Создание эффективной системы внутренних коммуникаций

Эффективная система внутренних коммуникаций является важ­ным и необходимым условием формирования сильной организаци­онной культуры и процветания любой организации. Создание эф­фективной системы внутренних коммуникаций можно представить в виде шести основных этапов (рис. 5.1).

На первом этапе проводится диагностика существующей системы коммуникаций. Например, выясняется, есть ли в организации кор­поративный сайт, доска почета, доска объявлений, проводятся ли собрания, опросы мнений, внутрикорпоративное обучение и т.п. Устанавливается через кого и как быстро распространяются в орга­низации слухи. Необходимо также определить, где имеются разрывы или барьеры в коммуникационных потоках и как их устранить.

На втором этапе уточняется внутренняя сеть коммуникаций. Обо­сновывается необходимость ее совершенствования. Создаются но­вые коммуникационные каналы и средства коммуникаций. При этом

особое внимание уделяется современным информационным техно­логиям и средствам коммуникаций (внутренний веб-сайт, внутрен­няя электронная почта (e-mail), аудио и видео связь и т.п.).

Третий этап — разработка политики, стандартов и мероприятий по организации эффективных внутренних коммуникаций. На этом этапе уточняется философия организации, корпоративные ценности, другие правила и стандарты.

Четвертый этап — внедрение стандартов и плана мероприятий, укрепление лояльности персонала. В этих целях проводится широкая информационная компания, направленная на знакомство сотрудни­ков с новыми стандартами и правилами, а также с программами раз­вития организации и социальной зашиты персонала.

На пятом этапе производится мониторинг работоспособности и оценка эффективности системы внутренних коммуникаций.

На шестом этапе принимаются меры по ее улучшению, ставятся новые задачи по управлению внутренними коммуникациями.

Внутренние коммуникации любой организации должны отвечать сле­дующим принципам:

• простота и понятность сообщений;

• регулярность обмена информацией;

• открытость коммуникаций;

• достаточность информации для профессиональной деятельности сотрудников;

• комплексность (коммуникационная сеть должна охватить все по­дразделения организации);

• достоверность и своевременность информации;

• доверительность (коммуникации должны создавать атмосферу доверия и улучшать социально-психологический климат в кол­лективе).

Критерии оценки эффективности системы внутренних коммуника­ций:

• соответствие информационных каналов сфере деятельности ор­ганизации;

• качество коммуникационных каналов;

• наличие промежуточных звеньев при передаче информации;

• своевременность распространения информации;

• наличие баланса между вертикальными и горизонтальными ком­муникациями;

• соотношение между документированной (формальной) инфор­мацией и вербальными средствами;

• количество и цели неформальной информации (слухов), распро­страняемых в организации;

• состояние морально-психологического климата в коллективе.