в архив ООО «КИНЕФ», но кратко рассказывается об экспертизе ценности документов и экспертной комиссии. Рассмотрим это в следующей части.