Учет документов АФ РФ и других архивных документов в организации

Определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

Архив осуществляет государственный учет архивных документов. Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая копии документов фонда пользования (при их наличии) и описи дел и документов.

Организация, являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе, хранящихся в архиве организации документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов по формам и в порядке, утвержденным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере архивного дела.

Основными единицами учета архивных документов являются:

§ архивный фонд (объединенный архивный фонд, архивная коллекция);

§ единица хранения (дело, контейнер электронного документа).

Единицам хранения присваиваются учетные номера, соответствующие их порядковому номеру по описи дел, документов, являющиеся частью архивного шифра. Сведения о составе единиц хранения и их количестве фиксируются в учетных документах архива.

Архивный шифр (обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждую единицу хранения в целях обеспечения её учета и идентификации) состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения.

На электронных документах, хранимых на обособленных электронных носителях, архивный шифр указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя; на электронных документах, хранимых в информационной электронной системе архива, архивный шифр является частью места описания (обязательным элементом описания) контейнера электронного документа.

Система учетных документов архива.

В архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

§ книга учета поступлений и выбытия документов (приложение 1);

§ список фондов (приложение 2);

§ лист фонда;

§ опись дел, документов (приложение 3);

§ реестр описей дел, документов;

§ паспорт архива организации.

В дополнение к основным (обязательным) учетным документам в архиве организации могут вестись вспомогательные учетные документы.

В книгу учета поступлений (Приложение 1) и выбытия документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности. Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов.

Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы более одного фонда. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив организации. По списку фондов в валовом порядке ему присваивается учетный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах. В случае передачи архивного фонда в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выделения всех документов к уничтожению освободившийся номер другому архивному фонду не присваивается.

Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

В архивах организаций – источников комплектования государственных (муниципальных) архивов проставляется номер архивного фонда, за которым он учтен в государственном (муниципальном) архиве, и который сохраняется за ним после поступления его документов на постоянное хранение.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов. Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращенного названия фондообразователя, с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты документы.

Все предыдущие переименования отмечаются в листе фонда. Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций, из перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные названия всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.

В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования.

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все описи дел, документов фонда, а также все документы архивного фонда, включая неописанные.

Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи составителя. Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке с клапанами. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.

В описи дел, документов (годовом разделе описи дел, документов) единицы хранения учитываются в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами.

Первому годовому разделу описи дел, документов фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи. Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров. В конце описи дел, документов во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основание их выбытия.

После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись. Несколько годовых разделов описи дел, документов или один годовой раздел, в которые включено не более 9999 единиц хранения, считаются законченной описью.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в архиве в папках с клапанами и завязками.

Законченная опись дел, документов вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается, или переплетается. Каждая опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист заверитель.

При наличии в архиве организации двух и более описей дел, документов ведется реестр описей.

Описи дел, документов вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления под соответствующими порядковыми номерами.

В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи дел, документов: номер фонда, номер описи, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи и ее экземпляров.

Ежегодно в конце года в реестре описей составляется итоговая запись.

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации, являющейся

источником комплектования государственного (муниципального) архива, составляется паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря...г.

Архив организации может вести также учет в автоматизированном режиме – в виде баз данных (БД) по учету архивных документов.

Учетные БД действуют во взаимосвязи с другими информационными БД, имеющимися в архиве организации, и должны быть совместимы с соответствующими учетными БД государственных (муниципальных) архивов и органов управления архивным делом.

Порядок доступа к учетным документам архива организации определяется приказом руководителя архива (если архив является учреждением) или руководителя, заместителя руководителя организации, осуществляющей хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Учет поступления и выбытия документов.

Учет поступления и выбытия документов в архиве организации осуществляется на основании:

§ описи дел, документов структурного подразделения и годового раздела сводной описи дел, документов организации;

§ номенклатуры дел организации, заменяющей годовой раздел сводной описи дел, документов организации;

§ акта приема-передачи (Приложение 4) и акта приема на хранение архивных документов;

§ акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

§ акта о неисправимых повреждениях архивных документов;

§ акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

§ акта о технических ошибках в учетных документах;

§ акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д.).

По результатам проверки наличия и состояния дел в архиве организации, на основании указанных документов вносятся учетные сведения об изменениях в составе и объеме дел:

1. В книгу учета поступлений и выбытия документов и в лист фонда – при каждом изменении в составе и объеме документов архива организации;

2. В список фондов – при поступлении нового архивного фонда или выбытии всех документов, находившегося на хранении архивного фонда.

В графе «Отметка о выбытии фонда» указывается, куда выбыл архивный фонд, а также дата и номер документа, на основании которого он выбыл;

§ в реестр описей – при поступлении новой описи или выбытии всех единиц хранения, находившейся на хранении описи. Номер выбывшей описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным;

§ в описи дел, документов – при каждом поступлении и/или выбытии дел, документов, учтенных в данной описи.

Соответствующие изменения вносятся во вспомогательные учетные документы.

Все акты, документирующие результаты архивных работ, включаются в дело фонда, которое заводится на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации.

Дело фонда, наряду с документами, отражающими историю фонда и фондообразователя, включает учетные документы, характеризующие изменения в составе фонда.

Учет документов по личному составу.

Учет документов по личному составу осуществляется на общих основаниях. Учет количества хранящихся в архиве организации документов по личному составу проводится на основе их подсчета по листам фондов и описям дел по личному составу с фиксацией результатов по каждому фонду и суммарно по архиву в книге учета документов по личному составу (произвольной формы).

По результатам проведения экспертизы ценности документов по личному составу по истечении 75-летнего срока их хранения в учетные документы вносятся соответствующие изменения.

Подведя итоги к этой главе, я выяснила, что документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся короткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Вся информация, возникшая в процессе деятельности организации, на базе которой были приняты решения, шло управление фирмой, организацией, учреждением, предприятием, была документирована, то есть представлена в форме документа на любом носителе, так как только документированная информация, согласно законодательству, является информационным ресурсом, на который можно опираться и учитывать при принятии решений. Устные обещания, особенно в настоящее сложное время, могут быть забыты. Поэтому в процессе работы организации любой организационно-правовой формы в течение года образуется большое количество документов. Эти документы необходимо систематизировать, хранить. Но хранение документов на бумажных носителях, а такие документы сегодня составляют подавляющий процент всего объема документов организации, требует больших площадей и специальных сотрудников и соблюдения всех норм, написанных в этой главе. В то же время ценность документов, появившихся в процессе управленческой деятельности, неоднозначна. Информация в документах часто дублируется, первичные данные из одних документов обобщаются и представляются в сводном виде в других.

Следовательно, отпадает необходимость хранить все документы, содержащие одни и те же данные. Кроме того, документы могут содержать информацию незначительную, предназначенную для разового прочтения, после использования которой надобность в ней сразу отпадает. Таким образом, различные документы имеют разную ценность, следовательно, не все должны сохраняться.

Сроки хранения документов устанавливаются в процессе экспертизы их научной и практической ценности. Эта ответственная миссия возложена на архивные органы страны. Определение сроков хранения документов в зависимости от их исторической, научной, практической значимости требует специальных знаний, профессионального образования, широкого научного кругозора.

А так же, важен учет документов. Учету подлежат все документы, находящиеся в архиве, в том числе необработанные и непрофильные для данного архива, фонды, объединенные фонды, описи дел, копии документов страхового фонда и фонда пользования, копии документов, поступивших из других источников, номенклатуры дел и другие единицы хранения. Принципиальной основой учета архивных документов является единство их хранения и учета. Учет документов строится на принципах: централизации; преемственности учетных документов на всех стадиях работ; динамичности; единого методического руководства.

Установлены единые требования к учетным данным, без чего было бы невозможно их суммирование и обобщение, единые формы учета и единая методика их заполнения. Преемственность в ведении учета достигается за счет строгой регламентации системы учетной документации, (единообразия ее заполнения и наличия единого методического руководства. Состав и объем почти всех комплексов (особенно тех, которые постоянно пополняются документами действующих учреждений) меняются, что вызвано приемом новых документов, передачей их из одного архива в другой, выделением к уничтожению дел, не представляющих научной и практической ценности, и т. п. Это требует от системы учета динамичности, т. е. способности оперативно отражать происходящие изменения как в объеме, так и в составе документов.

Прием документов в государственные архивы производится на основе письма учреждения и актов приема-передачи документов в централизованном учете при этом вносятся изменения в книгу учета поступлений, список фондов, лист и карточку фонда, дело фонда, его внутреннюю опись и лист-заверитель, паспорт архива, а также ряд вспомогательных форм учета. В архивохранилищах он отражается в описях дел, паспорте архивохранилища, карточках пофондового и постеллажного топографических указателей.

Учетные документы должны быть сосредоточены у заведующего архивом или лица, отвечающего за учет документов в архиве. Учетная документация должна размещаться в изолированном помещении, храниться в сейфах, а по окончании работы помещения и сейфы должны опечатываться.

В первой части работы было рассмотрено, из каких документов и как формируется АФ РФ, условия обеспечения сохранности документов (дел), требования к помещениям архива, учет поступления и выбытия документов (дел). На основе вышеизученного в следующей главе будет рассмотрена организация архива на предприятии (ведомственный архив) ООО «КИНЕФ».

.

2. АРХИВ НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «КИНЕФ»