На данный момент площадь архива составляет 308,25 м кв. В архиве хранятся исключительно документы на бумажных носителях. В архиве организации хранится 14500 единиц хранения.

Архив состоит из нескольких кабинетов:

1. Кабинет заведующей архива, в нем работает заведующая архивом, в ее обязанности входит:

§ Возглавлять работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации;

§ Обеспечить в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов;

§ Руководить работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывать методическую помощь в поиске необходимых документов;

§ Инструктировать работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролировать своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством;

§ Обеспечить проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения;

§ Руководить работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;

§ Осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

§ Организовать работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;

§ Составлять установленную отчетность;

§ Принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

2. Кабинет-переплетная – в нем работает переплетчик, он обязан уметь:

§ Переплетать документы (тексты) вручную;

§ Сортировать картон, резать на формат по продольной линии, заготавливать корешок переплета из технической ткани;

§ Подбирать документы (тексты) по номерам и формам, сталкивать листы, подкалывать листы картона сверху и снизу, укладывать в формы;

§ Сверлить отверстия, прошивать документы (тексты), заклеивать корешок переплета;

§ Заготавливать и наклеивать ярлыки на корешок переплета и на верхнюю крышку;

§ Следить за техническим состоянием рабочих инструментов;

§ Переплетать вручную старинные книги и документы, нуждающиеся в этом;

§ Проводить реставрационные (переплетные) работы, восстанавливать поврежденные переплеты, дезинфицировать их;

§ Укреплять, реставрировать углы, канты, крышки;

§ Готовить новые переплеты на редкие, раритетные и особо ценные тексты, укреплять старые корешки переплетов;

В переплетном кабинете находится много оборудования, которое упрощает работу переплетчика:

§ Станок архивного переплета документов – создан специально для подшивки бухгалтерских, канцелярских, кадровых и других документов. Значительно упрощает процедуру сшивания документов. Игла при просверливании документа вытягивает нить по принципу швейной машинки:

§ Переплетная машина – в организации существует переплет на пластиковую пружину. Он является самым популярным и экономичным способом сшивания документов, Одна из особенностей такого переплета состоит в том, что ее технологии позволяют многократно изменять документ, добавляя или убирая листы;

§ Ламинатор – это специальный аппарат, который используется для защиты полиграфии, то есть любых изображений от внешнего воздействия. С помощью него можно ламинировать документы;

§ Электронная дрель для бумаги – применятся для сверления пачек бумаг для их дальнейшей подшивки (переплета) при подготовке дел к хранению в архиве;

§ Брошюровочная машина – эта машина применяется при изготовлении самой разной полиграфической продукции: брошюры, календари и т.д.

3. Кабинет для работы с документами (помещение для посетителей) – в этом кабинете посетители могут изучать документы, которые находятся в архиве. В нем находится простая офисная техника, такая как:

§ Компьютер;

§ Факс;

§ Ксерокс.

4. Архивные помещения, их в организации два, в них работает ар­хивариус, в его обязанности входит:

§ Осуществлять работу по ведению архивного дела на предприятии. Организовывать хранение и обеспечивать сохранность документов, поступивших в архив;

§ Принимать и регистрировать поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

§ Участвовать в разработке номенклатур дел, проверять правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

§ В соответствии с действующими правилами шифровать единицы хранения, систематизировать и размещать дела, вести их учет.

§ Подготавливать сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

§ Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

§ Участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

§ Следить за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

§ Контролировать соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

§ Выдавать в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливать данные для составления отчетности о работе архива.

§ Принимать необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

В архивных помещениях установлены металлические и деревянные (покрытые специальным раствором) шкафы в которых хранятся документы. Расстановка шкафов соответствует нормам:

§ Главный проход – 120 см;

§ Проход между шкафов – 75 см;

§ Расстояние между полом и нижней полкой шкафа 15 см, так как архив находится на третьем этаже.

Так же в целях закрепления места хранения документов в архивохранилище составляются постелажные топографические указатели.

Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.

В архивохранилище есть естественное освещение, на окнах применены жалюзи. А для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

Особенно для хранения документов очень важен температурно-влажностный режим, температура в архивных помещениях составляет 17-19 С˚, относительная влажность воздуха – 50-55 %. Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время, так как архивохранилища кондиционируемые, то не реже 1 раза в неделю.

В архиве организации так же проводятся санитарно-гигиенические процедуры:

§ Систематическая влажная уборка;

§ Не реже одного раза в год проводится обеспыливание шкафов, полов, подоконников водными растворами антисептиков;

По моему мнению, все нормы в архиве предприятия ООО «КИНЕФ» соблюдены. Я не увидела ни каких ошибок в хранении документов.